Programas administrativos

Programas Administrativos

Un programa es una serie de órdenes o instrucciones que están basadas en un lenguaje de programación que pueden ser interpretados por un ordenador para la realización de alguna función o la resolución de algún problema.

Los programas que normalmente se utilizan para automatizar los equipos de oficina se amplían o actualizan constantemente. Las ampliaciones o actualizaciones se efectúan cada dos o tres años para los productos más populares. Generalmente proveen versiones más potentes de los productos existentes, incluyen nuevas características y restauran los problemas identificados en las versiones previas de los programas (evidentemente, las versiones actualizadas usualmente generan sus propios nuevos problemas, que son restaurados en la siguiente versión).

Los programas actualizados pueden ser costosos y las autoridades necesitan evaluar si es necesario y cuando debe actualizar sus programas. Una forma de evitar este dilema es la de rentar programas en lugar de comprarlos e incluir las actualizaciones automáticas como parte del acuerdo de renta. También pueden existir políticas gubernamentales para determinar si es posible y cuando debe llevarse a cabo la actualización de los programas.

Si un juego de programas está operando de manera aceptable, puede no ser necesario actualizarlo en cuanto aparezca una nueva versión en el mercado. Una razón puede ser la de esperar que otros usuarios identifiquen problemas con los nuevos programas que pueden ser restaurados por los diseñadores utilizando "parches o remiendos". Si bien, los programas actualizados son generalmente compatibles con los precedentes, lo que significa que la nueva versión puede leer archivos creados por el programa anterior, los programas viejos normalmente no pueden leer aquellos archivos creados por los nuevos programas. Cuando esto se convierte en un problema serio, es tiempo de actualizar o ampliar los programas.

Si bien en algunos casos puede ser deseable demorar la actualización, en otros la incorporación de nuevas características puede compensar el costo de hacerlo.

Entre los programas más utilizados dentro de una organización se encuentra:

• Programas de contabilidad: estos les facilitan al usuario el análisis y la compilación de información financiera, ya sea para el ámbito doméstico o para alguna empresa. Los primeros generalmente cuentan con una base de datos para actualizar los gastos realizados y también utilidades para las chequeras, que sirven para conciliarlas e imprimir cheques. También se utilizan para planear balances, saber cuáles son los impuestos que faltan pagar y cuáles no, también pueden incluir calculadora y utilidades para la tarjeta de crédito. Los programas de contabilidad destinados a las empresas cuentan con todas las funciones mencionadas y además con un módulo para realizar nómina, facturación e inventarios.

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