PROCESO DE COMUNICACIÓN LAS BARRERAS Y A SUS CAUSAS

PROCESO DE COMUNICACIÓN LAS BARRERAS Y SUS CAUSAS

La comunicación interna sirve como canal de comunicación entre los miembros de la organización. A través de ella se genera un flujo de comunicación para informar y ser informado. Rodríguez(1991: 32) define la comunicación interna como el “conjunto de actividades efectuadas por cualquier organización para la creación y mantenimiento de buenas relaciones con y entre sus miembros, a través del uso de diferentes medios de comunicación que los mantenga informados, integrados y motivados para contribuir con su trabajo al logro de los objetivos organizacionales”.

La comunicación dentro de una organización ayuda a mantener las buenas rela-ciones entre los miembros de la empresa por medio de la circulación de mensajes que se originan a través de los diversos medios de comunicación empleados por ella, con el objetivo de proveer comunicación, unión y motivación para así alcanzar las metas establecidas por la organización.

Cualquier empresa, por pequeña que sea, debería tener una estructura organiza-cional constituida por los modelos de relaciones y obligaciones formales, descrip-ción de puestos, reglas, políticas, procedimientos, etc.

¿QUÉ ES EL PROCESO DE COMUNICACIÓN INTERNA?

La comunicación interna responde a una serie de necesidades como pueden ser el profundizar en el conocimiento de la organización, crear una comunicación sólida y lógica entre los diferentes departamentos de la empresa y esta comunicación debe de ir ligada al estudio de identidad corporativa y a la imagen, para transmitirla a la sociedad a través de su productos o servicios.

Conocer los métodos existentes de comunicación interna en la empresa, definiendo, ajustando, corrigiendo y adaptando sus necesidades; así como la actitud en la política de comunicación realizada por las compañías estableciendo un plan de comunicación.

Cuando se habla de flujos de comunicación, se refiere a los procesos de comuni-cación que se llevan a cabo al interior de la organización de acuerdo a la estructura formal (organigrama) y éstos pueden ser de la siguiente manera:

a. Descendente: Teniendo como funciones principales, las de coordinar, informar, motivar y controlar. Esta clase de comunicación es utilizada para emitir mensajes desde la parte directiva hasta los empleados, tiene como objetivo el indicar ins-trucciones claras y específicas del trabajo que se debe realizar; en dicha comuni-cación se pierde el valor comunicativo que lleva el mensaje.

b. Ascendente: Dentro de sus funciones se encuentra la de comprobar la recep-ción del mensaje, evaluar, informar y sugerir. Es cuando los trabajadores de una organización se comunican con los directivos o superiores, dándoles a conocer el panorama general que sucede al interior de la organización, especialmente lo que acontece en los sitios de trabajo; ésta información suele ser detallada y específica.

c. Horizontal: (Hay autores que le llaman lateral). Aquí la función primordial es la de intercambio, coordinación y apoyo entre el personal de la misma posición. "Se desarrolla entre personas del mismo nivel jerárquico". La mayoría de estos mensa-jes tienen como objetivo la integración y la coordinación del personal. Por otro lado, cuando la comunicación dentro de la organización no sigue los caminos establecidos por la estructura, se dice que es comunicación informal y comprende toda la información no oficial que fluye entre los grupos que conforman la organización. "La comunicación informal incluye el rumor".

En cualquier organización o grupo, la comunicación tiene cuatro funciones centrales: controlar, motivar, expresar emociones e informar (Robbins, 2004). La comunicación controla la conducta de los miembros de varias maneras. Las organizaciones tienen jerarquías de autoridad y lineamientos formales que deben seguir los empleados. Por ejemplo, la comunicación desempeña una función de control cuando se pide a los empleados que primero comuniquen las quejas laborales a su jefe inmediato, que se limiten a la descripción de sus puestos o que cumplan con las políticas de la empresa. La comunicación alienta la motivación porque les aclara a los empleados qué deben hacer, cómo lo están haciendo y qué pueden hacer para mejorar un rendimiento deficiente.

CAUSAS DE UNA INADECUADA COMUNICACIÓN INTERNA.

En muchas organizaciones existe una actitud negativa hacia la comunicación interna, consecuencia de:

1. Falta de identificación del trabajador con la Organización: debido a la carencia de motivación y de participación del empleado, originando una disminución en su productividad e insatisfacción personal.

2. Falta de especificación de funciones: distorsiona las relaciones entre las distin-tas unidades causando conflictos.

3. Desconocimiento de los avances y posibles mejoras: la consecuencia es el desaprovechamiento del potencial humano de la Organización que va quedándose obsoleto, repercutiendo en la calidad de los productos y servicios que ofrece la empresa, así como en la imagen de la Empresa.

4. Creación de un sistema informal de comunicación, por la ineficacia del sistema formal: la consecuencia da origen a los rumores, donde nada referido a la información está bajo control.

“…un buen líder dedica más tiempo a la comunicación que a cualquier otra activi-dad”. Jan Carlzon, Presidente de Aerolíneas Escandinavas.

BARRERAS PARA LA COMUNICACIÓN

Tanto en la comunicación individual, como en los sistemas de comunicación a nivel organizacional, pueden presentarse problemas, los cuales usualmente han sido denominadas barreras y pueden clasificarse de la siguiente manera:

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