Redactar Informes

Referencia: ecobachillerato.com

“APRENDA A

REALIZAR

INFORMES”

Habilidades directivas

Silvia Simón García

APRENDA A REDACTAR INFORMES

Para poder realizar un informe el primer paso que debemos realizar es fijar el

objetivo pensar de forma esquematizada las siguientes preguntas:

1. - Por qué necesitamos el objetivo

Esta pregunta puede parecer inútil en determinados casos como puede ser en

informe mensual en el que ya tengas experiencia; pero al realizarnos esta pregunta

podremos saber:

a) Qué información debemos desechar e incluir, nos ayuda a adecuar el

informe a su destinatario y nos ayuda a escribir el informe con más facilidad.

Para decidir que información debemos desechar debemos tener el objetivo claro

para poder saber con qué información lo podemos contrastar y decidir así que

información incluimos o excluimos. Si no tuviésemos claro el objetivo podríamos

estar buscando información que con el tiempo veríamos que era innecesaria para

elaborar el informe.

b) Podremos adecuar mejor el informe a su destinatario: dependiendo de

hacia quién nos dirijamos y hacia quién vaya destinado el informe, sabremos que

información debemos incluir o no y cuál es la necesaria.

c) Y escribiremos el informe con mayor facilidad: si nos pusiésemos a

escribir el informe, veríamos que es mucho más sencillo estructurarlo si sabemos

claramente lo que estamos buscando. En algún caso pensaremos que ya lo sabemos,

pero al ir avanzando nos daremos cuenta de que, en alguna ocasión hemos hecho

pasos inútiles.

2. - Cómo fijar el objetivo

Lo primero que debemos hacer para fijar el objetivo es tener clara la idea general

del informe.

Pero tenemos que pensar que el informe no lo vamos a leer nosotros; así que

tenemos que hacernos una serie de preguntas, pero que tenemos que responder

desde el punto de vista del destinatario. Estas preguntas son:

a) ¿Quién es el destinatario del informe?

b) ¿Para qué lo quiere?

c) ¿Qué aspectos quiere conocer?

d) ¿Qué sabe de la cuestión?

Es totalmente necesario tener en cuenta esta serie de preguntas para realizar

cualquier informe.

Una vez realizadas estas cuestiones, ya estaremos preparados para poder explicar

de una forma clara y concisa cuál es nuestro objetivo.

3. - Cómo especificar el objetivo

Los requisitos pueden ser distintos, pero al establecerlos anteriormente, los

podemos incorporar a nuestro objetivo que identificaremos mediante las

anteriores preguntas.

En resumen, debemos añadir ciertos conceptos por los que al definir el objetivo, lo

concretamos con mayor precisión.

Ahora si que tendremos el objetivo bien definido.

4. - Cómo acordar el objetivo

Una forma para asegurarnos de que el objetivo que hemos concretado es correcto,

es presentárselo a la persona que lo ha solicitado.

De esta forma, asegurándose de que quien solicita el informe y quien lo realiza se

pongan de acuerdo en el objetivo antes de comenzar la búsqueda de información

exhaustiva, nos ahorraremos tiempo ya que si hubiésemos realizado todo el

informe y al entregarlo nos hubiesen dicho que eso no era lo que pedían,

hubiésemos perdido un tiempo muy valioso y tendríamos que volver a realizarlo.

Una vez aclarado el objetivo debemos buscar información y organizarla. Para

escribir el informe y organizarlo de forma lógica, debemos realizar estas cuatro

etapas.

1. - Decidir qué información se necesita

Para seleccionar la información, el paso más eficaz es preguntarle a la persona que

ha solicitado el informe.

Aunque el objetivo que hemos escrito anteriormente por escrito nos debería ser

útil.

Algunas cuestiones generales que se puede incluir son:

• Descripción de productos

• Comparación con los productos de la competencia

• Ventajas más destacadas para los clientes

• Apoyo a las ventas

• Información o folletos escritos

• Información complementaria

Pero no importa en qué orden escribamos esta lista.

También hay que repasar las cuestiones que se puedan incluir y contrastarlas con el

objetivo para saber si son necesarias.

Una vez hecho esto se puede empezar a desglosar los aspectos de cada cuestión

por ejemplo como “información complementaria”: fecha de lanzamiento del

producto, precio, plazos de entrega, garantías, etc.

Estas listas se pueden hacer como cada uno quiera, son anotaciones propias y para

ello no hay reglas.

2.- Reunir el material

Con la lista ya hecha, debemos decidir dónde buscar la información de cada uno de

los apartados: podemos buscar en copias de informes de otros departamentos,

minutas de reuniones, información de la competencia.

Existen tres fuentes reinformación:

• Material interno de la empresa

• Material a libre disposición del público

• Información obtenida a partir de conversaciones con terceras

personas.

a) Material interno de la empresa

La información de la empresa la podemos encontrar en:

• Su propia publicidad de venta

• Boletines internos

• Revistas al cliente

• Informes habituales con cifras mensuales o trimestrales

• Minutas de reuniones

• Informes y propuestas de otros departamentos

b) Material a libre disposición del público

Tras reunir la información interna de la empresa podemos buscar en:

• Libros y manuales sobre aspectos relevantes de la cuestión

• Guías profesionales del sector (en cualquier biblioteca importante)

• Colección de informes sobre estudios de mercado (que podemos

encontrar en la bibliotecas)

• Diarios, revistas y prensa especializada

• Investigaciones y estadísticas de las asociaciones del sector

• Publicaciones e informes del gobierno (consultar listados del

Instituto Nacional de Estadística)

• Folletos, catálogos, informes anuales y propaganda de venta de la

competencia.

c) Conversaciones con terceras personas

Podemos encontrar información también de:

• Clientes – preguntándole en persona o por teléfono

• Expertos de la empresa o externos

• Proveedores – preguntándole sobre costes, disponibilidad de

materiales, etc.

3.- Copyright

En el caso de que se reproduzca el material de otra persona en el informe,

estaremos infringiendo la ley del “copyright” (excepto en el caso de citas

textuales, cortas e identificadas), incluso aunque sea de forma interna.

En cualquier caso, el copyright se usa sólo en las palabras, así que no hay problemas

legales en tomar ideas y expresarlas con nuestras propias palabras.

4.- Revisar y elegir la información

Ahora ya tenemos todo el material y podemos realizar el siguiente paso. Puede

parecer muy costoso, pero a la larga nos beneficiará.

Debemos juntar toda la información que hemos recopilado y leerla íntegramente,

esto nos beneficiará ya que sabremos todos los datos que poseemos y el material

del que disponemos.

Tenemos que comenzar haciendo en una parte da la mesa una pila con toda la

información de la que disponemos.

Tras hacer este primer paso, lo que debemos hacer es ir leyendo uno a uno los

folios que tenemos en la mesa e ir apuntando los aspectos más importantes en una

hoja e ir dejando en el otro extremo de la mesa nuestros apuntes.

No hace falta que escribamos todos los detalles, sólo debemos apuntar lo que

verdaderamente nos hace falta para cumplir nuestro objetivo.

Una idea importante que es muy útil es apuntar, al lado de cada información que

hayamos escrito en los folios, la página y el lugar de donde hayamos encontrado esa

información, para que si necesitamos volverlo a consultar en su lugar de origen lo

encontremos rápidamente.

Esta etapa se puede acelerar haciendo anotaciones en un procesador de texto

a) Informes habituales

Al realizar un informe habitual, las pequeñas tarjetas con las anotaciones son

muy útiles ya que en el momento de escribir el informe sólo bastará con buscar

las tarjetas con la información.

5.- Clasificar la información por grupos

Ahora ya tenemos la información que necesitamos en los folios y así ya no tenemos

que estar buscando en pilas de libros y de toda la información recopilada.

El siguiente paso es clasificar por grupos toda esa información escogida.

Podemos organizar la información en los grupos de los apartados generales de la

lista original que realizamos cuando queríamos saber que información queríamos

reunir.

Los apartados eran:

• Descripción de los productos

• Comparación con los productos de la competencia

• Apoyo a las ventas

• Folletos e información escrita

• Información complementaria

Quizá ahora, al tener toda la información junta, piense que es mejor fusionar estos

grupos.

En esta etapa no estamos agrupando la

...