Plan de Gestión de las Comunicaciones

10.1. Planificar la Gestión de las Comunicaciones

Es el proceso que permite desarrollar un enfoque y pla adecuado para las comunicaciones teniendo en cuenta las necesidades y requerimientos de los interesados y los activos de la organización que se encuentren disponibles.

Entradas

Plan para la Dirección del Proyecto

• Contine información acerca de como se ejecutará, monitoreará, controlará y cerrará el proyecto.

Registro de Interesados

• Proporciona información respecto a los interesados del proyecto, que se utiliza para realizar el plan de comunicaciones.

Factores ambientales de la empresa

• Entre los factores que afectan el proceso planificar la gestión de las comunicaciones, se encuentra: la estructura de la organización.

Activos de los procesos de la organización

• Aquí se encuentran entre otros: las lecciones aprendidas y la información histórica puesto que pueden proporcionar conocimiento respecto a las decisiones tomadas en asuntos de comunicación como a los resultados de dichas decisiones en el marco de proyectos similares anteriores. Se pueden utilizar como información orientativa para planificar las actividades de comunicación del proyecto en curso.

Herramientas y técnicas

Análisis de Requisitos de Comunicación

• El análisis de los requisitos de comunicación determina las necesidades de información de los interesados del proyecto. Estos requisitos se definen combinando el tipo y el formato de la información necesaria con un análisis del valor de dicha información.

Tecnología de la Comunicación

• Los métodos utilizados para transferir información entre los interesados del proyecto pueden variar considerablemente. Por ejemplo, un equipo de proyecto puede utilizar como métodos de comunicación técnicas que vayan desde conversaciones breves hasta reuniones prolongadas o desde simples documentos escritos hasta materiales extensos que se pueden consultar en línea.

Modelos de Comunicación

• Los modelos de comunicación utilizados para facilitar las comunicaciones y el intercambio de información pueden variar de un proyecto a otro y también entre las diferentes etapas de un mismo proyecto.

Métodos de Comunicación

Existen varios métodos de comunicación que se emplean para compartir la información entre los interesados del proyecto. De manera general, estos métodos pueden clasificarse en:

• Comunicación interactiva
• Comunicación de tipo Push (empujar)
• Comunicación de tipo Pull (tirar)

Reuniones

• El proceso Planificar la Gestión de las Comunicaciones necesita del debate y del diálogo con el equipo del proyecto a fin de determinar la manera más adecuada de actualizar y comunicar la información del proyecto, y de responder a las solicitudes de dicha información por parte de los interesados. 

Salidas

Plan de Gestión de las Comunicaciones

El plan debe contener la siguiente información:

• Los requisitos de comunicación de los interesados.
• La información que se comunicará, incluido el idioma, formato, contenido y nivel de detalle.
• El motivo de distribuir dicha información.
• El plazo y la frecuencia para distribuir la información y para recibir el acuse de recibo.
• La persona responsable de la comunicación.
• La persona responsable de autorizar la comunicación.
• la persona o grupos que recibirán la información.
• Los métodos o tecnologías utilizados para transmitir la información, tales como memorandos, correo electrónico y/o comunicados de prensa;
• Los recursos asignados para las actividades de comunicación, incluidos el tiempo y el presupuesto;
• El proceso de escalamiento, con identificación de los plazos y la cadena de mando (nombres) para el escalamiento de aquellos incidentes que no puedan resolverse a un nivel inferior;
• El método para actualizar y refinar el plan de gestión de las comunicaciones a medida que el proyecto avanza y se desarrolla; un glosario de la terminología común;
• Diagramas de flujo de la información que circula dentro del proyecto, los flujos de trabajo con la posible secuencia de autorizaciones, la lista de informes y los planes de reuniones, etc., y
• Restricciones en materia de comunicación, generalmente derivadas de una legislación o normativa específica, de la tecnología, de las políticas de la organización, etc.

Actualizaciones a los Documentos del Proyecto

• Entre los documentos a actualizar se encuentra el cronograma del proyecto y el registro de interesados.

10.2. Gestionar las Comunicaciones

Es el proceso que permite crear, recopilar, distribuir, almacenar, recuperar, y realizar la disposición final de la información del proyecto de acuerdo con el plan de gestión de las comunicaciones.

Entradas

Plan de Gestión de las Comunicaciones

• El plan de gestión de las comunicaciones describe la forma en que se planificarán, estructurarán, monitorearán y controlarán las comunicaciones del proyecto.

Informes de Desempeño del Trabajo

• Los informes de desempeño del trabajo son una recopilación de información sobre el desempeño y el estado del proyecto que puede utilizarse para facilitar la discusión y crear comunicaciones.

Factores ambientales de la empresa

Entre los factores ambientales de la empresa específicos que pueden influir en el proceso Gestionar las Comunicaciones se cuentan:

• la cultura y la estructura de la organización,
• los estándares y las normativas gubernamentales o industriales y
• el sistema de información para la dirección de proyectos.

Activos de los procesos de la organización

Entre los activos de los procesos de la organización que pueden influir en el proceso Gestionar las Comunicaciones se cuentan:

• las políticas, procedimientos, procesos y guías relativos a la gestión de las comunicaciones;
• las plantillas, y
• la información histórica y lecciones aprendidas.

Herramientas y técnicas

Tecnología de la comunicación

Los métodos para transferir información difieren de cada proyecto, lo importante es identificar cuáles son los métodos de comunicación que se van a utilizar y que sean los más apropiados y aceptados por todos los involucrados en el proyecto. Entre los aspectos a tener en cuenta están:

• Urgencia de la necesidad de información
• Disponibilidad de tecnología
• El equipo de proyecto
• Duración y entorno del proyecto

Las comunicaciones pueden darse de muchas maneras: cara a cara, por teléfono, por videoconferencia, por correo electrónico, etc.

Modelos de comunicación

Los modelos de comunicación están comformados por tres partes:

• El remitente
• El mensaje
• El receptor

El remitente codifica el mensaje y el receptor se encarga de decodificarlo. Sin embargo hay factores (educación, experiencia, cutura, etc.) que pueden influir en la forma como el receptor decodifica el mensaje , estos factores son los que se denominan ruido en una comunicación.

Comunicación efectiva: El remitente codifica el mensaje y determina el método de comunicación a utilizar para enviarlo y confirmar que este haya sido comprendido.

Escucha efectiva: El receptor decodifica el mensaje y confirma que ha sido comprendido.

Métodos de comunicación

Los métodos de comunicación se pueden clasificar en:

• Comunicación interactiva: ocurre entre dos o más personas. Ejemplos de este tipo de comunicación son: reuniones, conferencias, llamadas telefónicas, etc.
• Comunicación tipo "puhs" (empujar): La información viaja en un sólo sentido. El remitente proporciona la información a las personas que requieren la información pero no espera que lo retroalimenten. Ejemplo: Informes de estado.
• Comunicación tipo "pull" (jalar): El director de proyectos pone la información en un lugar central y los destinatarios de la información son responsables de tomarla. Este método se utiliza cuando se desea comunicar información a muchas personas.

Es importante mencionar el número de canales de comunicación que pueden ocurrir en un proyecto con el simple hecho de agregar una persona al equipo de proyecto. A continuación se presenta la fórmula que permite calcular el número de canales de comunicación: 

Sistemas de Gestión de la Información

La información del proyecto se gestiona y distribuye mediante la utilización de diferentes herramientas, entre las que se cuentan:

• gestión de documentos impresos: cartas, memorandos, informes y comunicados de prensa;
• gestión de comunicaciones electrónicas: correo electrónico, fax, correo de voz, teléfono, videoconferencias y conferencias web, sitios y publicaciones web, y
• herramientas electrónicas para la dirección de proyectos: interfaces web con software de programación y de gestión de proyectos, software de soporte para reuniones y oficinas virtuales, portales y herramientas de gestión del trabajo colaborativo.

Informes de Desempeño

• Informar el desempeño es el acto de recopilar y distribuir información de desempeño, incluidos informes de estado, mediciones del avance y pronósticos.

Salidas

Comunicaciones del Proyecto

• El proceso Gestionar las Comunicaciones incluye las actividades requeridas para crear, distribuir, recibir, confirmar y comprender la información.

Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto

• El plan para la dirección del proyecto proporciona información sobre las líneas base del proyecto, la gestión de las comunicaciones y la gestión de los interesados.

Actualizaciones a los Documentos del Proyecto

Entre los documentos que se pueden actualizar se encuentran:

• registro de incidentes,
• cronograma del proyecto y
• requisitos de financiamiento del proyecto.

Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización

Entre los activos de los procesos de la organización que pueden ser actualizados, se cuentan:

• Notificaciones a los interesados
• Informes del proyecto
• Presentaciones del proyecto
• Registros del proyecto
• Retroalimentación de los interesados
• Documentación de lecciones aprendidas