Proceso Administrativo

PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN DE LA CARTERA

¿Qué es un crédito?: El crédito es una operación financiera en la que se pone a nuestra disposición una cantidad de dinero hasta un límite especificado y durante un período de tiempo determinado, al término del cual habrá de devolvérselo al deudor junto con sus respectivos intereses.

Todo el manejo del crédito y de la cartera es un proceso que comprende cuatro etapas: estudio de la solicitud, asignación del crédito, administración de la cartera y cobranza. Es necesario observar estrictamente cada una de ellas para que el resultado final sea la exitosa recuperación de la cartera. Ignorar o realizar defectuosamente este proceso trae su pérdida o una serie de dificultades, a veces muy difíciles, para recuperarla.

SOLICITUD DE CRÉDITOS

1. Estudio de la solicitud de crédito

Se hace con la investigación del solicitante. Consiste en verificar que los datos ingresados en la solicitud de crédito son factibles para aplicar al mismo, se investiga (monto, capacidad de pago, plazo, descuentos, antecedentes crediticios).

- Revisar periódicamente las tasas de interés de la competencia, a fin de dar mejores descuentos que estén por debajo de los ofrecidos

- Ver la capacidad financiera del cliente y de sus fiadores a fin de que nuestra cartera se puede recuperar rápidamente y en los plazos establecidos.

2. La Asignación del Crédito

Para decidir si se acepta o no la solicitud, se debe revisar el estudio realizado anteriormente al cliente, allí se observa si cumple con las políticas establecidas por la institución y enviarlo al funcionario que se encuentre en alto grado de criterio para su decisión.

3. Administración de la cartera

Al conceder el crédito, se genera la cartera y se comienza con el proceso administrativo (planeación, organización, dirección, control) de las cuentas por cobrar con el fin de lograr que los pagos se realicen de manera oportuna y efectiva, con una serie de condiciones internas (contratos, garantías, plazos, tasas, descuentos).

4. Cobranza

Cuentas por cobrar de la empresa, en busca de su recaudo financiero. Algunos instrumentos que facilitan su ejecución son los títulos valores como las letras de cambio, los pagarés, las facturas conformadas; así como otros documentos de venta como las facturas a plazo.

Tener siempre la base de datos al día, con todos los créditos y especialmente con los créditos que tengan vencimientos el mes siguiente.

Tipo de cobranzas y como realizarlas

1. Cobranza telefónica: Realizar llamadas con 2 o 3 días antes del vencimiento para recordar el oportuno pago, sin entrar en ninguna clase de discusión

1.1. Buscar el momento oportuno para hacer la llamada y que el deudor pueda prestar la atención debida.

1.2. Ser cortés y utilizar un vocabulario moderado

1.3. Utilizar un tono de voz adecuado, no exaltarse, manejar situación con calma y comprensión.

2. Cartas: Realizar las comunicaciones escritas 15 o 20 días antes del vencimiento de la cuota o del crédito.

2.1. Ser breves, En la actualidad no hay tiempo para leer largos discursos

2.2. Usar palabras conocidas, con frases cortas, con buena puntuación y no con frases muy comunes.

2.3. Especificar el monto a pagar y los plazos

2.4. Indicar que debe hacer el deudor en caso de atraso, (venir a las oficinas, enviar una carta, entre otros)

MODELO LLAMADA COBRO CRÉDITO MENOR

FECHA: 01 de abril de 2008

Se comienzan hacer las llamadas de los créditos próximos a vencerse, se deben hacer las llamadas dos días antes del vencimiento, las llamadas se hacen para los clientes con un menor valor crediticio.

NOMBRE DEL CLIENTE ACTIVIDAD VENCIMIENTO VALOR

Abraham Restrepo Empleado 3-04-08 5.000.000

Paola Quiroga Estudiante 6.04.08 500.000

Agustín Pardo Independiente 5-04-08 4.000.000

Luz Marina Ariza Empleada 20.04.08 3.000.000

Ernesto Camargo Independiente 22-04-.08 5.000.000

Ejemplo de Cobranza telefónica:

Respetado señor (a) Abraham Restrepo, mi nombre es Cleidy Eliana Alzate y me estoy comunicando con usted desde el departamento de cartera de Almancenes el marco s.a, para extenderle la invitación al pago de su cuota del mes de abril del presente año; recuerde que realizar sus pago antes de la fecha indicada tiene múltiples beneficios, en los cuales se puede ahorrar tiempo en largas filas y acercarse a nuestra oficinas y realizarlos de forma inmediata, si realiza su pago antes de la fecha indicada recibe un descuento del 3% en todos los accesorios de nuestro almacén y lo mejor de todo tiene ingreso gratuito por el mes de agosto a los cines ROYAL de nuestra ciudad (válido para una persona).Recuerdo que el no pago oportuno de la cuota, genera una mora del 1% en el pago de la misma.

¡Que tenga un feliz día!

MODELO CARTA COBRO CRÉDITO CUANTÍA INTERMEDIA

FECHA: 22 Marzo de 2008

Entre el 20 y 22 de cada mes se comienzan a elaborar las cartas, recordando el pago de los créditos que estén entre el 01 y el 15 del próximo mes para pago. Las cartas se elaboran para los clientes con créditos de cuantía intermedia.

NOMBRE DEL CLIENTE ACTIVIDAD VENCIMIENTO VALOR

Leonor Restrepo Comerciante 2-04-08 10.000.000

Isabel Ariza Empleada 2-04-08 8.900.000

Ricardo Sarmiento Comerciante 15.04-08 17.000.000

FECHA: 01 DE ABRIL DE 2008

El 01 de cada mes se comienzan a elaborar las cartas de los créditos próximos a vencerse en este mismo mes entre el 16 y el 30 de cada mes. Las cartas se elaboran para los clientes con créditos de cuantía intermedia.

NOMBRE DEL CLIENTE ACTIVIDAD VENCIMIENTO VALOR

Carmen León Abogada 16-04-08 10.000.000

Patricia Valderrama Comerciante 30.04.08 6.800.000

EJEMPLO CARTA

Medellín, Marzo 22 de 2008

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