Que Es Un Archivo

Que es un archivo

La palabra archivo se utiliza generalmente para designar a aquel lugar que tiene como finalidad la recopilación y conservación de documentos, usualmente producidos en otro lugar y como resultado de la concreción de sus respectivas actividades, que pueden ser como dije documentos, libros, recortes de diarios viejos, entre otros y que obviamente ostentan una importancia vital a la hora de intentar bucear en la identidad y la reconstrucción histórica de una nación por ejemplo.

Que es un archivo vertical

El archivo vertical se puede definir como una selección de material informativo sobre temas relevantes, de actualidad, difíciles de conseguir o de interés transitorio. Estos materiales pueden ser folletos, recortes de periódicos o revistas, panfletos o volantes, ponencias, resúmenes, láminas, fotografías, tarjetas postales, sobretiros*, boletines, fotocopias de materiales muy solicitados, o incluso, si se trata de libros deteriorados pero que aún son muy consultados, se puede obtener una fotocopia de la sección o capítulo que se requiere para integrarla como un documento más de la colección del archivo vertical.

• Clases de archivos:

Según el grado o frecuencia de utilización:

• Archivos activos o de gestión: recogen documentos recién entregados en la entidad o de consulta frecuente.

• Semiactivos: contienen documentos provenientes de archivos activos por haberse realizado sobre ellos el trabajo concreto.

• Inactivos: recoge los documentos que habiendo perdido todo su valor operativo y funcional, conservan valor histórico, político, o documental.

Según el lugar de emplazamiento:

• Generales o centralizados: documentos que se conservan en el mismo lugar y es consultado por distintos departamentos.

• Descentralizados o parciales: se encuentran en las distintas dependencias de la entidad. Estos a su vez pueden ser:

• Departamentales o por secciones.- en el propio departamento por ser utilizado constantemente por este.

• Personales.- de cada puesto de trabajo para que pueda ser de acceso inmediato a la persona que trabaja con ellos.

Estas dos clasificaciones no son excluyentes, sino que se complementan entre sí.

.3 Funciones del archivo:

La principal función del archivo consiste en la conservación de documentos, ya que la Ley obliga a ello estableciendo unos plazos mínimos de conservación, durante los cuales puede ser requerida su presentación.

Estos documentos se conservaran debidamente ordenados y clasificados. Esta conservación proporciona información sobre el funcionamiento y los asuntos tratados por la entidad. El archivo será eficaz cuando se encuentra rápidamente lo que se busca.

Otra función del archivo es la de ser un centro activo de información que permite relacionar los nuevos documentos con los ya archivados.

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