Razones para conocer el análisis y diseño de sistemas

En un sentido amplio, un sistema es un grupo de componentes interrelacionados trabajando juntos con un objetivo común, ya sea manual o automatizado dependiendo lo requerido por el usuario, las actividades primordiales de un sistema de información son: entrada, almacenamiento, procesamiento y salida de información.

Los sistemas de información básicamente nos ayuda a cumplir un objetivo de una manera ordenada para asi su cumplimiento sea más efectivo

Análisis y diseño de sistemas

En la actualidad la mayoría de los usuarios de microcomputadoras tienen acceso a un sistema de información o forman parte del mismo. Todas las organizaciones cuentan con un sistema de información de algún tipo, que sus empleados deben utilizar. Cuando en cualquier organización se desea implantar un nuevo sistema, de tal forma que sus miembros sean más productivos, obteniendo un mayor provecho y apoyo del mismo, se requiere realizar una serie de acciones y previsiones.

La creación o establecimiento de un nuevo sistema de información en la organización, puede ser una tarea compleja. Para encarar este tipo de situaciones existe un proceso de análisis y diseño de sistemas que auxilia en la resolución de tales problemas. El análisis y diseño de sistemas proporciona una guía útil que busca disminuir las situaciones de fracaso o errores al acometer estos procesos.

Razones para conocer el análisis y diseño de sistemas

Aunque pareciese que es tema sólo de profesionales, como usuario final, toda persona que usa una microcomputadora se beneficiará al conocer sobre este proceso. Puede ocurrir que, una vez contratado como miembro de una organización, se convierta en usuario de su sistema de información, entonces el conocimiento del análisis y diseño de sistemas, le permitirá aumentar su productividad personal, sirviéndole para resolver los problemas que surjan en su área de trabajo, determinando nuevos requerimientos de información y permitiéndole colaborar con los profesionales en informática en la resolución de tales situaciones.

Consumo de recursos a lo largo de la vida del sistema

Necesidad del análisis y diseño de sistemas

La instalación de un sistema sin la adecuada planeación puede conducir a grandes frustraciones y causar que el sistema sea subutilizado, o peor aún, deje de ser usado al no cumplir con las expectativas que le dieron origen. El análisis y diseño de sistemas es una guía que permite estructurar el proceso de desarrollo de sistemas de información.

Tal proceso siempre representará un esfuerzo, inversión de tiempo y recursos por parte de la organización. Acometer tal esfuerzo de manera casual, presenta un alto grado de riesgo al no garantizar la culminación del proyecto con éxito. Este procedimiento permite reducir al mínimo el riesgo de fracaso de nuevos proyectos, pues es común que muchos errores surjan al utilizar nuevos sistemas de información, bien por no adaptarse correctamente a las necesidades reales o por desempeñarse de forma inadecuada.

Ciclo de vida del desarrollo de sistemas

Antes de dar detalles sobre este proceso, se define lo que es un sistema. De manera sencilla, un sistema puede ser definido como un conjunto de actividades y elementos organizados para alcanzar un fin. Un sistema de información se compone de elementos como hardware, software, personas, procedimientos y datos que interactúan unos con otros para generar la información primordial en el desempeño de la organización.

La información es un recurso valioso que permite a la organización llevar a cabo la prestación de servicios o elaboración de productos. Es común que las organizaciones deban cambiar sus sistemas de información, motivado al crecimiento de la misma, cambio en regulaciones estatales, surgimiento de nueva tecnología, y otros. Es decir, siempre habrán factores que modifiquen el ambiente donde se desempeña la organización y ésta debe cambiar para afrontarlos, lo cual se verá reflejado en los sistemas que la conforman.

El análisis y diseño de sistemas es un procedimiento para la resolución de problemas. Cuando se trata del diseño de sistemas de información, busca analizar sistemáticamente la entrada o flujo de datos, la transformación de los datos, el almacenamiento de datos y la salida de información en el contexto de una organización particular. También es usado para analizar, diseñar e implementar mejoras que puedan incorporarse a la organización y puedan ser alcanzadas al usar un sistema de información computarizado.

Este procedimiento se lleva a cabo, en el llamado ciclo de vida de desarrollo de sistemas, el cual consta de seis pasos que permiten el diagnóstico y optimización de un sistema de información. Este ciclo puede repetirse indefinidamente, porque como ya se señaló, las organizaciones siempre se ven sometidas a cambios, y sus sistemas deben renovarse periódicamente. Los pasos del ciclo de vida de desarrollo son los que se encuentran en la imagen. Se suele llamar analistas de sistemas a quienes se encargan de realizar en las empresas, el proceso de análisis y diseño de sistemas, definiendo los lineamientos a seguir y la manera en que debe incorporarse la tecnología de la computación para adecuar y actualizar sus sistemas de información.

Ciclo de vida de desarrollo de sistemas de seis fases

(Haz clic sobre el diagrama)

Los usuarios juegan un papel crítico al momento de cambiar o desarrollar exitosamente un sistema de información, porque son quienes conocen los problemas de su área de trabajo, pudiendo suministrar información valiosa y atinada sobre las necesidades que debería resolver tal sistema. El desarrollo acertado de sistemas de información automatizados requiere del trabajo conjunto de usuarios finales y de los analistas de sistemas (ver Tabla 1).

Tabla 1.- Resumen del ciclo de vida de desarrollo de sistemas

Ciclo de vida de desarrollo de sistemas

Fase Tareas asociadas

1 Investigación preliminar Definir el problema Sugerir alternativas Presentar reporte breve

2 Análisis Recopilar datos Analizar datos Documentar resultado

3 Diseño Diseñar alternativas Escoger la mejor alternativa Reportar resultado

4 Desarrollo Desarrollar o adquirir software Adquirir hardware Probar Sistema

5 Implementación Instalación Capacitación de usuarios

6 Mantenimiento Auditar nuevo sistema Evaluar eriódicamente

Fases del ciclo de vida del desarrollo de sistemas

A continuación se trata con más detalle cada una de las fases de la metodología con la finalidad de aclarar de qué se trata cada una de ellas.

1. Investigación Preliminar

La primera fase tiene que ver con la identificación de problemas, oportunidades y objetivos. Es muy valiosa y debe ser asumida con prudencia y atención, porque de ella depende el resto del proyecto. La definición correcta del problema evitará desperdiciar el tiempo en un problema equivocado. Requiere de la observación minuciosa del funcionamiento de la organización, usando las sugerencias de los usuarios potenciales del sistema y de los demás miembros de la organización, para resaltar los problemas que ellos probablemente ya han detectado.

Determinación de problemas, oportunidades y objetivos

Esta fase regularmente obedece a la solicitud planteada por un usuario final o encargado de algún área operativa, como un gerente, que no ve resuelto sus necesidades de información en la situación actual. Estos nuevos requerimientos dan origen a un estudio que estará constituido por tres tareas sucesivas: Una breve definición del problema; sugerencia de posibles soluciones; elaboración de un reporte breve. Este último permite a quien dirija la organización tomar la decisión de asumir o no el proyecto.

La definición del problema conlleva el estudio del sistema de información que se encuentra en uso. Se trata de determinar qué información se requiere y quiénes, cuándo y por qué la necesitan llevando a cabo entrevistas con los involucrados y realizando observaciones. Así, la propuesta de posibles soluciones consiste en sugerir planes alternativos de solución en base a la información recabada. Esto puede ir, desde proponer una nueva organización de trabajo, hasta hacer cambios al sistema computarizado que existe, desarrollar un nuevo sistema computarizado o elegir un nuevo software comercial que se adapte a las necesidades encontradas.

Entonces, se procede a la redacción de un reporte que resuma los resultados de la investigación previa, que sugiera las posibles soluciones o indique si se detecta que es innecesario continuar con el proyecto. Podría incluir incluso un plan de trabajo en caso de que el proyecto continuara. En base a este documento, los directivos tomarán su decisión de continuar o no.

2.- Análisis

Esta fase se ocupa de la reunión y estudio a detalle de los datos del sistema en operación y la especificación de los nuevos requerimientos del sistema a desarrollar. Concluye en general con un documento que recoge el resultado del análisis. Con la recopilación de datos se complementan los datos resultantes de la fase 1, añadiendo detalles sobre el sistema actual. Son medios comunes para acometer tal recopilación: las entrevistas, cuestionarios, encuestas a usuarios finales, así como también, las consultas a documentos y manuales que contengan lineamientos de funcionamiento o normas de procedimientos de operación.

Ya recopilados,

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