Procedimiento comite de mejoramiento municipal.

TABLA DE CONTENIDOS

1.-   OBJETIVO.

2.-   ALCANCE.

3.-   RESPONSABILIDAD.

4.-   DEFINICIONES.

5.-   MODO OPERATIVO.

6.-   REGISTRO.

7.-   REFERENCIAS.

8.-   ANEXOS

1.-        OBJETIVO.

Este procedimiento tiene por objeto la participación y desarrollo de actividades en donde se evalúa el desempeño de la organización, para orientar el logro de esta hacia la satisfacción de los usuarios y usuarias y asi entregar un servicio de calidad.

2.-        ALCANCE.

Este procedimiento, se aplica para el mejoramiento continuo de todas las unidades, procesos y/o actividades de la Ilustre Municipalidad de Caldera.

3.-        RESPONSABILIDADES.

Alcalde (sa)

Liderar el Comité de Mejoramiento Municipal

Integrantes del Comité de Mejoramiento

Participar en todas las reuniones del Comité de Mejoramiento Municipal

        Gestor Control de Gestión

Organizar y registrar cada reunión del Comité de Mejoramiento, generando un acta que indique los temas tratados y los acuerdos tomados.

4.-        DEFINICIONES.

        Comité de Mejoramiento Municipal: Órgano encargado de liderar y administrar el    proceso de mejoramiento continuo al interior de la municipalidad. Este Comité es integrado por funcionarios y funcionarias conocedores de las prácticas de gestión que desarrolla el municipio y será conducido por el Alcalde o Alcaldesa.

5.-   MODO OPERATIVO.

5.1.-Conformación del Comité de Mejoramiento

El comité de Mejoramiento Municipal estará conformado por los siguientes funcionarios municipales:

1. Alcalde
2. Administrador Municipal
3. Secretario Municipal
4. Director de Administración y Finanzas
5. Director de Control Interno
6. Director de Tránsito
7. Director de Obras Municipales
8. Director de SECPLAN
9. Director de DIDECO
10. Encargada de Operaciones
11. Director de Técnico de Salud
12. Director administrativo de Salud
13. Director de Educación
14. Asesor Jurídico
15. Juez de Policía Local
16. Gestor en Prevención de Riesgos
17. Gestor en Control de Gestión
18. Gestor de Comunicaciones
19. Gestor en Sistema de Gestión de Calidad

5.2 Funciones del Comité de Mejoramiento Municipal

        Las principales funciones del Comité son:

• Servir de instancia de coordinación interna de las distintas unidades municipales
• Planificar y conducir las etapas del Plan Anual;
• Cumplir con los compromisos y alcanzar los objetivos propuestos;
• Promocionar, difundir  las capacitaciones, encuentros o talleres que realice SUBDERE;
• Estudiar y proponer mejoras en los procedimientos administrativos internos de la

   Municipalidad, indicando las modificaciones que sean necesarias para lograr el

           mejor aprovechamiento de los recursos disponibles.

• Asegurar la comunicación y coordinación intramunicipal;
• Revisar métodos de seguimiento de los avances de los procesos y sus resultados;
• Contribuir a la instalación en el municipio de una cultura de mejoramiento continuo;
• Levantar información de buenas prácticas de la municipalidad y darlas a conocer en la  

     organización.

• Revisar las metas de desempeño colectivo y el programa de mejoramiento de la gestión.

5.3 Funcionamiento del Comité de Mejoramiento Municipal

• El Comité sesionará mensualmente estableciéndose a principio de año un Calendario con las fechas establecidas para reuniones ordinarias (Anexo A), sin perjuicio de las sesiones extraordinarias, que serán convocadas cuando el tema lo amerite y que deben ser aprobadas por el Alcalde (sa).
• Cada reunión tendrá una duración de 2 horas, la que se podrá extender por un máximo de 30 minutos desde la hora de término, la cual será registrada por administración.
• Los integrantes del Comité podrán proponer temas a tratar en cada reunión. Estos deberán ser enviados vía correo electrónico, con un mínimo de 48 hrs. de anticipación a la siguiente sesión, al Gestor (a) de Control de Gestión, para que lo incluya en la tabla de contenidos.
• El gestor (a) de Control de Gestión enviará un Memo a cada integrante del Comité el cual indicará el día y hora de la reunión y la tabla de contenidos.        
• Los acuerdos serán adoptados por mayoría de votos. En caso de empate, dirimirá el Alcalde o el Administrador Municipal, en su caso.
• De los integrantes del Comité, tendrán derecho a voto, en Alcalde, Administrador Municipal, Secretario Municipal y Directores de Departamento, o su subrogante por decreto
• El Gestor (a) de Control de Gestión elaborará un acta donde se incluirá los temas tratados y las conclusiones o acuerdos tomados, el cual tendrá un formato definido (ver anexo B).
• El Gestor (a) de Control generará un Informe Semestral con los puntos tratados, acuerdos tomados y objetivos logrados por el Comité de Mejoramiento, el que deberá ser enviado al Gestor de Sistema de Gestión de Calidad para que sea utilizado como insumo para la Reunión de Revisión por la Dirección.

5.4 Contenidos mínimos a tratar por el Comité de Mejoramiento

        El Gestor (a) de Control de Gestión cada inicio de año generara el Programa Anual de Contenidos, el cual puede ser modificado a petición del Director del Área, mediante memo al Alcalde (sa), con un mínimo de 48 horas con anterioridad a la sesión.

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