Sistemas De Informacion Que Ayudan A La Toma De Decisiones A Los Administradores

SISTEMAS DE INFORMACION QUE AYUDA A LA TOMA DE DECISIONES A LOS ADMINISTRADORES

La exigencia de tecnología en la toma de decisiones ejecutivas, permite disponer de sistemas de información que apoyan esta tarea a partir de grandes volúmenes de información procedentes de los sistemas de gestión e integrados hoy en una plataforma de ordenadores. Durante la última década, numerosos autores han subrayado la importancia de los sistemas de información como la base para construir la estrategia empresarial; ya que los sistemas de información brindan grandes oportunidades para crear ventajas competitivas, para cambiar la manera como una empresa compite, o para innovar los procesos de una organización.

La realización de un Plan de Sistemas de Información dentro de cualquier organización, tiene como finalidad asegurar la adecuación entre los objetivos estratégicos de la misma y la información necesaria para soportar dichos grandes objetivos. Esto hace que una metodología de planificación de sistemas abarque a toda la organización y exige tener en cuenta una serie de conceptos, en cuanto a planificación de estrategias, que desbordan el marco específico de una metodología de desarrollo de sistemas. No se trata de ser más eficientes en algunos procesos productivos o transaccionales, sino de utilizar los sistemas de información para mejorar la posición competitiva de una empresa alterando la naturaleza, el comportamiento o la orientación del negocio. Estamos, ante una nueva categoría de sistema de información, al que se denomina Sistema de Información Estratégico y que es fruto de un proceso evolutivo de las tres últimas décadas.

1. Sistemas de Información Gerencial (SIG)

Los sistemas de información gerencial son una colección de sistemas de información que interactúan entre sí y que proporcionan información tanto para las necesidades de las operaciones como de la administración.

Es un conjunto de información extensa y coordinada de subsistemas racionalmente integrados que transforman los datos en información en una variedad de formas para mejorar la productividad de acuerdo con los estilos y características de los administradores.

Por tanto un SIG puede definirse como “Un conjunto de componentes interrelacionados para reunir, procesar, almacenar, y distribuir información para apoyar la toma de decisiones, la coordinación, el control, el análisis y la visualización de una organización”. (Cf. LAUDON 2006)

2. Actividades Principales de Los SIG

a. Entrada: captura o recolecta datos en bruto tanto del interior de la organización como de su entorno

b. Procesamiento: convierte la entrada de datos en una forma significativa de información.

c. Salida: transfiere la información procesada a los tomadores de decisiones para su uso.

d. Retroalimentación: la comunicación de los resultados y consecuencias de las acciones y decisiones a quienes las origina.

e. Control: monitoreo del desempeño del sistema y la evaluación de la retroalimentación para verificar los resultados alcanzados y compararlos con los previstos, determinar desviaciones, adoptar medidas correctivas y asegurar el cumplimiento de los objetivos.

3. Estructura Piramidal de un Sistema de Información Gerencial

La estructura de un SIG, es un soporte a la toma de decisiones, a las actividades administrativas y a las funciones organizacionales. Estos tres enfoques se sintetizarán dentro de la estructura del sistema de información gerencial. En esencia es una estructura conceptual que le permite a alguien la descripción del sistema de información existente o planeada.

 La parte inferior de la pirámide está comprendida por la información relacionada con el procesamiento de las transacciones y el estado de las mismas (personal de oficina) → Nivel Operativo.

 El siguiente nivel superior comprende los recursos de información para apoyar las operaciones diarias de control (primer nivel de administradores) → Nivel Jefatura o Supervisión.

 El tercer nivel agrupa los recursos del sistema de información para ayudar a la planeación táctica y la toma de decisiones relacionadas con el control Administrativo (personal de especialistas) → Nivel Directivo o Táctico.

 El nivel más alto comprende los recursos de información necesarios para apoyar la planeación estratégica y la definición de la política a llevar a cabo en la organización (gerentes) → Nivel Político o Estratégico.

Cada nivel de procesamiento de la información puede utilizar los datos suministrados por los niveles más bajos sin embargo también pueden introducirse nuevos datos por ejemplo parte de la información para apoyar la administración y toma de decisiones se suministra en base a los datos que se obtuvieron del procesamiento de transacciones. Mientras que otra parte puede provenir de los datos nuevos sobre las actividades externas a la organización.

4. Elementos de un Sistema de Información Gerencial

Los elementos de un sistema de información gerencial son:

• Bases de datos e información

• Modelos para el análisis, planeación, control y toma de decisiones

• Recursos humanos

• Procedimientos manuales

• Hardware

• Software

A. Bases de datos e información

Los datos pueden ser considerados como la materia prima para producir la información, y la necesidad de que estos puedan manipularse y estén disponibles para su procesamiento hace imprescindible la formación de una base de datos que llega a ser simplemente una lista de hechos aislados, aún no evaluados. En cambio la información es precisamente el conjunto organizado de datos procesados, que constituyen un mensaje que cambia el estado de conocimiento del sujeto o sistema que recibe el mensaje.

• Características de la información

El valor de la información proporcionada por el SIG, debe cumplir con los siguientes cuatro supuestos básicos: calidad, oportunidad, cantidad y relevancia.

-Calidad: para los gerentes es imprescindible que los hechos comunicados sean un fiel reflejo de la realidad planteada.

-Oportunidad: para lograr un control eficiente, la información debe ser oportuna y recibida antes de que se presente una gran desviación respecto de los objetivos planificados con anterioridad.

-Cantidad: es probable que los gerentes casi nunca tomen decisiones acertadas y oportunas si no disponen de información suficiente, pero tampoco deben verse atiborrados por información

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