Procedimiento de motivacion y comunicacion.

Grupo de Proceso

Fecha de Diseño

Proceso

Fecha de Aprobación

Revisado Por

Aprobado por

Código

Versión:

Actividad

Establecimiento de los programas que permitan la motivación, la comunicación, participación  y consulta

Objetivo

Lograr la participación eficaz y sistemática de los colaboradores de AB CIVITOP SAS  y todas las partes interesadas, en la construcción y mantenimiento  del sistema de SSTA, implementando los programas de gestión necesarios para garantizar la motivación, comunicación, participación y consulta.

Alcance

Procedimiento aplica para el personal directo y todas las partes interesadas en el negocio

Proceso de comunicación

1. Generación de la información a comunicar

2. Redacción de la información

3. Definición del grupo de interés y canales de comunicación

4. Publicación

5. Documentación de evidencias

6. Control de cambios

PROCEDIMIENTO

RESPONSABLE

1. Generación de la información a comunicar

El funcionamiento del Sistema SSTA, permite que constantemente se genere la necesidad de comunicar los avances, sucesos, cambios, modificaciones y aspectos relevantes susceptibles de ser divulgados.

Estas necesidades se pueden generar a partir de:

Inspecciones

Reuniones

Informes

Cambios

Actividades

Reportes

Incidentes y accidentes

Impactos

Identificación de comportamientos que deben ser resaltados

Auditorías

Cuando alguna de las partes interesadas en el negocio, identifique alguna condición o comportamiento  subestándar que aprecie en los  puestos  o área de trabajo, orientado a la detección de riesgos para su eliminación, minimización y/o control, deberá comunicarse de acuerdo al protocolo establecido para el reporte de condiciones y comportamientos inseguros.

Gerencia

Directores

Administrador del sistema

Colaboradores

Partes interesadas

2. Redacción de la información: Tipos de comunicación

2.1. Comunicaciones Internas

2.1.1 Para todos los niveles: Son aquellas comunicaciones de interés general para todos los empleados de la empresa. Los parámetros para este tipo de comunicaciones son:

• Protocolo: el comunicado será redactado por la gerencia  y  enviado al administrador del sistema por correo electrónico,  para realizar las revisiones de estilo necesarias y ser publicado por el canal definido para ese fin.

2.1.2 Para grupos específicos: Son aquellas comunicaciones de interés para un grupo específico de empleados Los parámetros para este tipo de comunicaciones son:

• Protocolo: El emisor redactará el mensaje por cualquiera de los siguientes medios: correo electrónico, actas de reuniones o similar

• el comunicado será revisado por la Dirección  y  enviado al administrador del sistema  para realizar las revisiones de estilo necesarias y ser publicado por el canal definido para ese fin.

2.2. Comunicaciones Externas: 

Son aquellas comunicaciones dirigidas a las partes interesadas (contratistas, terceros, autoridades, prensa, gobierno y público en general)

La Para la  redacción de la comunicaciones se tendrán en cuenta los siguientes parámetros:

• En lo posible los mensajes deben ser positivos y motivadores

• Encaminar la información de manera que se muestres los beneficios de una conducta determinada.
• Claros y concretos
• Alineados con el temas del Sistema SSTA

Otros canales de comunicación empleados serán:

• Correos electrónicos:
• Eventos
• Espacios de formación
• Reuniones del copaso

Gerencia

Directores

Administrador del sistema

Colaboradores

Contratistas

Documentación de evidencias.

Todos los documentos que se generen serán archivados y dispuestos según el Procedimiento Pd control documento registro.

Proceso de Participación

1. Generación de espacios para la participación.

2. Respuesta a la participación.

3. Resultados de la participación.

4. Documentación de evidencias.

PROCEDIMIENTO

RESPONSABLE

Generación de espacios para la participación

AB CIVITOP SASha definido algunos  medios, donde sus colaboradores puedan interactuar, dar sus opiniones, sugerencias, ideas  o comentarios al respecto del Sistema, que permitan una mejora continua del mismo.

Los espacios definidos son:

• Investigaciones de los incidentes y accidentes de trabajo.
• En las evaluaciones de satisfacción de los eventos.

• En los Comités gerenciales trimestrales,  grupos primarios y Reuniones del COPASST.

• En los reportes
• En las inspecciones.
• Como respuesta a los correos electrónicos enviados
• En los eventos realizados.
• En los espacios de formación.
• En las auditorias.

Respuesta a la participación.

Los mecanismos de respuesta a la participación dependerán del medio en que se generen los espacios de participación, las respuestas serán verbales o escritas dependiendo del contexto donde se genere.

Resultados de la participación

El proceso de participación será medido en los siguientes espacios:

1. Planes de acción de las actas.

2. En las evaluaciones de los eventos.

3. Planes de acción de los reportes de incidentes y accidentes

4. En los listados de asistencia

Documentación de evidencias.

Se podrá evidenciar la participación en:

• En las reuniones, comités y equipos primarios quedaran plasmados las anotaciones y temas de participación en las actas.

• En los eventos y  procesos de formación, se abrirán espacios de tiempo para la participación de los asistentes motivándolos a generar aportes que contribuyan al mejoramiento continuo del Sistema. Adicionalmente se tendrán evaluaciones de los eventos,  donde se medirá entre otros aspectos la oportunidad de participación, respuestas y satisfacción del evento.

• En las inspecciones quedarán consignadas las personas que participaron en la actividad.

• En los reportes de los incidentes y accidentes de trabajo, quedaran los aportes y comentarios de las personas que participaron en las investigaciones.

Proceso de Motivación

1. Iniciativa Gerencial.

2. Estrategias para la motivación.

3. Resultados de la motivación.

4. Documentación de evidencias.

PROCEDIMIENTO

RESPONSABLE

Iniciativa Gerencial.

Desde la Gerencia, a través de los canales de comunicación y participación ya definidos, se promoverá la importancia y  los beneficios de interactuar en el Sistema. De esta manera el proceso de motivación estará encaminado a incentivar  todos los niveles para que se relacionen e interactúen permanentemente con el Sistema, aportando a la transformación cultural y del cambio de comportamiento hacia actitudes positivas.

Estrategias para la motivación.

Dirigidos por la Gerencia, Directores, y Administrador del Sistema, se motivara a los colaboradores para que sean parte activa del Sistema con los siguientes mecanismos:

• En el proceso de comunicación de dar mensajes positivos y resaltando los beneficios de una conducta determinada.

• Los mecanismos de comunicación se diseñaran en la  medida de lo posible de forma lúdica y sencilla para incentivar a los colaboradores a su lectura.

• Se diseñaran actividades lúdicas para incentivar la participación de los colaboradores en los espacios de formación, de manera tal que se motiven a asistir a otros eventos.

• Realizando las acciones de mejora propuestas por los colaboradores cuando están sean pertinentes y divulgar los resultados de las mismas.

• A través de los canales de comunicación, se realizarán reconocimientos públicos e individuales, tales como: notas del gerente, puntajes en las evaluaciones de desempeño, concursos.

Resultados de la motivación.

Los resultados de la motivación estarán asociados a los siguientes indicadores.

Proceso Consulta

1. Identificación de la consulta

2. Canales de consulta

PROCEDIMIENTO

RESPONSABLE

Identificación de la consulta

Como parte activa del sistema cualquier nivel de la empresa, podrá acceder a los documentos que soportan el Sistema SSTA, para   aclarar, reforzar, o retroalimentar algún procedimiento, programa  o herramienta.

Canales de consulta:

Los canales de consulta definidos serán:

• El manual del sistema estará disponible en el equipo del administrador del sistema
• En los documentos físicos entregados en las agencias (procedimientos, estándares, manuales)
• Solicitud de información a jefes, Administrador del sistema, Copaso
• Correos electrónicos
• En general se podrá realizar consultas en los espacios definidos para la participación.

Resultados de la consulta

Fecha

Versión

Causas del Cambio