Tarea Tema 4 CEAC empresas

ACTIVIDAD 1

1. Los documentos que se pueden generar en este empresa son:

• Contratos de trabajo
• Partes de asistencia, vacaciones.
• Manuales para los empleados.
• Libro de cuentas anuales
• Libro de inventarios
• Libro diario
• Balances
• Contratos de compra-venta
• Pedidos
• Albaranes
• Presupuestos
• Ofertas
• Facturas
• Libros de registros de facturas emitidas y expedidas
• Fichas de clientes
• Fichas de proveedores
• Cartas comerciales
• Avisos
• Memorándum
• Saluda
• Solicitudes
• Recursos
• Declaraciones
• Oficios
• Certificados
• Saluda
• Libros de registro de correspondencia,……

0,5 puntos

1. Las principales funciones del archivo de esta empresa son:

• Guardar y conservar toda la documentación que la empresa produce, por si se la exige la administración, un cliente, los trabajadores,…
• Deben conservarse los documentos para cumplir con la normativa vigente.
• Servir como elemento para demostrar y acreditar los actos de la empresa.
• Constituir un centro activo de información, como medio de consulta de la actividad de la empresa.

0,5 puntos

1. Según la titularidad del archivo es un archivo privado de empresa.

0,5 puntos

1. Estará organizado según un archivo mixto, es decir, utilizará un archivo centralizado para la documentación de carácter general que afecta a varios o a todos los departamentos y un archivo descentralizado o departamental ya que cada departamento, tiene su propio archivo que contiene los documentos relacionados con las tareas que efectúan.   0,5 puntos

1. Las claves a tener en cuenta para el buen funcionamiento del archivo son:

• Definir el método correcto para que la clasificación sea lo más sencilla posible, fácil de manejar y comprender para las personas que lo tengan que usar.
• Fijar los criterios de selección de los documentos que se van a archivar.
• Crear unas normas internas de consulta.
• Poner diferentes sistemas de seguridad para que todos los documentos allí guardados estén seguros.
• Realizar la gestión documental de manera que sea económicamente rentable.     0,8 puntos

1. Comprobar que los datos de la factura son los correctos, tanto los datos fiscales como la comprobación de que lo que está facturado es lo que realmente se pidió.

Una vez comprobado esto se registrará en el libro registro de facturas recibidas, y posteriormente se guardará en el archivo correspondiente, para ello se establecerá bajo que clasificación se hará (por número de factura, por nombre de cliente, por asunto,…).   0,5 puntos

1. Utilizar cámaras de seguridad que permitan localizar cualquier actitud extraña.

Guardar una copia de seguridad de todos los archivos.

Todo el personal que acceda a los datos de carácter personal está obligado a conocer y observar las medidas, normas, procedimientos y reglas y que afecten a las funciones que desarrollan.

Establecer sistemas que bloqueen el acceso de entrada a ordenadores, para que solo puedan entrar en ellos el personal que esté autorizado.

Utilizar muebles ignífugos, antitérmicos y con acceso de seguridad.

0,5 puntos

ACTIVIDAD 2

Nota: En el caso de Hijos de Fernando Alba, he tomado Fernando apellido. En el caso de tomarlo como nombre iría clasificado antes de Electro S.L., Supermercado.

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