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PROPUESTA DE SERVICIOS ORGANIGRAMA


Enviado por   •  7 de Enero de 2020  •  Apuntes  •  19.492 Palabras (78 Páginas)  •  201 Visitas

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PROPUESTA DE SERVICIOS

ORGANIGRAMA

OFRECIDOS A:

[pic 2]

Bogotá D.C., Septiembre de 2017


TABLA DE CONTENIDO

1.        CLAUSULA DE CONFIDENCIALIDAD        3

2.        DESCRIPCIÓN DEL ENTREGABLE        4

2.1        ENTENDIMIENTO DE LAS NECESIDADES        4

2.2        INTRODUCCIÓN        4

2.3        FASE DE TRANSICION Y TRANSFORMACIÓN        5

2.3.1        RECURSOS DE LA FASE DE TRANSICION Y TRANSFORMACIÓN        7

2.4        FASE DE ESTABILIZACIÓN, OPERACIÓN Y CIERRE        28

2.4.1        RECURSOS DE LA FASE DE ESTABILIZACIÓN, OPERACIÓN Y CIERRE        30

  1. CLAUSULA DE CONFIDENCIALIDAD

INFORMACION CONFIDENCIAL Y PRIVILEGIADA

“Toda la información técnica suministrada en este documento por COMWARE, que sea de su propiedad, como: metodología, modelos técnicos, modelos funcionales, estructura de costos, etc. es CONFIDENCIAL de acuerdo con la Ley 23 de 1982 de derechos de autor y según lo dispuesto por el Artículo 260 de la Decisión 486 de 2000 de la Comisión del Acuerdo de Cartagena sobre secreto empresarial, que expresa: "se considerará como secreto empresarial cualquier información no divulgada que una persona natural o jurídica legítimamente posea, que pueda usarse en alguna actividad productiva, industrial o comercial, y que sea susceptible de transmitirse a un tercero, en la medida en que dicha información sea: a) Secreta, en el sentido que como conjunto o en la configuración y reunión precisa de sus componentes, no sea generalmente conocida ni fácilmente accesible por quienes se encuentran en los círculos que normalmente manejan la información respectiva. b) Tenga un valor comercial por ser secreta; y, c) Haya sido objeto de medidas razonables tomadas por su legítimo poseedor para mantenerla secreta. La información de un secreto empresarial podrá estar referida a la naturaleza, características o finalidades de los productos; a los métodos o procesos de producción; o a los medios o formas de distribución o comercialización de productos o prestación de servicios".

Por lo anterior COMWARE solicita al GRUPO ENERGÍA DE BOGOTA guardar estricta confidencialidad y reserva sobre toda la información clasificada como CONFIDENCIAL, según lo antes dicho y se obliga a no divulgarla por ningún medio, a ningún tercero, sin la previa autorización escrita de COMWARE. En consecuencia, en caso de que se tenga prueba de que se ha divulgado la información CONFIDENCIAL, la parte que realizó dicha divulgación indemnizará a la otra por los perjuicios que con tal hecho ocasione.

El contenido de este documento es confidencial y de uso exclusivo para el GRUPO ENERGÍA DE BOGOTA. Este documento no debe ser revelado fuera de la organización sin previa autorización de COMWARE y no debe ser utilizado para fines diferentes al establecido.

  1. DESCRIPCIÓN DEL ENTREGABLE

  1. ENTENDIMIENTO DE LAS NECESIDADES

EL GRUPO ENERGÍA DE BOGOTA evaluará la correspondencia del organigrama frente los servicios requeridos; para lo cual COMWARE deberá adjuntar en su OFERTA un esquema organizacional que a su criterio resulte el más adecuado para la entrega de los servicios y para dar cumplimiento al objeto del Contrato y el alcance descrito en el Anexo No 1 – Alcance Técnico del Servicio. Dicho organigrama deberá contener como mínimo el siguiente esquema propuesto para la operación:

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COMWARE debe tener en cuenta que debe incluir en su organigrama un perfil de Service Delivery Manager independiente para cada una de LAS EMPRESAS.

EL OFERENTE deberá presentar su esquema organizacional propuesto, así como también la cantidad de recursos que asignará (FTEs).

  1. INTRODUCCIÓN

COMWARE cumpliendo con los requerimientos de estructura organizacional para las fases de transición, transformación, estabilización, operación y cierre requeridos en los pliegos de condiciones y en el ANEXO No 3 - PLAN DE TRANSICIÓN Y TRANSFORMACIÓN, ofrece la estructura organizacional (organigrama), donde se describen los roles, cantidad de recursos y funciones para cada una de las etapas que hacen parte del alcance del proyecto.

A continuación, se describe la estructura organizacional por cada fase.

  1. FASE DE TRANSICION Y TRANSFORMACIÓN

A continuación, se muestra la estructura organizacional propuesta por COMWARE, para el manejo eficiente del proyecto de transición y transformación, así como los aspectos de gobierno.

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Organigrama Fases Transición y Transformación

  1. RECURSOS DE LA FASE DE TRANSICION Y TRANSFORMACIÓN

A continuación, se describen los roles, cantidad de recursos y funciones para las etapas de transición y transformación por cada una de las torres de servicios.

ROLES TRANSVERSALES

CANTIDAD PERSONAS

FUNCIONES

DIRECTOR PROGRAMA PROYECTOS

1

  • Liderar actividades de gestión y planeación del programa de proyectos.
  • Liderar actividades de transición del programa de proyectos.
  • Centralizar y coordinar la gestión integral de los proyectos.
  • Realizar seguimiento integral del programa de proyectos a los compromisos adquiridos en los Eventos de Comunicación de los proyectos.
  • Controlar la información del programa de proyecto.
  • Monitorear y reportar el estado de las líneas de servicio, proveer sus entregables, fomentar la madurez en la gestión de proyectos a través de la PMO y el uso de herramientas de gestión.
  • Asistir a los comités estratégicos, tácticos y operativos de la gestión del programa de proyectos.

GERENTE DE RIESGOS

1

  • Realizar la planificación de la gestión de los riesgos
  • Realizar la identificación de los riesgos
  • Realizar el análisis cualitativo y cuantitativo de los riesgos
  • Realizar la planificación de las respuestas a los riesgos
  • Realizar el seguimiento y control de los riesgos
  • Documentar todos los riesgos en el Registro de Riesgos
  • Presentar todos los riesgos al grupo de Revisión del Proyecto
  • Reportar y comunicar todas las decisiones tomadas por el Grupo de Revisión del Proyecto
  • Monitorear el progreso y las acciones de mitigación asignadas.
  • Asistir a los comités de gestión y evaluación de los riesgos.

GERENTE DE CALIDAD

1

  • Establecer la documentación de los procesos comprometidos con el GEB en el contrato, siguiendo los lineamientos de las mejores prácticas que enmarcan la gestión del cliente.
  • Asegurar la documentación en el repositorio oficial del proyecto.
  • Identificar las necesidades de los recursos del sistema de calidad y propender por su aprobación y consecución por parte del encargado o responsable.
  • Velar por la correcta ejecución del sistema de gestión de calidad en el proyecto como un sistema de gestión, así como por su mejoramiento continuo.
  • Velar por la aplicación del sistema de calidad en las actividades del proyecto.
  • Propiciar mecanismo de comunicación con el GEB con el fin de revisar sus necesidades y validar el cumplimiento de los compromisos.
  • Hacer seguimiento de la satisfacción del GEB y de los usuarios finales.
  • Definir las acciones continuas y preventivas necesaria para el mejoramiento continuo.
  • Facilitar la documentación pertinente en las auditorias de calidad
  • Revisar las solicitudes de mejoramiento y hacer seguimiento a las mismas
  • Identificar y gestionar las necesidades de capacitaciones e instrucción al personal periódicamente, incluido el riesgo y aspecto ambiental a fin de garantizar el desarrollo eficiente y seguro de las actividades.
  • Asistir a los comités de gestión de proyectos, actividades o acciones que aporten el cumplimiento de la misión de la dependencia de la gestión de calidad del programa del proyecto.

DOCUMENTADOR

1

  • Realizar las actas y entregables que se obtienen en las diferentes etapas del proyecto.
  • Ensamblar la documentación necesaria de los entregables de gestión del proyecto.
  • Asegurar que toda la documentación se genere con base en los estándares de calidad definidos en la fase de transición y transformación del proyecto.
  • Servir como instrumento de apoyo en las actividades del proyecto que el Director del Programa de Proyectos estime conveniente.

GESTOR DE CAMBIOS

1

  • Definición de flujo que seguirá la gestión de cambios dentro del proyecto.
  • Definición de los comités de cambios.
  • Divulgación del proceso
    Operación.
  • Controlar el ciclo de vida de todos los cambios que afecten la plataforma tecnológica que soporta los servicios del GEB.
  • Generar los reportes de los indicadores de ejecución del Proceso.
  • Analizar el comportamiento de los indicadores de proceso para identificar acciones de mejora.
  • Identificar, implementar y controlar acciones de mejora que optimicen la apropiación y ejecución del proceso.
  • Administrar la Bitácora y el Plan General de Cambios.
  • Validar el contenido de los formatos de RFC y remitir observaciones al solicitante cuando sea necesario.
  • Solicitar los soportes requeridos para la aprobación del RFC.
  • Clasificar los cambios, registrarlos en la bitácora y remitirlos al procedimiento correspondiente.
  • Aprobar los cambios normales menores.
  • Convocar y presidir los comités técnicos internos para evaluación detallada de cambios cuando la complejidad del cambio lo amerite.
  • Convocar y presidir las sesiones de CAB o ECAB según se requiera.
  • Generar registro de los resultados de los Comités y enviarlo a los interesados.
  • Informar los resultados de la evaluación del cambio a los interesados.
  • Asignar el Coordinador del Cambio.
  • Actualizar el Plan General de cambios.
  • Asignar el cambio a línea de servicio responsable de ejecución.
  • Verificar la información de ejecución del cambio, resultado y estado final reportados por el Coordinador del Cambio.
  • Informar al solicitante y a los integrantes del Comité de Cambios el resultado final del cambio y gestionar la autorización de cierre.
  • Asegurar la correcta ejecución del Proceso.
  • Generar los informes periódicos acordados.

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