Tema 3: LA ESTRUCTURA Y EL DISEÑO DE LA ORGANIZACIÓN: CONCEPTOS PRELIMINARES

TEMA 3: LA ESTRUCTURA Y EL DISEÑO DE LA ORGANIZACIÓN: CONCEPTOS PRELIMINARES

3.1 LA FUNCIÓN DE DISEÑO Y LA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA: CONCEPTO

Los administradores planifican, organizan, dirigen y controlan. Este es el proceso administrativo (funciones de los administradores) que había tratado Fayol, aunque con una versión ligeramente diferente, y que quedó establecido por los neoclásicos.

El diseño organizativo corresponde a la segunda de las funciones de los administradores (Las funciones de Planificación, Dirección y Control se estudian en la asignatura de 2º curso “Procesos de Dirección”). Una vez que los administradores han formulado los objetivos y han establecido la planificación, deben realizar un proceso de asignación de tareas, coordinación, distribución de los recursos, creación de unidades organizativas, etc., en suma, crear y mantener una estructura organizativa.

Por tanto, los conceptos iniciales que deben ser tratados en este tema son el diseño organizativo y la estructura organizativa.

A. Diseño organizativo

El diseño organizativo es la disciplina que se ocupa de la creación y cambio de la estructura organizativa, y representa la vertiente normativa de la Teoría de la Organización.

Este concepto incluye cinco ideas básicas que ayudan a entender mejor su significado (De la Fuente, pág. 42):

1. Proceso directivo

Se trata de un proceso directivo en el sentido de que la dirección de una organización toma decisiones acerca de determinados aspectos de su funcionamiento, con un claro propósito de influir sobre éste. Esta idea supone que la dirección de una organización tiene discrecionalidad o cierta libertad de acción para adoptar este tipo de decisiones: modificación de la estructura de departamentos, formas de división del trabajo, creación o eliminación de comisiones…

2. Organización formal

El diseño organizativo actúa sobre la organización formal, respecto a la cual los directivos tienen mecanismos o variables a su disposición, que pueden modificar en alguna medida, de manera consciente y deliberada e influir con ello en el funcionamiento de la organización. Estos mecanismos se denominan variables o parámetros de diseño y constituyen los elementos básicos de la organización formal: especialización del trabajo, formalización, sistemas de planificación y control, procesos de decisión…

3. Contexto

El diseño organizativo está condicionado por el contexto. Si bien aceptamos la discrecionalidad de los directivos, las decisiones de diseño organizativo no son totalmente autónomas, se encuentran condicionadas por ciertos factores de contexto tanto externos (el entorno) como internos (la tecnología, el tamaño de la organización, las características de las personas…). Además, el diseño organizativo no es más que una herramienta al servicio de la dirección para construir la organización que se necesita para implantar la estrategia elegida (por tanto, la estrategia representa otro factor de contexto).

4. Eficacia y eficiencia

El propósito del diseño organizativo es la eficacia y la eficiencia: facilitar la consecución de la misión y de los objetivos generales de la organización (eficacia) así como conseguir que éstos se obtengan con la menor utilización posible de recursos (eficiencia).

5. Proceso dinámico

El diseño organizativo es un proceso dinámico: no finaliza con la creación de una estructura organizativa, representada mediante un organigrama, sino que incluye la construcción, evaluación y modificación de la organización formal a lo largo del tiempo. Esto supone la necesidad de seguimiento para evaluar la adecuación o ajuste de la organización formal en cada momento, así como la introducción de modificaciones que corrijan los errores o los desajustes producidos y su implantación real en la organización.

6. Comportamiento de los individuos

Por último, el diseño organizativo actúa sobre los comportamientos de los individuos y de los grupos: los sistemas de evaluación (control), la definición de departamentos y niveles de autoridad, la especialización o la ampliación del trabajo…, son variables que influencian el comportamiento de los individuos.

B. Estructura organizativa

Dado que el objeto de estudio es la “estructura organizativa”, debemos definirla de forma precisa.

En general, la estructura organizativa se asocia con los aspectos más estables de una organización, es decir, las relaciones que permanecen en el tiempo y facilitan a la organización una cierta estabilidad y regularidad en su funcionamiento.

Una definición más exhaustiva es la de Kast y Rosenzweig (1987), que consideran que la estructura organizativa está compuesta por los siguientes elementos:

 El patrón de relaciones y obligaciones formales (organigrama, descripción de puestos de trabajo).

 La forma en que las diversas actividades o tareas son asignadas a diferentes departamentos y/o personas en la organización (diferenciación)

 La forma en que estas tareas o actividades separadas son coordinadas (integración).

 Las relaciones de poder, de estatus y jerarquías dentro de la organización (sistema de autoridad).

 Las políticas, procedimientos y controles formales que guían las actividades y relaciones de la gente en la organización (sistema administrativo).

Instrumentos para visualizar la estructura organizativa

La estructura organizativa es algo necesariamente intangible y abstracto. Por ejemplo, las relaciones de autoridad entre personas de una organización no tienen existencia física pero existen y condicionan de manera importante el funcionamiento de la organización.

Por ello, es preciso dotar a la organización de instrumentos que reflejen o hagan visible la estructura organizativa. Los instrumentos más utilizados para este propósito son los organigramas y los manuales de organización.

 Los organigramas sirven para representar de forma gráfica las principales unidades organizativas y relaciones de autoridad, por lo que representan la forma más inmediata de visualizar la estructura de una organización.

 Los manuales de organización constituyen un complemento necesario para los organigramas ya que suplen la simplicidad de éstos al recoger información detallada sobre diversos aspectos de la estructura formal de la organización.

Es importante señalar que tanto los organigramas como los manuales no representan el objetivo del Diseño Organizativo, sino que son instrumentos para representar la estructura organizativa y reflejar así las decisiones de diseño que hayan sido previamente

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