Proceso De Solucion De Problemas

3.2 PROCESO DE SOLUCIÓN DE PROBLEMAS.

Problema. Primeramente debemos entender que la no satisfacción de una necesidad o expectativa es ya una fuente de problemas, por lo tanto una definición de problema puede ser:

El Resultado indeseable de un trabajo

Este trabajo incluye a los productos en proceso, productos terminados, trámites, servicios, sistemas empresariales actuales, nivel de calidad actual, etc. Entonces, las actividades de mejora pueden enfocarse a solucionar los diferentes y diversos factores, así como controlar las diversas variables que causan esos resultados indeseables, es decir, esos Factores y Variables son nuestros problemas.

El hecho de tener resultados indeseables significa que no se pudo alcanzar o cumplir un objetivo deseado. Entonces, un problema se define, por sí solo, una vez que se ha trazado primero un objetivo y una meta.

Solo existen los problemas cuando existen Objetivos y Metas establecidas

Problema es todo aquello que nos desvía del Objetivo, es una oportunidad de ser Mejor

Pasos del proceso de solución de problemas

Veamos cada uno de los pasos y notas importantes sobre lo que cada uno debe contemplar. Debemos recalcar que el número de pasos pueden ser menos o más. Continuaremos hablando de este tema en repetidas ocasiones. Los pasos del proceso de solución de problemas se sitúan dentro de cada una de las fases del Ciclo de Control.

Fase: Planear

Paso 1.- Identificación del problema.

Analizar la situación e identificar los distintos problemas o situaciones a mejorar.

Analizar los datos Existentes.

Seleccionar analíticamente el problema principal o específico.

Definir a los responsables de la mejora.

Paso 2. Observación y planeación.

Cuantificar el mismo y señalar las razones de su selección.

Indicar la relación existente entre el tema seleccionado y los objetivos y políticas de la empresa y/o la satisfacción de los clientes (externos o internos).

Definir una meta numérica (qué quiero, cuánto quiero y en cuánto tiempo).

Proponer un programa de trabajo.

Paso 3.- Análisis del problema.

Identificar causas potenciales y estratificar hasta las causas particulares.

Relacionar claramente el problema con sus causas.

Evaluar cuantitativamente cada causa potencial comparándola con la descripción del problema o efecto.

Experimentar con las distintas hipótesis o posibles causas.

Seleccionar analíticamente las causas reales.

Paso 4.- Análisis de soluciones.

Investigar las posibles soluciones.

Seleccionar analíticamente las alternativas de solución.

Presentar un plan y programa de implantación.

Establecer responsables (personas o áreas) de llevar a cabo cada acción correctiva y preventiva.

Lograr el compromiso de acción de todos los miembros del equipo, facilitador y en algunos casos de la compañía.

Fase: Hacer

Paso 5.- Implantación.

Experimentar y probar las distintas alternativas de solución.

Seleccionar las mejores soluciones.

Implantar las mejores acciones.

Eliminar causas reales.

Fase: Verificar

Paso 6.- Confirmación del efecto.

Confirmar cuantitativamente la efectividad de las acciones tomadas.

Evaluar el grado de reducción o eliminación del problema.

Verificar los efectos secundarios de las acciones.

Fase: Actuar

Paso 7.- Estandarización y control.

Implantar las mejores acciones correctivas permanentes.

Establecer o mejorar los estándares y procedimientos que eliminan la reincidencia de los problemas.

Dar seguimiento de los resultados una vez aplicados los nuevos estándares (o mejores).

Aplicación de la mejora en otros procesos (alcance de la mejora).

Paso 8.- Conclusión.

Reflexionar sobre lo realizado.

Resumir y evaluar cuantitativamente los resultados obtenidos.

Comparar los resultados vs. la meta establecida.

Evaluar los resultados intangibles.

Evaluar económicamente los resultados tangibles.

Realizar el plan para la siguiente actividad de solución de problemas.

3.2.1 Definición del objetivo a alcanzar

Un objetivo es una meta o finalidad a cumplir para la que se disponen medios determinados. En general, la consecución de un determinado logro lleva implícita la superación de obstáculos y dificultades que pueden hacer naufragar el proyecto o, al menos, dilatar su concreción. Además, el cumplimiento o incumplimiento de objetivos puede conllevar sentimientos de euforia o frustración, que afectarán la salud psíquica para bien o para mal de quien se ve afectados por ellos.

El desarrollo normal de la vida de una persona se basa en el planteo de una serie de metas y los esfuerzos que se encaminan para alcanzarlas. Así, desde la infancia y adolescencia, con las metas escolares, pasando por la vida adulta, con las metas laborales y familiares, hasta la vejez, tratando de sobrellevar la salud, toda la existencia de una persona puede analizarse desde el punto de vista de sus objetivos y el modo de relacionarse con éstos.

En el plano personal, todo el tiempo fijamos objetivos, metas y puntos adonde queremos llegar. Sin ellos, de manera segura, no podríamos tener proyectos de vida ni programar o planificar diferentes proyectos: un viaje de vacaciones, desarrollar una carrera, formar una familia, tener un hijo, crear una empresa, desarrollar un emprendimiento, comenzar la práctica de un deporte. Todo se liga a objetivos que, de manera constante fijamos para nuestras vidas. Muchas veces, sino siempre, están ligados a deseos internos que tenemos y que se transforman en metas que queremos cumplir. En cierto modo, si tenemos un “deseo” o “sueño” de, por ejemplo, iniciar un emprendimiento de alguna actividad que nos apasiones, el o los objetivos guiarán todo el proceso de acciones y prácticas para finalmente consolidarlo (y concretizar el sueño o deseo, que hasta su realización será solo algo abstracto).

El primer punto que conviene establecer es que las metas pueden ser muchas y en estos casos impera la importancia de asignar prioridades. En efecto, es imposible pretender abarcarlo todo e, incluso, es una falencia que puede acarrear el fracaso generalizado de nuestros planes. Es por ello que deben ponerse entre los primeros lugares los fines referidos a nuestra salud y a partir de esa base avanzar en aspectos menos relevantes como el económico o el laboral. Esta justa valoración de

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