Reglamento Ferial

REGLAMENTO GENERAL DE FERIA

1- Autoridades

El Comité Organizador y el Organizador de la Feria son sus autoridades.

Las autoridades de la Feria podrán, cuando lo consideren conveniente para el mejor funciudioonamiento de la muestra, apartarse de las normas establecidas en el presente reglamento, siendo sus decisiones obligatorias para todos los participantes.

El Organizador de la Feria es el coordinador y responsable general de su cumplimiento.

2- Condiciones de participación

La participación se formalizará mediante el modelo Contrato de Participación, que incluye además la solicitud de mobiliario y servicios y credenciales, a través de los representantes del Palacio de Convenciones en el exterior o directamente en PABEXPO; siempre con no menos de 30 días de antelación al inicio de la Feria.

Los expositores deberán completar todos los datos que se solicitan en el contrato y adjuntar el esquema o diseño de stand.

De lo contrario, el Comité Organizador no se hará responsable del incumplimiento de alguno de los requerimientos del expositor.

3- Confirmación de espacio y ubicación

La reservación del área sólo se hará firme cuando haya firmado y llenado completamente el modelo Contrato de Participación y se haya pagado el 50% del espacio solicitado. Una vez cumplido este requisito, el Comité el Organizador ubicará a la firma expositora.

El 50% restante del espacio y el mobiliario y los servicios solicitados deberán abonarse antes del inicio de la Feria.

En casos excepcionales, el Comité Organizador, cuando lo entienda conveniente a los intereses de un certamen, podrá cambiar la ubicación del stand y comunicarlo al expositor conjuntamente con la propuesta de la nueva ubicación.

Los servicios que se soliciten en el Buró de Servicios durante la etapa de montaje y/o la feria se pagarán al momento de solicitarlos.

4- Formas de Pago

En efectivo, con cheques de viajero, con tarjetas de crédito (VISA INTERNACIONAL, MASTERCARD INTERNACIONAL, CABAL, BANCO FINANCIERO INTERNACIONAL) en la Oficina de Facturación y Cobros de PABEXPO.

Por transferencia bancaria a la cuenta 030000000260620, Palacio de Convenciones, Banco Financiero Internacional, Código Swift CCUHH en cualquier moneda libremente convertible, excepto dólares norteamericanos.

El incumplimiento de los pagos determinará la retención de la muestra expositiva por el Comité Organizador hasta tanto se efectúe el pago.

El expositor tiene en su haber dos días para extraer su mercancía sea de empresa nacionales o de importación temporal sin costo alguno, a partir del tercero deberá pagar al recinto ferial por concepto de bodega $ 2. 00 m³ por día. En caso que no se tramite almacenamiento, el recinto Ferial lo hará por cuenta del interesado y no se responsabiliza por las perdida y perjuicios de la muestras. Los gastos que se deriven de esto serán de la entera responsabilidad del expositor. En todos los casos esta mercancía queda bajo custodia del sistema de protección destinado al efecto.

5- Renuncias o reducciones en la participación

Las reducciones y/o renuncias en el espacio contratado conllevan penalización:

- Hasta 30 días antes del inicio de la Feria: 50% del total del área.

- Hasta 7 días o menos antes del inicio de la Feria: 100% del total del área.

El Comité Organizador tiene la facultad de cancelar los contratos y adjudicar a terceros las áreas expositoras que habiendo abonado la totalidad de los pagos no lo hubiesen ocupado dentro de las 24 horas anteriores a la inauguración de la Feria.

6- Montaje de stands. Cuidado de instalaciones

El montaje de los stands modulares lo realizará personal especializado de PABEXPO de acuerdo con los esquemas de montaje entregado por los expositores. En los casos en que el expositor no entregue el diseño de su stand, el Comité Organizador realizará el montaje de acuerdo con sus intereses.

Cuando el expositor desee montar su stand lo indicará al efectuar la reservación del espacio y entregará los planos para su aprobación. En este caso el montaje deberá ajustarse a las condiciones y plazos establecidos por los organizadores.

Para el montaje, los expositores deberán entregar el esquema de su stand junto con el modelo Contrato de Participación, con indicaciones precisas de divisiones internas, puertas, instalaciones eléctricas. De lo contrario, la demora en la entrega será de su responsabilidad. Cualquier cambio en la distribución interior del stand, se cobrará adicional.

PABEXPO utiliza un sistema de perfilaría de aluminio con paneles modulares blancos (2,50 x 0,90 m.). Los paneles y/o perfiles de aluminio no se podrán pintar, atornillar ni horadar. Estas estructuras podrán soportar hasta 5kg. de peso en cada panel. En la decoración de stand no se podrá utilizar pegamentos o materiales adhesivos en la superficie de los paneles o perfiles. El piso no se podrá pintar, perforar, romper o deteriorar de forma alguna. Tampoco se permite pegar calcomanías fuera de su stand. El deterioro de elementos de montaje implicará el cobro de la cantidad que estipule el Comité Organizador de acuerdo con los daños ocasionados.

7- Solicitud y cuidado de los muebles

La solicitud de mobiliario y servicios para el stand se hará en el modelo Contrato de Participación cuando se reserva el área de exposición. Todas las solicitudes de muebles y otros servicios que se hagan en la etapa de montaje o durante la realización de la Feria tendrán un recargo del 20% en los precios establecidos.

Si el expositor deseara utilizar algún tipo de mobiliario especial, deberá contar con la previa aprobación del Comité Organizador para su introducción en el recinto ferial. En ningún caso se permitirá la entrada de muebles iguales o similares a los que se alquilan en la Feria.

Los muebles o medios alquilados no se podrán rayar, cortar ni se les pegarán calcomanías u otros materiales adhesivos que dañen su presencia para futuras ferias. En caso de deterioro de los muebles o medios alquilados el expositor estará obligado a indemnizar al Comité Organizador de acuerdo con las tarifas establecidas para este caso.

8- Instalaciones eléctricas

Las instalaciones eléctricas serán realizadas por el personal técnico de PABEXPO. Está prohibido conectar potencias superiores a las solicitadas o efectuar conexiones no autorizadas por el Comité Organizador. En caso de necesidad deberán contratar este servicio.

9- Catálogo de expositores

En cada una de las ferias se edita un catálogo que incluye todas las firmas expositoras en orden alfabético por países

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