Presupuestos

CARACTERÍSTICAS DEL PRESUPUESTO

Los presupuestos deben ser:

• Realistas. No se debe presupuestar un valor si no se confía en que dicha estimación va a cumplirse.

• Flexibles. Como hipótesis de trabajo, los presupuestos deben modificarse en la medida en que el cambio de las condiciones lo exija.

• Eficientes. No presupueste gastos innecesarios y procure economizar hasta donde lo permitan los criterios de calidad.

• Integrales. Los presupuestos deben cubrir completamente todas las tareas del proyecto. No deje ninguna actividad por fuera.

• Equilibrados. El valor de los gastos debe ser igual al de ingresos. Supone una idea de equilibrio contable entre ingresos y gastos. El presupuesto siempre está formalmente equilibrado: los ingresos deben cubrir los gastos.

• El sector privado suele incluir un margen variable de utilidades al definir este punto, donde a los ingresos totales les restan los costos totales y la diferencia seria el beneficio obtenido.

OBJETIVOS DE LOS PRESUPUESTOS.

- Planear integral y sistemáticamente todas las actividades que la empresa debe desarrollar en un periodo determinado.

- Controlar y medir los resultados cuantitativos, cualitativos y, fijar responsabilidades en las diferentes dependencias de la empresa para logar el cumplimiento de las metas previstas.

- Coordinar los diferentes centros de costo para que se asegure la marcha de la empresa en forma integral.

- Planear los resultados de la organización en dinero y volúmenes.

- Controlar el manejo de ingresos y egresos de la empresa.

- Coordinar y relacionar las actividades de la organización.

- Lograr los resultados de las operaciones periódicas.

REQUISITOS PARA ELABORAR UN BUEN PRESUPUESTO

1. Conocimiento de la Empresa. Es muy importante que tengas un conocimiento amplio de la empresa en cuanto a sus objetivos, políticas y organización, ya que si un presupuesto no se elabora de acuerdo a las características principales, no tiene razón de ser y no servirá.

2. Total apoyo de la alta gerencia. Para su buena realización y desarrollo es indispensable que te asegures de que los directivos apoyen la implantación del presupuesto. Esto hace que el presupuesto se convierta en un plan de acción operativa y un patrón de control comparando lo presupuestado contra lo real.

3. Exposición del plan o política. Una vez que se han definido claramente los criterios de los directivos respecto al plan, necesitarás difundirlos en forma clara y concreta por medio de manuales o instructivos. Esto tiene como fin informar el trabajo y coordinar las funciones de las personas que intervienen en la elaboración del presupuesto.

4. Coordinación para la ejecución del plan o política. Para que cada uno de los presupuestos de los diferentes departamentos de una empresa formen parte del presupuesto general y éste sea como una unidad, es necesaria la presencia de una persona que actúe como coordinador de todos los departamentos que intervienen en el plan. A esta persona se le denomina Director del Presupuesto.

5. Fijación del Período Presupuestal. Otro de los requisitos es aconsejable establecer períodos del presupuesto por un año dividido en meses, para poder comparar mensualmente los resultados obtenidos contra lo planeado, con el fin de detectar desviaciones y así prever en lo que sea posible para el mes siguiente.

6. Dirección y Vigilancia. Una vez que el plan ya ha sido aprobado, cada departamento empezará a elaborar su presupuesto con las recomendaciones que ayudarán a poner en práctica dichos planes.

El siguiente paso será revisar periódicamente las estimaciones y las actividades que se van desarrollando y, de ser necesario, modificarlas.

Un buen presupuesto requiere de un trabajo continuo y minucioso, y que la persona encargada de vigilarlo posea los conocimientos necesarios para ver que se cumpla y se lleven a cabo las modificaciones cuando las circunstancias así lo requieran. De esta manera, el presupuesto podrá ser un verdadero instrumento de control para la empresa.

INTEGRACIÓN DEL CONTROL PRESUPUESTAL

Se puede decir que CONTROL PRESUPUESTAL tiene como reflejo el conjunto de presupuestos parciales, correspondientes a cada una de las diferentes actividades de una entidad. Es conveniente la elaboración de un programa de producción que se realice por periodos mensuales durante el primer año de operación del proyecto especialmente en los casos de demanda estacional o irregular, con el fin de que los aspectos financieros relativos a los ingresos, costos utilidades sean determinados de manera más precisa.

Cabe aclarar, que aunque es en el director del presupuesto sobre quien recae la responsabilidad de la elaboración del mismo, para cumplir su cometido, necesita de la colaboración de todo el personal de la compañía, para lo cual es conveniente que los ejecutivos tengan bajo su cargo las principales funciones, como sigue:

• Director o Gerente general. Políticas generales (cambios de diseños y productos, mercados, tendencias administrativas, etc.)proyección a futuro.

• Director de Finanzas o Contralor. Aspectos financieros y de control (Presupuesto financiero, que incluye el de caja, cuentas por cobrar y por pagar, gastos generales, nominas, etc.) estadísticas, costos, impuestos, sistemas y procedimientos(organización),relaciones con auditorias interna y externa, análisis de operaciones futuras y presentes, estudios económicos, protección de los derechos(Activos),y Obligaciones(con los Acreedores y con los Accionistas); análisis, interpretación, evaluación, deliberación

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