Procedimiento De Credito Y Cobranza

Proceso de Compra de Productos y Servicios

El proceso comienza cuando el Departamento Bodega ingresa al sistema computacional de la empresa, la Solicitud de Pedido que posteriormente es liberada por el responsable asignado dependiendo del centro de costo, gasto u orden de inversión que lo haya solicitado. Se deben contar con a lo menos 3 cotizaciones de proveedores, se compara y analiza la oferta y se adjudica a un Proveedor. Se procede a generar la Orden de Compra considerando especificaciones especiales, plazos de entrega, precio, entre otros.

Cuando el material es recibido en Bodega, se procede al ingreso documental con una copia de la guía de despacho, factura, boleta, recibo o cualquier documento que identifique al proveedor, número de orden de compra, cantidad y material recibido.

La revisión de la mercadería se efectúa según Procedimientos Establecidos por personal del departamento Bodega de Insumos, quienes si advierten algún problema, emiten una solicitud de Rechazo al Proveedor. En caso contrario, el material es ingresado física y computacionalmente, con lo que la “Solicitud de Pedido” es finiquitada.

Recepción de documentos Mercantiles

Es responsabilidad del funcionario designado la recepción y revisión acuciosa de cada uno de los documentos (manuales y electrónicos) revisando los siguientes datos: Fecha del Documento, Razón Social, Rut, Giro, Dirección, Orden de Compra, Referencia, Contacto, Forma de pago.

En caso de existir algún error u omisión se rechaza el documento. Si los datos son correctos se procede al timbre de recepción y se asigna a un flujo de aprobación dependiendo de la naturaleza del servicio prestado o compra realizada. Cuando el documento es aprobado se procede a la contabilización del mismo.

Procedimiento de Pago Proveedores

El departamento de tesorería es el encargado de generar los pagos de todo el registro de facturas de compras y servicios contabilizados en el mes visado por el departamento de Contabilidad y se efectúan a 30 días plazo a contar de la fecha de recepción, condiciones de pago al contado y plazos especiales se consideran al momento de generar las solicitudes de pedido. Todos los pagos son con Vale Vista virtual.

En caso de que el proveedor opte por ceder el crédito a un tercero inmediatamente llegada la notificación del Factoring, el encargado de Tesorería efectúa una revisión del documento corroborando que se encuentre debidamente contabilizado e informa la notificación de cesión de crédito a la Fiscalía para la revisión de aspectos legales. Aprobada la cesión la Fiscalía procede a estampar el timbre con la frase “Cesión y Notificación Válidamente Efectuadas” y notificar al encargado de tesorería. Así se procede a compensar contablemente al proveedor y a generar la obligación de pago con la empresa de Factoring correspondiente.

Proceso Otorgamiento Crédito y Cobranzas Clientes

Fijación de Líneas de Crédito

Para Clientes Nuevos

El proceso comienza cuando el Área Comercial capta un cliente Nuevo, que requiere contar con línea de crédito, para efectuar sus operaciones comerciales con la División de Productos Manufacturados de Sociedad Punta de Lobos S.A. El Ejecutivo Comercial debe recopilar la documentación requerida, de acuerdo al monto de la línea propuesta.

Una vez recopilada la información, se confecciona el formulario de Solicitud de Línea de Crédito, el cual debe ser evaluado por el Comité de Crédito correspondiente.

Previo a la evaluación del comité respectivo, se genera un informe comercial (Dicom), para revisar en primera instancia la situación comercial del cliente. Si el informe presenta algún inconveniente, se solicita mayor información al área comercial, para reevaluar la situación de este cliente.

Con la información entregada por el área comercial, más el informe Dicom del cliente, el Supervisor Administrativo o el Departamento de Crédito y Cobranzas, confecciona un documento que resume la situación comercial y financiera de éste, para que sea analizado por el Comité de Créditos correspondiente al nivel de línea solicitada.

Para Clientes Antiguos

El proceso, comienza cuando el Área Comercial detecta la necesidad de modificar las condiciones de crédito de un determinado cliente, para lo cual presenta al Departamento de Crédito y Cobranzas, la Solicitud de Línea de Crédito, con las nuevas condiciones que tendrá el cliente, adjuntando además la documentación necesaria.

En el Departamento de Crédito y Cobranzas, se genera un informe comercial (Dicom), para actualizar la situación comercial del cliente. Si el informe presenta algún inconveniente, se solicita mayor información al área comercial, para reevaluar la situación de este cliente.

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