Sistema de cargo

SISTEMA DE CARGO.

Con frecuencia departamentos u oficinas, dentro de una misma institución, necesitan referirse a documentos ya archivados. Para darle atención a los mismos, deben pedirlos a la persona encargada del archivo.

Para evitar la pérdida de papeles que salen de los archivos se establecen los sistemas de cargo, con los cuales es posible establecer un control sobre dichos papeles.

En todo sistema de cargo hay 3 pasos a seguir :

Manejo de las solicitudes de documentos archivados.

Cargo del documento o papel contra la persona o personas que le soliciten.

Control del documento o papel hasta su devolución a los archivos.

Manejo de las solicitudes de documentos archivados. Todo solicitud de documentos guardados en un archivo deberá ser hecha por escrito. Es la única manera de que haya una constancia de que se retiró tal o cual documento. Para ello nada mejor que una tarjeta de solicitud. Esta tarjeta de solicitud pude ser impresa o hecha a máquina, y debe contener los siguientes datos:

Nombre o asunto del documento.

Fecha del documento.

Nombre y firma del solicitante.

Fecha en que se solicita.

Fecha en que se pedirá que el documento se devuelva a los archivos.

Esta tarjeta se usa no solamente para solicitar la materia archivada, sino también es el recibo que queda en poder del encargado de archivo, quien, de esta manera, posee una constancia de que prestó los documentos a cierta persona determinada de la institución.

Las tarjetas de solicitud se deben archivar por sus fechas de vencimiento en un tarjetero simple. Así se hará fácil requerir a su debido tiempo la devolución de la materia a los archivos.

• Cargo del documento contra la persona que lo solicite. Cuando el documento solicitado se saca de los archivos y se entrega al que lo solicita, se debe hacer una anotación en el sitio exacto de donde sacó dicho documento. Esta anotación indicará, al encargado de archivo, quien tiene el documento. Hay dos formas de hacer dicha anotación :

Por medio de guías de salida.

Por medio de carpetas de salida.

Las Guías de salida están hechas del mismo cartón grueso que se usa en las guías corrientes de archivo. Se pueden obtener en dos tipo :

• Guías de salida con tarjeta de solicitud. Esta es una guía con un bolsillo en la parte superior delantera donde se coloca la tarjeta de solicitud. La guía se archiva en el sitio donde deberían estar archivados los documentos solicitados. Esta guía tiene en su pestaña el titulo: "Salida" o "Fuera" .

• Guías de salida acumulativa. Es una guía que no tiene bolsillo para guardar la tarjeta. Como su nombre "acumulativa" lo indica, ofrece una historia completa de como se ha usado la documentación y quien la ha usado. Hay en ella espacio para escribir a través del ancho de la guía, el nombre o asunto del documento solicitado, a quien se le entregó, la fecha del documento, la fecha de salida, etc.

Cuando se usa una guía de salida acumulativa, se necesita un tarjetero para guardar las tarjetas de solicitud.

• Carpetas de salida. Sólo hay una clase de carpetas de salida. La carpeta, en este caso, es rayada y acumulativa. Se usa cuando se ha solicitado toda la carpeta de una institución, persona o asunto.

En el rayado se pone toda la información, al igual que en la guía de salida acumulativa.

La carpeta debe dejarse en el mismo sitio donde debería estar archivada la carpeta prestada. El propósito de esta carpeta es guardar en ella cualquier material que pueda llegar a los archivos mientras la otra carpeta, la original, está fuera.

• Control de los documentos hasta su devolución al archivo. La clase del trabajo de la institución o de la empresa y la naturaleza del documento prestado, determinarán cuanto tiempo puede permanecer éste fuera de los archivos. Todo material o documento muy confidencial o de valor

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