Teniendo en cuenta la temática del tercer contenido de estudio, responda de forma clara y argumentada las siguientes preguntas.

Foro temático 2.

Teniendo en cuenta la temática del tercer contenido de estudio, responda de forma clara y argumentada las siguientes preguntas:

1. Describa con sus palabras el procedimiento de cada una de las etapas de un dato.

Hay tres fases para que un dato tenga efectividad en su contenido  las cuales son:

-La primera etapa es cuando llegan los documentos a la empresa sin orden y se ubica en el nivel adecuado, se hace la recolección de los datos iniciales  que se clasifican para su debido  procesamiento.

-La segunda etapa consiste en el procesamiento en el cual se convierten los datos en información relevante, se verifica la estructura, se organizan  y se recopilan los resultados para su trasformación.

-La tercera etapa consiste en la trasformación es donde se almacena se determinan sus valores  y se obtiene  la información útil para usarla posteriormente esto se hace con el fin de establecer su permanencia.

b. Escriba las cuatro tipologías documentales que se presentan en el contenido y exponga la importancia de cada una de ellas en el proceso de la administración documental.

1. Correspondencia comercial: La importancia de esta tipología es la comunicación que tienen las empresas en su actividad mercantil en pocas palabras es la imagen de la empresa ante las demás compañías.

2. Documentos contables: Son muy importantes ya que en ellos se lleva toda la actividad económica y comercial de las empresas, cuando entes de control solicitan los documentos se tienen organizados por esta tipología para su fácil presentación.

3. Documentos especiales: son documentos de vital importancia ya que ellos pueden tener datos confidenciales de la compañía y deben ser archivados con mucha rigurosidad.

4. Documentos legales: Dentro de una compañía son los documentos que demuestran la legalidad se debe tener organizada por su tipología ya que son de uso exclusivo de la compañía y siempre deben estar disponibles para asuntos de la compañía.

1. Describa dos aportes generales que le brindaría a la temática de este contenido y explique el porqué de sus aportes.

El día de hoy muchas empresas se han percatado de la importancia que deben tener sobre el manejo de sus documentos ya que tienen  distintos tipos de información, por tal motivo se debe tener en cuenta la recolección, la trasformación y el procesamiento de la información.

Se debería establecer este reglamento en todas las comunicaciones  ya que muchas empresas no lo tienen en cuenta al momento de realizar sus documentos para hacerles el seguimiento, facilitar y agilizar los procesos dentro de las compañías y así no tener reprocesos que con llevan a la demora de actividades que tengan entre ellas o la facilidad de encontrar un documento para justificar un hecho.

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