Temas En General

NOMBRE: FREDY MEDINA JIMENEZ.

FECHA: JULIO DE 2012.

ACTIVIDAD: GENERALIDADES DE LA ADMINISTRACION

DOCUMENTAL.

TEMA : RECIBO Y DESPACHO DE DOCUMENTOS

RECIBO Y DESPACHO DE DOCUMENTOS

Actividades de Aprendizaje

1. En el momento de efectuar el envío de documentos es importante precisar el embalaje, puesto que este debe adaptarse a la forma, a la naturaleza del contenido y a las condiciones de transporte. Teniendo en cuenta lo anterior, documéntate sobre el tema y:

• Precisa los requisitos que debe reunir el adecuado acondicionamiento de los envíos.

* Paquetería

* Certificados

* Libros y periódicos

* Cartas

* Franqueo en destino

* Tarjetas postales

* Dimensiones

* Postal Express

* Todos los envíos deberán ir en sobre oficial del Departamento, o Servicio de dicha empresa indicando el nombre del remitente. Si el envío se efectúa en sobre acolchado o en forma de paquete, llevará el sello del Departamento o Servicio que remita.

* La dirección de los envíos deberá ser clara y legible incluyendo siempre el código postal de la población de destino.

* En la confección de los sobres oficiales de los Departamentos o Servicios en la imprenta se incluirá en parte superior derecha del sobre el cajetín del franqueo pagado autorizado a la empresa, autorización nº 300519.

* Todos los envíos que vayan certificados deberán llevar el impreso de certificado debidamente complementado.

• Establece la forma correcta de embalar: impresos; objetos pequeños; documentos de gran tamaño como planos, mapas, fotografías; documentos que no pueden doblarse ni enrollarse; objetos frágiles; líquidos y polvos secos.

Cómo Embalar

Si está buscando una guía general para embalar sus envíos diarios o una guía específica para el envío de artículos especiales, podrá encontrar todo aquí, en nuestra serie de guías de embalaje. Haga clic en la guía que quiera. Imprima sólo la que necesite.

Haga clic en la guía que desee

Pautas Generales de Embalaje

Sabemos que el embalaje adecuado puede ayudar a asegurar que su envío llegue con total seguridad. Por esto le ofrecemos unas pautas generales de embalaje — de la medición y peso del paquete, métodos de embalaje, instrucciones de sellado y etiquetado, y pautas para envíos restringidos.

Medición de Longitud y Circunferencia Fórmula de Longitud y Circunferencia

Altura

Anchura

Longitud

Longitud es el lado más largo del paquete u objeto.

La fórmula de longitud y circunferencia es sencilla. Esto es lo que tiene que hacer:

• Mida el largo, alto y ancho del paquete.

• Longitud y circunferencia es igual a la longitud más dos veces el ancho y el doble de la altura.

Circunferencia es (2 x ancho) + (2 x peso)

Cálculo del Peso Dimensional

El peso dimensional es aplicable cuando su paquete es relativamente ligero en comparación con su volumen. Si el peso dimensional excede del peso real, los cargos se basarán en el peso dimensional. Para calcularlo:

• Multiplique largo por ancho por alto en centímetros.

• Divida por 5000.

• Compare el peso dimensional y el peso real.

Pautas Generales de Embalaje

• Podrá utilizar su propio embalaje si las cajas son resistentes y están en buen estado con todas las solapas intactas.

• Las cajas de aglomerado, tal como regalo o cajas de zapatos, deben envasarse en una caja exterior de cartón ondulado.

• Utilice cajas de pared doble para los artículos más pesados.

• Coloque los paquetes pequeños dentro de una caja exterior más grande. Para envíos express más pequeños de 18 cm x 10 cm x 5 cm (7" x 4" x 2"), utilice una opción de embalaje de FedEx.

• Caja doble para artículos frágiles con 8 cm (3") de amortiguación dentro y alrededor de la caja más pequeña.

• Envuelva los artículos individualmente con material de relleno y céntrelos en cajas de cartón distanciados de otros artículos y de las esquinas, y lados superior e inferior de la caja.

• Coloque en posición vertical las botellas que contengan líquidos. Use un sellado

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