Politica para caja chica

1. OBJETIVO

La presente política tiene como objetivo establecer los lineamientos que normarán el destino de los recursos asignados para caja chica dentro de los CEDIS para el debido funcionamiento institucional.

1. SUJETOS DE LA POLÍTICA

Será aplicable a todos los empleados de   que requieran del uso del recurso asignado para caja chica dentro del CEDIS al que se encuentran suscritos.

1. NOMBRAMIENTO DEL ENCARGADO DE LA CAJA CHICA Y RENDICIÓN DE FIANZAS.

El Gerente Administrativo propondrá a las persona encargada del manejo de la caja chica en cada CEDIS y será el jefe de cada CEDIS quien apruebe dicha propuesta. El asignado como encargado del manejo de caja chica deberá firmar la responsiva correspondiente.

1. CONSTITUCIÓN DEL FONDO DE CAJA CHICA.

El fondo de la caja chica de funcionamiento será por el monto asignado por el Director Administrativo para los gastos menores de cada CEDIS.

La constitución del fondo se hará por medio de la firma de responsiva otorgada por el departamento de Tesorería a la persona designada, la cual será firmada y devuelta al Departamento de Tesorería para su trámite y pago.

El Jefe del Departamento de Tesorería realizará transferencia electrónica a cuenta de la persona que haya sido nombrada como encargada de la caja chica en cada CEDIS por la cantidad aprobada, para apertura y operación de la misma.

1. OPERACIÓN DE LA CAJA CHICA.

La operación de la caja chica será de acuerdo a lo que se especifica a continuación tanto para los gastos generales como para el pago de viáticos.

1. Gastos Generales.

1. La caja chica estará destinada a cubrir los gastos siguientes:

• Gastos de cafetería por un monto de hasta $300.00 al mes.
• Gasolina a vehículos autorizados por el Director Administrativo únicamente en casos extraordinarios
• Estacionamientos
• Casetas
• Mensajería y Paquetería
• Arreglos/mantenimientos menores de emergencia.
• Compra de material para realizar arreglos y mantenimiento
• Abarrotes para atenciones especiales.
• Limpieza de oficinas
• Lavado de vehículos administrativos una vez al mes, de ser requerida limpieza dentro de este periodo

correrá a cuenta del personal del CEDIS realizar la limpieza del auto.

• Equipo de seguridad
• Papelería

Quedan exceptuadas las compras de los artículos que se encuentran contemplados para el funcionamiento institucional programado, los cuales en forma planificada según las necesidades, así como aquellos gastos que excedan $1,000.00 M.N. deberán pagarse directamente por el departamento de Tesorería al proveedor.

1. La caja chica servirá para atender gastos de materiales y servicios que obedezcan a necesidades ordinarias de la institución, cuyo costo no exceda de $999 M.N.
2. Aquellos gastos de carácter extraordinario que por urgencia sean necesarios cubrirlos con la caja chica, deberán previamente ser aprobados por la Gerencia Administrativa.
3. Todo gasto que se efectúe por caja chica estará soportado por el recibo o factura que ampara el gasto respectivo, debidamente firmado por el Gerente o Jefe del área autorizando el gasto y de recibido el bien o servicio.
4. El encargado de la caja chica exigirá la firma del solicitante en el vale, al momento de entregar el efectivo o liquidación de vales provisionales de caja.
5. Podrá utilizarse “vales provisionales de caja” para aquellos casos en los cuales no se conoce con exactitud el valor del gasto. Los encargados de cada CEDIS son quienes autorizarán dicho formulario provisional, en original. En dicho documento se deberá explicar la naturaleza del gasto y el valor estimado del mismo.
6. Los vales provisionales de caja deberán ser liquidados en un máximo de tres días hábiles siguientes a la fecha en que se retiren los fondos. El encargado de la caja chica velará porque la liquidación final de los vales provisionales se realice dentro del plazo estipulado e informará al Jefe inmediato los incumplimientos que se den.
7. Los vales provisionales de caja se liquidarán contra entrega de facturas o recibos y dinero sobrante, si lo hubiere, debiendo en este caso destruirse los originales de dichos vales.
8. Cuando el pago sea efectuado de inmediato o directamente contra el comprobante respectivo, no será necesario usar el vale provisional de caja, siempre y cuando esté autorizado por el Gerente o Jefe de Área.
9. La solicitud de reintegro de fondos se efectuará cuando el total desembolsado ascienda al 75% aproximadamente, tratando en todo caso que siempre haya disponibilidad para cubrir los gastos.
10. Los reintegros de caja chica se harán mediante el formato “SOLICITUD DE REEMBOLSO DE CAJA CHICA”, el cual deberá ir acompañado de todos los comprobantes de los pagos efectuados. Todos los reintegros deberán numerarse y escanearse en forma ordenada y legible.
11. El formulario de solicitud de reembolso de caja chica se elaborará:

1. Original: Se resguarda en cada CEDIS.
2. Duplicado: Se envía en digital para solicitud de reembolso de caja chica.

1. El reembolso de caja chica se hará a través de depósito en efectivo o transferencia a la cuenta del encargado y se realizará en un lapso no mayor a dos días hábiles.
2. Los vales definitivos y los comprobantes de pago (facturas, recibos, etc.) deberán adjuntarse en su totalidad en formato pdf o jpg a la solicitud de reembolso.
3. Las solicitudes de reembolso de caja chica se hará por el encargado de cada CEDIS que administra el Fondo de Caja chica, posteriormente revisados por el departamento de Tesorería y finalmente quien aprobará el reembolso será el Director Administrativo.
4. Sólo en casos excepcionales se utilizará el fondo de caja chica para gastos tales como pago de viáticos y/o refrigerios y en dado caso se utilizarán los formularios respectivos, debidamente autorizados por el Gerente Administrativo.

1. Pagos de Viáticos

1. Para las solicitudes de viáticos solamente se podrán solicitar a través de caja chica cuando las salidas sean a un mínimo de dos horas de distancia del lugar donde se localice el CEDIS correspondiente. Para este caso se podrán utilizar los vales provisionales de caja con el propósito de entregar los viáticos en forma anticipada al personal que efectúe visitas durante la semana y que no regresan el mismo día. Para la liquidación de dichos vales se dispondrá de cinco días hábiles a partir de la fecha de recibidos los fondos y no se le podrán autorizar otras solicitudes de viáticos si tiene pendiente de liquidar un vale provisional de caja por este concepto.
2. Los vales provisionales de caja deberán estar firmados por el empleado que recibirá el dinero y autorizado por el Gerente o Jefe de Área respectivo, por el monto estimado de las visitas a efectuar.
3. La solicitud de reembolso se hará junto a los gastos generales mediante un informe de liquidación de gastos de viáticos ordenados por Gerencia o Jefe de Área acompañados de todos los comprobantes de los gastos erogados durante el viaje.

1. DISPOSICIONES VARIAS.

1. Cada Gerente o Jefe de Área será responsable por los gastos que autorice y el encargado de la caja chica por que se cumplan las disposiciones de la presente política.
2. Por ningún motivo deberá efectuarse cambios de cheques con recursos de la caja chica, ni anticipar fondos para asuntos personales o fraccionar gastos para poder ser cubiertos a través de ésta.
3. Al menos una vez a la semana el Custodio del Fondo de Caja Chica debe hacer un arqueo para determinar su saldo y reportar sus observaciones a su Jefe Inmediato para resolución de eventualidades oportunamente.
4. Todas las cajas chicas deben arquearse cada tres meses por quien designe el Gerente Administrativo y no podrá ejecutar el arqueo el mismo custodio del fondo o su jefe inmediato.
5. Todas las cajas chicas de   pueden ser arqueadas de manera sorpresiva al menos una vez durante el año por el personal designado por el Gerente Administrativo.
6. Toda modificación, cancelación y/o traslado del fondo a otro custodio conlleva previamente un arqueo para identificar la situación actual del mismo.
7. Las diferencias producto de los arqueos deberán ser discutidas con el Custodio o Responsable del Fondo, Jefe Inmediato, responsable de cada CEDIS y si la diferencia es superior al 20% del total del Fondo con el Director del Área para tomar las medidas del caso.
8. En el caso de existir faltantes el Custodio de la Caja Chica deberá cubrir el monto de manera inmediata. En el caso de existir sobrantes, el saldo restante debe depositarse oportunamente en la cuenta bancaria de la Empresa que el Gerente Administrativo establezca.
9. La persona que se designe para el manejo de la caja chica, asumirá el cargo hasta que se encuentre afianzada, además deberá ser un empleado independiente del Departamento de Tesorería que efectúen labores contables u otras funciones financieras.
10. Al finalizar el día, la caja chica deberá ser resguardada en la caja fuerte o similar que garantice la seguridad de los recursos.
11. El establecimiento de nuevos fondos fijos de caja chica, serán aprobados por el Gerente Administrativo y su operación será bajo los lineamientos que en cada caso se definan.
12. Cualquier uso diferente a la naturaleza para la cual se ha formado el fondo de la Caja Chica, o alguna excepción a esta Política, únicamente podrá ser autorizada por el Director General.

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