Politica de caja menuda

INDICE

Contenido                                                                        Página 

1. Objetivo                                                                        2
2. Alcance y Responsabilidad                                                2
3. Procedimiento                                                                2
4. Revisión                                                                        6
5. Anexo                                                                        7

1. Anexo # 1 Firmas Autorizadas                                         8
2.  Anexo # 2 Formulario de Caja Menuda Provisional                9
3.  Anexo # 3 Comprobante de Caja                                10

1. Propósito

Establecer los lineamientos bajo los cuales se deben manejar los recursos asignados a las Cajas Menudas, así como la debida documentación y sustentación de los gastos.

1. Alcance y Responsabilidad

Aplica a todos los colaboradores vinculados a la empresa xxxx. Su aplicación será inmediata y obligatoria a partir de la fecha de publicación de la misma.

Los encargados de velar por el cumplimiento de este procedimiento deben ser los siguientes cargos: Personal de Caja y Jefes de departamentos.

1. Procedimiento:

3.1 Creación de Caja Menuda

.

1. Toda Caja Menuda debe ser constituida por medio de acta de aprobación suscrita por la Gerencia General.

1. Los montos destinados para la apertura de Caja Menuda debe ser aprobado por Gerencia General de acuerdo con la necesidad del área que lo solicite.

1. La administración de la Caja Menuda será entregada en todos los casos por medio de acta al colaborador responsable.

3.2 Custodio de la Caja Menuda

1. El colaborador será responsable del manejo de la Caja Menuda,  mantener el fondo de la caja en efectivo y debidamente resguardado en un lugar bajo llave.

1. Se deberá solicitar el reembolso de los recursos de Caja Menuda, siempre que se tenga solo la disponibilidad en efectivo del 30% de dichos recursos.

1. Los cruces entre Cajas Menudas deben estar sustentados por un provisional autorizado previamente por Contabilidad.

1. El colaborador será responsable de llevar el cuadre de los fondos de Caja Menuda para constatar el manejo adecuado de la misma.

3.3 Aprobaciones

1. Los cargos con firma autorizada para aprobar gastos de Caja Menuda son:

• xxxxx
• xxxxx

1. No está permitido a los cargos con firmas autorizadas, solicitar fondos de la caja menuda y ser autorizados por ellos mismos.  La aprobación deberá solicitarse a otro cargo con firma autorizada.

3.4 Confección comprobante de Caja Menuda

1. Los comprobantes de Caja Menuda y provisionales, deben ser confeccionados legiblemente (letra imprenta) con tinta color azul ó negro solamente, sin tachadura, borrones y corrector líquido.

1. Debe contener una descripción breve, clara y específica del gasto realizado.

1. Contener: Nombre y firma del jefe del departamento que aprueba y del colaborador que recibe el dinero; Además de la firma autorizada.

3.5 Directrices - Generales

1. Las compras a pagar por Caja Menuda no podrán exceder el monto de B/. xxx Las excepciones de índole contingente serán aprobados por la Gerencia General.

1. En caso que se requiera realizar una compra superior al monto máximo autorizado por Caja Menuda, se deberá realizar el procedimiento normal de solicitud de pago por cheque o ACH.

1. No está permitido la División de Materia (Pedir a un mismo proveedor dos o más facturas por valores menores a B/.xxxx para una misma compra para poder pagar el gasto por medio de caja menuda).

1. No se realizarán pagos por Caja Menuda de los siguientes elementos:

• Suscripciones
• Artículos personales
• Compra de activo fijo
• Compra a proveedores con crédito a la compañía
• Anticipos de gastos de viaje
• Préstamos
• Cambio de cheques

Cualquier excepción de este numeral, se realizará con previa aprobación de la Gerencia General.

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