PROPOSITO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION

PROPOSITO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION

Las personas necesitan información por muchas razones y en diversas maneras. Por ejemplo, es probable que usted busque información de entretenimiento para observar el televisor, ir al cine, navegar por internet, escuchar la radio y leer periódicos, revistas y libros sin embargo, en los negocios, las personas y las organizaciones buscan utilizar la información de manera específica la base de toda empresa exitosa. ¿Qué es un problema? Un problema es cualquier situación indeseable. Cuando usted está en medio de una zona solitaria con un neumático reventado, tiene un problema. Si sabe que algunos clientes no pagan sus deudas a tiempo, pero no sabe quiénes o cuanto deben, tiene un problema. Puede resolver ambos problemas con ayuda de la información. En el primer caso, puede llamar a un servicio de grúas que utilice un sistema de rastreo computarizado para enviar la grúa más cercana a su ubicación; en el segundo caso, le puede ayudar un software de contabilidad. Una organización o una persona que cuenta con más de un modo de resolver un problema o un dilema deben tomar una decisión. El problema “2+2=?” no requiere tomar una decisión porque solo tiene una solución. Sin embargo, si usted trabaja como gerente, tal vez enfrente el problema “¿Cuál es el mejor modo de promover el nuevo automóvil de la empresa?”, porque existen muchas maneras de hacerlo; publicidad en la televisión, en la radio, en los periódicos, en la Web, en exhibiciones de automóviles, por correo directo o cualquier combinación de estos métodos. Este dilema requiere tomar una decisión. Tanto la solución de problema como la toma de decisiones requieren información .reunir la información adecuada de manera eficiente, guardarla para poder utilizarla y manipularla según se requiera y emplearla para ayudar a una organización a lograr sus metas empresariales. El propósito de los sistemas de información es apoyar estas actividades. Como un futuro profesional, para triunfar necesita comprender y aplicar estos fundamentos de la información.

DATOS, INFORMACION Y SISTEMAS DE INFORMACION

Casi todos los días usamos las palabras “datos”, “información” y “sistema”. Es necesario comprender que significan estos términos, en lo general y en el contexto de los negocios, para que consiga una utilización eficaz de la información en su carrera.

Datos vs. Información.

Los términos “datos” e “información” no significan lo mismo. La palabra datos se deriva de latín datum, que literalmente significa hecho, el cual puede ser un número, una afirmación una imagen. Los datos son la materia prima en la producción de información. Por otra parte información son los hechos o las conclusiones que tienen un significado dentro de un contexto. Los datos básicos rara vez son significativos o útiles como información. Para convertirse en información, los datos se manipulan mediante la formación de tablas, la suma, la resta, la división cualquier otra operación que permita comprender mejor una situación.

La meta de todo el sistema es producir artículos terminados al costo más bajo en el menor tiempo posible.

Manipulación de los datos

El que sigue es un ejemplo sencillo que muestra la diferencia entre los datos y la información. Suponga que usted trabaja para un fabricante de automóviles. El año pasado, la compañía introdujo al mercado un vehículo nuevo. Debido a que la administración comprende que mantener la lealtad de los clientes requiere mejorar sin cesar los productos y los servicios, aplica en forma periódica encuesta a una gran cantidad de compradores. Envía cuestionarios que incluyen 30 preguntas en varias categorías, entre ellas datos demográficos (como la facilidad de manejo, el frenad, la calidad del sistema de sonido); las funciones que satisfacen mas a los compradores; y la cortesía de los vendedores. Leer todos estos datos requiere mucho tiempo y no es muy útil. Sin embargo, si se manipulan los datos, pueden proporcionar información muy útil. Por ejemplo, al clasificar las quejas por tema y totalizar el número de quejas por tipo y modelo de automóvil, la compañía podría detectar las debilidades de un vehículo. Después transferir la información resultante a la unidad de ingeniería o fabricación adecuada. Asimismo, la compañía puede tener datos suficientes sobre los distribuidores, los vehículos que vendieron y el método de financiamiento de cada compra. Pero con los resultados de la encuesta, la empresa genera información nueva para mejorar su mercadotecnia. Por ejemplo, al calcular la edad y el ingreso promedio de los compradores actuales y clasificarlos por el vehículo que adquirieron, los ejecutivos de mercadotecnia dirigen las promociones a los grupos con mas probabilidades de compra. Si la mayoría de los compradores de un tipo de vehículo específico no solicita financiamiento, la empresa puede descartar esta opción y asignar los créditos a las compras de otros automóviles. De este modo, la compañía genera información útil a partir de los datos.

Generación de información

En el ejemplo anterior, el cálculo de los totales y los promedios de las diferentes quejas o las edades de los compradores revela tendencias asociadas con los clientes. Estos cálculos son procesos. Un proceso es cualquier manipulación de los datos, con el propósito de producir información. Por lo tanto, mientras los datos son materia prima, la información es una salida o resultado. Igual que las materias primas se procesan en la fabricación o manufactura para crear productos finales útiles, los datos básicos se procesan en los sistemas de información útil. Sin embargo, algunos procesos solo producen otro grupo de datos. En ocasiones, los datos en un contexto se consideran información en otro contexto. Por ejemplo, si una organización necesita saber la edad de todas las personas que asisten a un juego de baloncesto, una lista de esos datos es en realidad información. Pero si la misma organización quiere conocer el precio promedio de los boletos que adquiere cada grupo por edad, la lista de edades constituye simplemente datos, mismos que la organización debe procesar para generar información.

Información en un contexto

La información es un recurso muy importante para las personas y las organizaciones, pero toda la información es útil.

¿QUÉ ES UN SISTEMA?

En pocas palabras, un sistema es una matriz de componentes que colaboran para alcanzar una meta común, o varias, al aceptar entradas, procesarlas y producir salidas de una manera organizada. Considere los ejemplos siguientes:

• Considere las veces en que ha escuchado la frase “vencer al sistema”. Aquí, el término “sistema” se refiere a una organización de personas una agencia

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