Reflexiones iniciales

Concienciación:

Reflexiones iniciales

ESTRATEGIAS (DIDACTICAS ACTIVAS)

1. Mapa Mental

2. Trabajo Colaborativo

Tiempo invertido en el desarrollo de la actividad

PRESENCIAL

6 Horas DESESCOLARIZADA

00 Horas VIRTUAL

00 Horas

1.1 Antes de iniciar el estudio de la presente guía es importante que usted utilizando los conocimientos actuales, elabore un mapa mental donde represente experiencias que haya tenido con títulos valor y con documentos comerciales. Cuales conoce y en que momento los utilizo. (Para realizar esta actividad cuenta con 30 minutos)

1.2 Reúnase con su GAES y socialicen el trabajo realizado, comparen la información obtenida y construyan de manera colaborativa un nuevo mapa mental que contenga la información del grupo, prepárenlo para presentarlo ante el gran grupo. (Para preparar el nuevo mapa cuenta con 30 minutos y 10 minutos para socializarlo con el resto del grupo)

Este informe debe ser guardado en su carpeta de evidencias, para luego confrontarlo con los resultados obtenidos en el desarrollo de las actividades propuestas.

1.1

2.1 Elaborar de forma colaborativa un informe sobre El Archivo y la conservación de documentos en el área financiera y contable de las empresas , que contenga:

a) Los archivos administrativos, definición, clases y características.

b) Selección de los documentos de archivo

c) Importancia de la organización del archivo y la conservación documental en las áreas financieras y contables de las empresas.

d) Manejo automatizado de la información frente a las ayudas de la tecnología, el internet, las redes sociales, los correos electrónicos y al exceso de información disponible.

2.1 A.) El Archivo y la conservación de documentos en el área financiera y contable de las empresas.

Definición:

Archivos de documentos: El término archivo se usa comúnmente para designar a un conjunto ordenado de documentos. Donde se conservan los documentos elaborados y recibidos por una entidad como consecuencia de la realización de sus actividades.

Archivo: Es una palabra que se refiere a:

El fondo documental, como conjunto de documentos producidos o recibidos por una persona física o judicial en el ejercicio de sus actividades.

El lugar donde se custodia dicho fondo. La institución o servicio responsa de la custodia archivística del fondo.

Archivo administrativo:

Archivo vigente, activo que guarda con carácter temporal los documentos que se encuentran al servicio exclusivo de las instituciones a la cual pertenece. Son fuentes de complemento de los archivos centrales, provinciales y municipales. Al archivo administrativo se le llama también archivo vivo.

Funciones:

- Organización y puesta en servicio de la documentación administrativa, durante su periodo de máxima utilidad para la gestión administrativa de las oficinas.

- Asegurar la transferencia periódica de los documentos que ya no son de uso corriente por parte de las oficinas.

- Facilitar y agilizar la ubicación de los documentos.

Organización:

Se basa en el orden lógico de los documentos dentro de los fondos de la unidad. Para ello se debe realizar una serie de procesos y pasos técnicos como: clasificación de las series documentales, cuadro de clasificación, usar una codificación alfanumérica, establecer un orden cronológico de los documentos.

circulación, uso y control de los documentos; su objetivo se enfoca en la creación, mantenimiento, utilización y disposición de los documentos de la institución, a lo largo de su ciclo vital de forma eficiente.

Importancia:

Su importancia radica, en que estos archivos son los responsables de depositar y almacenar los documentos activos que están en trámite, y controlar la masa documental generada por los organismos, por ello es primordial establecerle a los documentos un destino, es decir, ordenarlo y clasificarlos bajos los principios archivísticos, con el objeto de que estos documentos al pasar a ser inactivos puedan ser transferidos con un orden ya establecidos al archivo intermedio.

Clasificación de los archivos:

Los archivos se clasifican según su uso en tres grupos:

Permanentes o maestros: Estos contiene información que varía poco en algunos casos es preciso actualizarlos periódicamente.

De movimientos: Se cercan para actualizar los archivos maestros. Sus registros son tipo alta, baja y modificable.

De maní pobra o trabajo: Tienen una vida modificada, normalmente menor que la duración de la ejecución de un programa. Se utilizan como auxiliares de los anteriores.

B. selección de los documentos de archivo

Selección de los documentos de archivo: para realizar la selección de un documento de archivo se deben de tener en cuenta varios criterios para organizarlos: los documentos se clasificaran de acuerdo a su procedencia, el orden cronológico, numérico y alfabético, los documentos que son de oficina se clasificaran de acuerdo a la estructura que generan los documentos, los archivos centrales se clasificaran de acuerdo a su procedencia y al orden original. Esto se emplea para encontrarlos mas fácil al momento de realizar una consulta, estos archivos se forman en cada unidad administrativa clasificándolos en archivos principales o auxiliares. Los archivos principales tratan de asuntos, personas o temas. Al agrupar estos entre si forman un expediente y cuando se agrupan expedientes de contenido similar, ya sean asuntos, personas o temas, estos formaran series documentales. Esto lo utilizan las instituciones para la localización inmediata del documento que necesite la institución o el usuario.

Por otro lado, los archivos auxiliares son conformados por copias de los documentos creados por la institución los cuales se organizan de forma numérica, cronológica o alfabética a nivel orgánico-estructural. Cada expediente empieza con el documento que inicia el trámite, luego sigue los anexos o antecedentes, si los hay, toda la documentación que se hizo durante el proceso y por último el documento que finaliza el proceso. Todo expediente debe ser follado para asegurar su integridad.

c) Importancia de la organización del archivo y la conservación documental

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