PROCEDIMIENTOS DE UN SISTEMA DE CONTABILIDAD Y LIBROS DE REGISTROS

PROCEDIMIENTOS DE UN SISTEMA DE CONTABILIDAD

Y LIBROS DE REGISTROS

    Una de las tareas que se le atribuye al contador, es conocer los procedimientos relativos a los registros de las operaciones que realizan las entidades económicas en sus libros de contabilidad. Independientemente de que un negocio sea grande o pequeño, o que su procedimiento sea simple o complejo o que se empleen métodos manuales, mecánicos o electrónicos, el mantenimiento de los registros constituyen un procedimiento  sumamente vital, en razón de que el desarrollo eficiente de la mayor parte de las actividades contables dependen de un alto grado de exactitud e integridad de los registros de contabilidad.

    Los sistemas de contabilidad deben elaborarse atendiendo al tamaño y la naturaleza de cada empresa, para así brindar informaciones pertinentes y adecuadas, que le permitan a los diferentes usuarios (Bancos, Acreedores, Inversionistas, etc.) tomar decisiones acertadas.

Libros y Documentos de Registros

Los libros de registros se clasifican en dos:

1. Libros Legalizados                 a) Diario General

                                                  b) Libro de Inventario

1. Libros no Legalizados             a) Mayor General

                                                   b) Mayores Auxiliares

                                                   c) Diarios Auxiliares y Especializados

RECOPILACION DE INFORMACIONES:

      Para fines de registrar  en los libros de contabilidad las operaciones de una empresa, es práctica general hacer la recolección de los datos a través de los documentos fuente como son los recibos de ingreso, las facturas, los cheques, etc. y clasificado por tipo de operación en un formulario denominado ENTRADA DE DIARIO.   Este formulario permite agrupar cada una de las transacciones por tipo, previo análisis, cuya finalidad consiste en no registrar los documentos uno a uno, sino de manera agrupada, lo que  a su vez facilita los registros de manera resumida en los libros de contabilidad para una optimización en el proceso y una mayor exactitud.

FORMATO DE ENTRADA DE DIARIO

COMPAÑÍA Y, C POR A.

Fecha________________

ENTRADA DE DIARIO

Entrada Núm.____________________                                                             Folio Núm._________________

_____________________________                                                 _________________________________

                 Preparada Por                             Revisada por

______________________________

Aprobada por

Diario General:

        Es un libro obligatorio, exigido por el código de comercio vigente en República Dominicana, donde deben registrarse de manera resumida las transacciones que realiza una empresa, describiendo a su vez, debajo de cada registro el detalle del mismo. Este libre debe poseer las siguientes características:

1. Foliado: cada página debe de estar numerada.
2. Rubricado: la primera y la última página deben estar sellada por un juzgado de paz, indicando la cantidad de páginas que contiene el libro, de tal manera que en el mismo no se produzca alteraciones.
3. Sellado: cada página debe contener encima del folio (número) el sello del juzgado de paz donde fue legalizado.

FORMATO DE UN DIARIO GENERAL

COMPAÑÍA Y, C POR A.

Pág. No_____

DIARIO GENERAL

LIBRO DE INVENTARIOS:

        Es el libro donde se registran los movimientos de   la mercancía  que una empresa comercializa. Al final de cada periodo deben registrarse en el libro de Inventarios las existencias de las mercancías, así como el contenido de los estados financieros de manera resumida.  Este libro debe cumplir con las mismas características legales señaladas en el Diario General. El formato de este libro no es estándar, sino que puede variar de una empresa a otra; en todo caso puede ser un libro record de dos o más columnas.

MAYOR GENERAL:

         Es el libro donde se registran de manera resumida, todas las transacciones registradas en el Diario General. Deben ordenarse con los números de cuentas, según aparecen en el catálogo de cuentas.

         La función principal del mayor general es resumir los movimientos de las cuentas generales (controles) a través de los débitos y créditos para le elaboración de los Estado Financieros.

FORMATO DEL LIBRO MAYOR GENERAL

HOJA DEL MAYOR

Hoja Núm._______________                                                                 Cuenta Núm.______________

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