Tarea 4 CEAC

Tarea para CEAC04

ACTIVIDAD 1: 

1. En la actividad empresarial se podrán generar los siguientes tipos de documentos:

• Internos: avisos, memorándums, informes, facturas, contratos de trabajadores, bases de datos, expedientes...
• Externos: informes, certificados, recursos, solicitudes, declaraciones, oficios, saludas y cartas comerciales (de pedidos, de reclamación y/o de informes), facturas, contratos comerciales….

Estos documentos podrán encontrarse en formato papel y/o electrónico.

1. - Guardar, conservar y custodiar la documentación que se produce en todos los departamentos de la empresa.

- Facilitar la localización rápida y eficiente de los documentos.

- Constituir un centro activo de información, como el medio más importante de consulta de la actividad empresarial.

- Cumplir con las disposiciones legales, y que sus documentos sirvan como elemento probatorio.

1. Será un archivo privado de empresa.

1. Se trata de un archivo mixto, que combina los sistemas departamental y centralizado, ya que utiliza el archivo centralizado para la documentación de carácter general y el descentralizado por departamentos para procesos propios de cada área.

1. El archivo debe reunir una serie de condiciones que la empresa deberá planificar previamente para su buen funcionamiento:

• Precisar un método de clasificación de la documentación sencillo, fácil de manejar y de comprender para las personas que lo utilizan.
• Determinar los criterios de selección de los documentos que se deben archivar.
• Establecer unas normas internas de consulta.
• Disponer de sistemas de seguridad adecuados, de modo que se garantice la conservación de los documentos.
• Realizar la gestión documental de forma que sea económicamente rentable.

1. El mejor método para archivar facturas es la combinación de los sistemas cronológico y alfabético. De este modo, la primera clasificación se realizaría atendiendo a la fecha de la factura. Una vez conocida la fecha, tendríamos que buscar la carpeta del cliente al que pertenece esa factura. Las carpetas de los clientes estarán ordenadas por orden alfabético. Es decir, la factura pasaría a formar parte de la carpeta del cliente que corresponda y su orden dentro de esa carpeta dependerá de la fecha de la factura.

1. Se usará un nivel de protección medio, ya que en estos archivos podrá existir información sobre infracciones, de entidades financieras, de solvencia patrimonial, de crédito, de información tributaria y de seguridad social, referidas tanto a la empresa como a los trabajadores, clientes y proveedores relacionados con ella.

ACTIVIDAD 2: 

1. Clasificación según el sistema alfabético:

Clasificación según el sistema geográfico:

1. - El documento que contiene el listado de clientes y productos deberían estar en el archivo activo o de gestión, ya que éste se utiliza para conservar los documentos de consulta frecuente, como lo son los citados listados.

• En cambio, las facturas estarán en un archivo u otro en función de su antigüedad: estarán en el archivo semiactivo o intermedio, si las facturas ya se han retirado del archivo activo y se consultan de forma esporádica, la recomendación es de permanecer un año y luego pasar al archivo definitivo; por tanto, si las facturas tienen más de un año de antigüedad, pasarán al archivo definitivo o inactivo o histórico, ya que estas facturas han perdido su utilidad operativa, pero siguen teniendo valor histórico o documental.

ACTIVIDAD 3: 

• Academia ABC.
• Hermanos Argensola.
• BBVA, Barcelona.
• BBVA, Madrid.
• BBVA, Zaragoza.
• Cafetería Boston.
• British Food.
• Susana García Arias.
• Carolina García Sobrino.
• Juan García Sobrino.
• IBERIA.
• Farmacia Marró.
• Motor 2002.
• RTVE (Radio Televisión Española).
• Manuel del Valle Romero.
• Luisa de la Vega Sanz.

ACTIVIDAD 4:

1. Para gestionar la biblioteca realizaré las operaciones que siguen:

1. Crearé tres tablas: una para recoger los nombres y números de todos los socios; otra para recoger los nombres de los libros, su autor, su género…; y una última tabla en la que se recojan los préstamos realizados.
2. Para recoger los nombres y números de los socios elegiría una base de datos alfabética; para recoger los libros disponibles elegiría una base de datos que combinara la clasificación por materias y la alfabética; y para recoger los préstamos realizados elegiría una base cronológica.
3. Será un dato de carácter personal, protegido por la LOPD, con un nivel de protección básico.
4. Los objetos que contendrá la base de datos son:[pic 1]

1. Tablas de la base de datos:

 [pic 2]

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