PROCESO ADMINISTRATIVO. ETAPAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

INTRODUCCION

La Administración es indispensable para el buen funcionamiento de toda empresa no importando a que se dedique, a través de ella se puede lograr una competitividad en un mundo globalizado; por medio de las técnicas administrativas se simplifica el trabajo y pueden establecerse principios, métodos y procedimientos para lograr una mayor productividad y eficiencia.

La Administración ha contribuido al desarrollo de la sociedad proporcionando lineamientos para optimizar el aprovechamiento de los recursos y realizar cualquier actividad con eficiencia.

Es un proceso en el cual se coordinan y optimiza los recursos de un grupo social con el fin de lograr la máxima eficacia, calidad y productividad en la consecución de los objetivos, nos permite diseñar y mantener un ambiente en el que los individuos, trabajando en grupos de manera eficiente alcancen los objetivos seleccionados.

PROCESO ADMINISTRATIVO

Es una metodología fundamental para la aplicación de la administración, este proceso permite al administrador, gerente, ejecutivo, empresario o cualquier persona a manejar eficazmente una organización y consiste en estudiar la administración como un proceso integrado por varias etapas, las cuales responden a seis preguntas fundamentales ¿Qué? ¿Para qué? ¿Cómo? ¿Con quién? ¿Cuándo? ¿Dónde?; siempre deben plantearse durante un ejercicio de la Administración  y que son conocidas comúnmente como preguntas claves de esta disciplina.

La unidad temporal de la administración implica que esta comprende varias fases, etapas o funciones que existen ya sea por separado o simultáneamente; cuyo conocimiento es indispensable a fin de aplicar esta disciplina correctamente, dichas etapas conforman el proceso administrativo. Cuando se administra cualquier empresa existen dos fases una Estructural donde se determina su finalidad y rumbo así como las alternativas para conseguirlas y la otra será la Operativa en la que se ejecutan todas las actividades necesarias para lograr lo establecido durante un período de estructuración. A estas dos fases también se les conoce como Mecánica y Dinámica de la administración  en la primera se establece lo que debe hacerse mientras que en la segunda se refiere a cómo manejar de hecho la empresa.[pic 1]

ETAPAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

Existen diversas opiniones de los autores en cuanto al número de etapas que conforman el proceso administrativo pero aunque de hecho para todos,  los elementos esenciales resultan ser los mismos.

PLANEACION

Gran parte del éxito de la empresa depende de la planeación la cual puede definirse  como la determinación de escenarios futuros y del rumbo hacia donde se dirige la empresa y de los resultados que se pretenden obtener para minimizar riesgos y definir las estrategias para lograr el propósito de la organización con una mayor probabilidad de éxito.

Es importante para el adecuado funcionamiento de cualquier grupo social, ya que a través de ésta se minimizan riesgos. Cabe mencionar algunas de las ventajas de la planeación:

• Permite aprovechar de mejor manera los esfuerzos y recursos.
• Reduce los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en un futuro.
• Es la base de los elementos para efectuar el control.
• La motivación se eleva.
• Optimiza los recursos.
• Aprovecha al máximo las oportunidades.

Etapas El proceso de planeación estratégica es la serie de etapas a través de las cuales se define el rumbo y directrices generales que habrán de regir la organización. Los elementos del plan estratégico se describen a continuación.

• Planeación Estratégica

Comprende una serie de elementos que parte de un plan estratégico:

Filosofía: es un conjunto de valores, objetivos, creencias y políticas formando así la razón de ser de la empresa y representan el compromiso de la organización ante la sociedad.

Credo: conjunto de valores que orientan la conducta de la organización.

Valores: son las pautas o principios que orientan la conducta de los individuos en la organización.

Compromiso: es la responsabilidad de la empresa ante la sociedad.

Visión: es el enunciado donde se describe el estado al que se aspira en el futuro.

Misión: es la definición amplia del propósito de la organización y la descripción del negocio al que se dedica la empresa.

Objetivos Estratégicos: son los resultados específicos que se desean alcanzar, medibles y cuantificables a un tiempo.

Políticas Estratégicas: cursos de acción que muestran la dirección y empleo  general de los recursos para lograr los objetivos.

Programa: conjunto de acciones necesarias para implantar las estrategias.

Presupuestos: en este se identifica la cuantificación monetaria y no monetaria de los recursos que se necesitan para lograr los objetivos.  

• Técnicas de Planeación

Son herramientas que son utilizadas para llevar a cabo la administración de manera eficientemente, estas pueden ser.

• Cuantitativas: se basan en métodos matemáticos.
• Cualitativas: conocimientos que surgen de la experiencia o criterio o por medio de la observación.

• Análisis FODA

Consiste en detectar las Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas que pueden afectar el logro de lo planeado.

Fortalezas: son los puntos fuertes y características de la empresa que facilitan el logro de los objetivos.

Oportunidades: son los factores externos del entorno que favorecen el logro de los objetivos.

Debilidades: son los puntos débiles, factores propios de la empresa que impiden el logro de los objetivos.

Amenazas: son factores externos del entorno que afectan negativamente e impiden el logro de los objetivos.

• Gráfica Gantt

Esta técnica es comúnmente utilizada para establecer de manera gráfica las etapas de un programa. Para ello se deben seguir una serie de pasos.

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