Presupuestos

Responsabilidad, preparación, manejo, y administración

• I. DURACIÓN

Es importante precisar el periodo de duración del presupuesto, regularmente los presupuestos abarcan más de uno o dos ejercicios sociales (12 o 24 meses) por la imposibilidad de prever mas delante de estos lapsos; pero fraccionándolos en estimaciones mensuales, trimestrales, o semestrales.

• II. MECÁNICA.

Una vez que se ha establecido el periodo presupuestario, la selección del personal que deberá trabajar en la elaboración del presupuesto y el estudio para su conexión con el Sistema Contable, se puede comenzar con un boletín dirigido a todos los componentes de la organización, en el que comunique las perspectivas y los objetivos de la empresa, conteniendo un mensaje optimista y entusiasmo y buena voluntad en el personal.

• III. FASES

Todo estudio sistemático requiere de un orden o encauzamiento en su desarrollo, respecto al control del Sistema Presupuestal, las etapas son:

• PREVISIÓN

• PLANEACIÓN

• FORMULACIÓN

• APROBACIÓN

• EJECUCIÓN Y COORDINACIÓN

• CONTROL.

• EVALUACIÓN

• a) De Previsión.- Apreciar y tener anticipadamente todo lo necesario para el cumplimiento expedito de las fases del Control Presupuestal.

• b) De planeación. Todo acto debe ser planeado, y en el caso de los presupuestos, con mayor razón, toda vez que resulta ser inherente; uno de los primeros pasos a dar, es elegir la personas (Director o Comité, generalmente existen ambos) que se harán cargo de todo el sistema presupuestario, desde su planeación.

• c) De Formulación.-Esta fase integra la elaboración de los presupuestos parciales, que se hacen en forma analítica de cada departamento del organismo del organismo, y la realización de los presupuestos globales o sumarios previos, puesto que están sujetos a ajustes; pero con la visión completa, general del presupuesto.

• d) De Aprobación.-Es la Dirección General o Gerencia de la entidad, después del comité, quien sanciona los presupuestos hasta el resultante del paso anterior; simultáneamente son verificados por los jefes de departamento, y otros funcionarios que se hagan responsables de llevarlos a cabo.

• e) De Ejecución y Coordinación.-El trabajo de llevar a efecto los presupuestos , es de todo el personal , desde los obreros , bajo las ordenes de su jefe, hasta los funcionarios de lamas alta jerarquía; por lo que es necesario formular manuales específicos de labores coordinadas de procedimientos y de métodos.

• f) De control.-Corresponde a la serie de funciones encaminadas a la observancia y la vigilancia del ejercicio del presupuesto. El objetivo de controlar el desarrollo del presupuesto, es localizar actitudes perjudiciales en el momento en que aparecen, para evitar que ocasionen momentos críticos o de mayor importancia negativa.

El control del presupuesto de hace, básicamente, partiendo del sistema presupuestado, registrado lo realizado, y por comparación, determinar las variaciones o desviaciones, mismas que se estudian y se analizan, para dar lugar a acciones correctivas y superaciones.

Analizar y estudiar de las variaciones o desviaciones, de tal forma, que den a lo siguiente:

• a) Localizar el área del problema

• b) Celebrar pláticas con el concurso de los supervisores y los funcionarios de dicha área.

• c) Analizar la situación del trabajo, la secuencia, la coordinación de actividades, y la efectividad de la supervisión.

• d) Observar directamente el trabajo del departamento afectado.

• e) Entablar pláticas con el funcionario en línea.

• f) Nombrar personal para el estudio del problema específico, y llevar acabo practicas especiales de auditoría interna.

• g) Formular reportes en los que colaboren tanto el personal involucrado como quienes estudian directamente el problema

• h) Investigado y delimitar el problema y sus causas, emitir un informe en el que se mencionen estas, y la forma en que se obtuvieron

• g) De Evaluación Con base en los resultados obtenidos y sus costos, se hace la evaluación mediante la comparación, el análisis, la revisión

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