Procedimiento Datos Maestros

1.  OBJETIVO:

Establecer un proceso que permita la adecuada conservación de códigos en el sistema ERP, garantizando su correcto diligenciamiento y actualización, permitiendo una rápida búsqueda en el sistema.

1. ALCANCE:

       Este procedimiento aplica para la creación, modificación y baja de Códigos de Materias Primas, Materiales

      Y Repuestos.                                              

1. GLOSARIO:

• Baja de Articulo: desactivar el código asignado para una materia prima, material y repuesto que no se usa o tenga baja rotación en planta.

• Creación de código: Asignar origen a algo que aún no tiene existencia en el sistema ERP.
• Modificación: Hacer una mejora o implementación de una información ya existente.
• Solicitante: persona que tiene la potestad de solicitar un producto a almacén según sea su cargo.

1. REFERENCIAS:

• N/A

1.  RESPONSABLES:

• Analista de Almacén.
• Analista de Bienestar.
• Analista de Compras.
• Auxiliar Comercio Exterior.
• Coordinador de Repuestos.
• Director de Geología y Minería.
• Director de Producción.
• Encargado de Datos Maestros.
• Jefe de Aprobación y Desarrollo.
• Jefe de EHS.
• Jefe de Planificación Mmto.
• Jefe técnico Cerámico.
• Supervisor de Molienda.

1. DESARROLLO:

En el momento que deba ingresar un producto al almacén (materia prima, repuestos, Epp, dotación, etc.) debe existir un código que permita la identificación de dicho producto en el sistema ERP. Si el producto no tiene un código que lo identifique es necesario realizar la solicitud de creación de códigos.

1. Estructura de códigos.

Los códigos que permiten la identificación de Materias Primas, Materiales y Repuestos se encuentran alojados en ERP manejado por Cerámica San Lorenzo y están conformados por 9 caracteres (entre letras y números).

La estructura de codificación se encuentra relacionada según el tipo de Inventario y Material que se va a ingresar al sistema ERP.

 El Primer carácter  indica el tipo de Inventario al que corresponde el material.

 Ejemplo: D, (Dotación), E, (EPP), P, (Papelería), C, (Combustible), T, (Matriceria), O (Rodillos Rotocolor), I (Insumos y Empaques), M, (Materia Prima), H, (Herramienta), R, (Repuestos).

El segundo carácter indica el origen del material, si es Nacional o Importado.

Los siguientes tres caracteres indican la clase de material o subgrupo.

Ejemplo: ELE; Clase de material o artículo; Eléctrico.

Los cuatro siguientes caracteres son  numéricos y los dará el sistema ERP según la secuencia  

Ejemplo: 2298; Números Consecutivos

Ejemplo código completo:

    R          N       ELE            2298[pic 2][pic 3][pic 4][pic 5]

(Repuesto) - (Nacional) - (Eléctrico) - (Números según Secuencia)

      En la siguiente tabla se describe la estructura que se debe asignar según el tipo de categoría, origen y

      Subgrupo.

 [pic 6]

[pic 7]

[pic 8]  [pic 9]

[pic 10][pic 11][pic 12]

Tabla 1: Estructura codigos

1. Solicitud de Creación de Código.

En el momento que una materia prima, material y/o repuesto no cuenta con un código asignado (que no exista en el ERP) el Solicitante, es el responsable de enviar el formato “FR-ALM-007 Creación Código   Materias Primas, Materiales y Repuestos” al correo electrónico del Analista de almacén, garantizando que se encuentre correcta y completamente diligenciado, para la creación de un nuevo código en el sistema ERP.

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