Plan De Cobranza

1. SINTESIS ELABORACION Y DESARROLLO DE UN PLAN DE COBRANZA

Las Organizaciones más destacadas implementan métodos avanzados para que sus departamentos de cobros puedan rendir a un nivel adecuado, fijar objetivos más efectivos para cada etapa del ciclo de cobranza y adoptar un enfoque estratégico para mejorar el proceso en general. La correcta administración de la función de cobranza, debe responder a planes que contengan tres elementos básicos, estos son la previsión, la administración y la gestión.

Prevenir implica evitar que ciertos problemas de cobranza se presenten eliminándolos desde su origen, esto se logra con la implementación de un método para calcular la probabilidad real de pago, la investigación de crédito que determine el perfil del cliente y el establecimiento de políticas para la aprobación de créditos. La Prevención se fundamenta en el principio de lo “importante sobre lo urgente”, es decir trabajar en las causas para evitar que se presente la incidencia, a través del estudio minucioso de todas las posibilidades de errores internos y factores externos que tengan potencial de convertirse en razones o argumentos de no pago de los cliente.

Otro elemento clave en la cobranza es la “Estrategia”, una estrategia clara y bien definida que permita hacer frente a las posibles causas de un retraso en pago, pero también facilite la toma de acciones concretas cuando se presentan a fin de que estas no se repitan. Adicionalmente debe explicar con claridad la autonomía de la toma de decisiones por parte del personal del departamento, o cuáles son los límites de estas decisiones.

Las estrategias pueden estar orientan a la aplicación de Políticas y Procedimientos; las políticas son las reglas de lo que se puede y no se puede hacer y los procedimientos son el instructivo sobre el cómo realizar el proceso de cobranza. Pero como no solo se trata de crear reglas y establecer cómo han de llevarse a cabo las actividades, las estrategias también se enfocan en garantizar su cumplimiento a través del desempeño de los funcionarios de la empresa. Se hace necesario entonces el establecimiento de perfiles cargos y funciones para seleccionar las personas que tengan el conocimiento y habilidades necesarias, así como la capacitación que deberán recibir.

Por último, el desarrollo del plan de cobranza es sin duda el más importante, una entidad puede tener diseñado un excelente sistema de cobranza con procesos de prevención adecuados, una estrategia acorde a las características del mercado, manuales que definan claramente los perfiles y funciones de personal, pero si al final no se realiza una gestión adecuada, de nada sirve.

La ejecución de la gestión de cobranza está dividida a su vez en tres etapas: la administrativa que busca

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