SISTEMA DE CONTABILIDAD PARA LOS MUNICIPIOS

Sistema de Contabilidad para los Municipios

De acuerdo al Artículo 245 de la Ley Orgánica del Poder Público Municipal (LOPPM), los municipios están obligados a regirse por las normas generales de contabilidad, así como por las normas e instrucciones sobre los sistemas y procedimientos de contabilidad dictados por la Oficina Nacional de Contabilidad Pública (ONCOP), con el propósito de lograr una estructura contable uniforme sin perjuicio de las variaciones necesarias que permitan el registro de sus operaciones, así como la regularización y coordinación de los procedimientos contables de cada Municipio.

Elementos del Sistema de Contabilidad

Un sistema contable, es un medio para recolectar, clasificar, resumir y registrar en libros dispuestos para tal fin o registrar en sistemas automatizado con ese fin, todas las operaciones de entrada y salida financiera y presentarlas a los diferentes usuarios, por medio de los informes financieros y operativos, por ello, sus elementos están constituidos por:

1. Cuentas contables y sus descripción, a esto se le llama Plan de Cuentas

2. Constituido por los libros, a esto se le llama Plan de Libros

3. Constituidos por los asientos contables, a esto se le llama Plan de Asientos

4. Constituido por todos los Formularios que maneja la organización, a esto se le llama Plan de Formas

5. Constituido por los reportes contables, a esto se le llama Plan de Reportes

1. PLAN DE CUENTAS

Es el establecimiento de un listado de cuentas contables, particulares e indispensables, que permitirá registrar las transacciones en la organización, el mismo contendrá la información necesaria para la elaboración de los estados financieros, otros nombres que se le conoce al plan de cuentas son: listado de cuentas, catálogo de cuentas, códigos de cuentas o plan contable, el orden de las mismas en el libro del mayor corresponde con el orden de cuentas en el plan de cuentas.

(Ejemplo físico para la clase libro diario y mayor empresa: “Hotel Bar y Restaurant El Manchego C.A.)

Otra definición del plan de cuentas que podemos citar, es de la profesora Haydee Duque de Araujo, Universidad de los Andes, Departamento de Contabilidad y Finanzas, en su libro: SISTEMAS CONTABLES – una metodología para su elaboración, expresa: “se puede definir el plan de cuentas como el conjunto de cuentas, que se propone utilizar la empresa para registrar sus operaciones, dispuesta de acuerdo a un orden y a una metodología establecida y el cual forma parte de su sistema de contabilidad”

En conclusión el plan de cuentas, se prepara en base a las características de las empresas y ésta tiene por objeto facilitar la contabilidad de las diferentes actividades que ejecuta la organización, con respeto a la contabilidad.

Objetivos del Plan de Cuentas

• Definir correctamente el nombre de la cuenta, naturaleza y clasificación para el correcto registro de las transacciones de la organización (Ejemplo un restaurante –físico del acta constitutiva – artículo sobre su fin económico)

• Permitir organizar las cuentas en el balance general por activo, pasivo y patrimonio, por el estado de resultado por: ingreso, costo y gasto, cuentas control, otros.

• Garantizar la correcta formulación de los estados financieros

• Como las empresas son cambiantes de acuerdo a su necesidad, permite realizar cambios necesarios, tales como la eliminación o inclusión de cuentas contables sin modificar el orden preestablecido. (ejemplo de 4101-01 ingresos por comida y bebida a 4101-01 ingreso por comida y bebida no alcohólica y 4101-02 ingresos por bebidas alcohólicas, para la determinación del pago de impuesto municipal – ejemplo del Hotel Bar Restaurant El Manchego C.A.) .

Aplicación del Plan de Cuentas

• Como medio de ayuda para el entrenamiento del personal que labora en el área contable.

• Dar a conocer al personal que elabora en el área contable la estructura del sistema de contabilidad general.

• Proporcionar una guía para el correcto registro de las transacciones a través de los asientos contables

La codificación del Plan de Cuentas

Para la codificación (asignación de un número referéncialo letra referencia), se hace necesario la asignación para una cuenta contable de ésta codificación, con la finalidad de:

• Facilitar la localización de las cuentas, registros y aportes, así como la información de manera rápida y segura. Ejemplo: la gerencia desea saber un informe sobre los ingresos del restaurante por rublos del mes de enero 2011, o informe sobre los gastos que involucra a la plantilla de trabajadores que se tiene.

• Simplificar su denominación: ejemplo: 6101-01 sueldos y salarios, 6101-02 Bono nocturno, gasto, 6101-03 horas extras, otros.

• Permite una mejor visión de un conjunto de cuentas y dar orden racional a la contabilidad, ejemplo:

1. ACTIVO

1.1 ACTIVO CIRCULANTE

1.1.01 EFECTIVO EN CAJA

1.1.01-001 Caja oficina principal

1.1.01-002 Caja oficina de ventas

1.1.02 BANCOS

1.1.02-001 Banco Mercantil, cuenta corriente

1.1.02-002 Banco Banesco, cuenta corriente

1.2 ACTIVOS NO CORRIENTES

1.2.01 PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO

1.2.01-001 Local Principal

1.2.01-002 Maquinaria y equipo

Actualmente es imprescindible en los sistemas de contabilidad computarizada, puesto que para cargar y/o abonar a las cuentas, solo puede utilizarse códigos.

2. PLAN DE ASIENTOS

Según lo expuesto por el Lic. Marino Marcuzzi y la Lic. Laura Toro, en su trabajo “Sistematización Contable – Consideraciones Generales” año 1997, define como:” el plan de asientos de la organización va a estar integrado por el conjunto de asientos y la explicación de cada uno de ellos, para llevar a cabo el registro de las operaciones mercantiles y demás hechos contables que se suceden dentro de la organización”

El Lic. Lenin Valeri, define también el plan de asientos como: “conjunto de asientos organizados atendiendo a las características de la empresa. Representa los posibles hechos contables siguiendo los PCGA, permitiendo la generación de los estados financieros”.

En vista de los anteriormente expuesto, definimos el plan de asientos el conjunto de procedimientos contables que realiza el personal específico de una organización para dejar asentados las transacciones contables mercantiles del mismo, cumpliendo con los principios establecidos en la PCGA para la emisión de estados financieros confiables y necesarios en un momento

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