Tipos De Redacción De Documentos

Informe con los tipos de Redacción de documentos tomando en cuenta lo siguiente:

1. De la carta.

A) Concepto: La carta es un medio de comunicación escrito donde se plantean situaciones relacionadas de acuerdo a el contenido que esta contenga, ya sea una carta comercial, o una carta oficial.

B) Características:

 Utiliza frases cortas.

 Recurre a un vocabulario exacto y cortés.

 Usa oraciones completas organizadas correctamente.

 No abrevia las palabras.

 Utiliza una puntuación adecuada.

 Usa elementos cohesivos que interrelacionan las oraciones y los párrafos.

C) Partes que la conforman:

 Membrete: Es el nombre, dirección y demás señas de identificación de una empresa o entidad que va impreso en la parte superior del papel y el sobre que se emplea para la correspondencia.

 Localidad y Fecha: es aquella que indica el lugar desde donde se escriben las cartas así como el día mes y año.

 Destinatario: son los datos de identificación de la persona al cual va a ser enviada la carta

 Asunto: es un mensaje breve y concreto el cual no debe ser más extenso de una línea y en el que se debe escribir el asunto principal por la cual fue enviada la carta.

 Saludo: es una frase corta con mensaje de cortesía que se incluye antes de escribir el texto de la carta.

 Texto: es el conjunto de párrafos que explica el asunto o motivo por el cual fue escrita la carta, se recomienda que los párrafos sean cortos escritos con lenguaje claro, preciso, natural y espontáneo.

 Despedida: son expresiones de afecto con lo que se da por concluida la expresión del mensaje. La despedida debe guardar el mismo tono de cortesía, tanto de saludo inicial y la relación entre el emisor y receptor.

 Antefirma: es aquella que se emplea cuando la persona que remite la carta lo hace en nombre y representación de otra.

 Firma: es aquella que contiene el nombre de la persona que se responsabiliza por lo expresado en la carta.

 Iniciales: es aquella que se refiere a las iniciales de las personas que han intervenido en el dictado y mecanografiado de la carta.

 Anexos: esto se utiliza cuando a una carta la acompaña uno o varios documentos adjuntos, estos deben mencionarse en una nota de anexos.

D) Tipos.

 Carta Comercial: es aquella comunicación escrita que surge del trato que tienen los comerciantes entre sí, sobre cosas de comercio.

 Carta Oficial: es aquella carta expedida por funcionarios o empleados de instituciones gubernamentales, estadales, municipales; la cual es utilizada para tratar asuntos concernientes a las gestiones de la administración pública.

 Carta Familiar: es aquella carta que utilizamos para comunicarnos con algún familiar que se encuentra a larga distancia. La finalidad de esta carta es muy variada ya que se pueden tener varios motivos por los cuales la escribimos.

 Carta de Ventas: es aquella comunicación que se envía a los probables clientes, con el fin de inducir una acción que será la de la compra.

 Carta de Pedidos: es aquella carta que se envía por una empresa o pequeños proveedores, con la finalidad de pedir o hacer un pedido de mercancías.

 Carta de Empleo: es aquella carta que utilizamos para solicitar una entrevista, para presentar su currículo y tratar de que la empresa a la cual se le envió la carta acepte o considere tomar ese empleado.

 Carta de Recomendación: es aquella carta que se utiliza para recomendar a alguien alguna persona. Esta carta siempre va acompañada de la carta de empleo y del currículo.

 Carta de Referencia: es aquella carta la cual se envía cuando a petición de alguien se desea mayor información acerca de una persona en particular.

 Carta de Presentación: es aquella carta que se usa generalmente para que una persona presente, a un conocido u amigo, suyo a otra persona también de su amistad.

E) Estilos o modelos de cartas.

El estilo de la carta debe ser adecuado para el receptor y entendible:

 Formal, Por carta formal se entiende todo tipo de correspondencia de ámbito profesional, laboral, institucional...etc.

 Coloquial o informal: Si se dirige a familia o amigos y se usa un lenguaje coloquial que ambos entiendan.

 Familiar: Que podría ser un derivado de la anterior, con la única diferencia de que ésta es específicamente para familiares.

 Muy formal: En estos casos se nota una distancia aun mayor con el receptor. Además, al momento de colocar a quién se dirige la carta debe ponerse: Señor/Señora (su cargo. Ej.: Directora de la institución

2. Las comunicaciones Internas

2.1. Memorando:

1. Concepto: Es un documento de comunicación donde la autoridad superior hace alguna advertencia, da órdenes y también rememora hechos que se deben tener en cuenta.

Es un documento simplificado de uso muy difundido en los organismos dependientes del estado y en las entidades del sector privado. Es flexible y práctico, breve y directo.

2. Clases Diferenciamos dos clases de memorando: Simple y Múltiple

A. Memorando simple

Se utiliza para comunicar disposiciones; remitir, pedir o transcribir documentos; dar a conocer la realización de actividades o la ejecución de tareas y, en general, para informar asuntos diversos de trabajo a un solo destinatario.

B. Memorando múltiple

Se usa para hacer conocer disposiciones o cualquier otra información, en forma simultánea, a varios destinatarios.

3. Características

- Se redacta en tercera persona.

- Se refiere por completo al tema planteado (es específico-exacto).

- Utiliza la construcción positiva.

- no usa rodeos de palabras.

- Las oraciones son directas y claras y cortas

4. Modelo

5. Elementos a considerar.

La estructura del documento consta de las siguientes partes:

Nombre(s) de a quien se dirige

Nombre(s) del remitente(s)

Fecha

Asunto

Escrito redactado brevemente.

Firma(s)

Su redacción debe ser breve, clara y precisa; aun cuando en este tipo de comunicación no se acostumbra usar la despedida, hay ocasiones en que se debe utilizar para darle un toque personal y cortés al mensaje.

2.2. Circular,

1. Concepto: Medio de comunicación escrita, carta o circular, que se confecciona en serie, utilizando para ello un medio mecánico de reproducción del texto único.

No existe una diferencia sustancial entre la circular y memorando. Se ha señalado, sin embargo, que la circular debe reservarse para los asuntos que tengan carácter permanente, mientras que el memorando debe ceñirse a los avisos e información general que no tengan ese carácter. Muchas veces las circulares están redactadas por las oficinas centrales de empresas u organismos para comunicar a sus oficinas locales, informaciones, disposiciones, recomendaciones, consejos, etc.

2. Características El hecho de que las circulares tengan como fin la simple información, hace que su redacción sea sencilla, debiendo prevalecer en ellas las características de claridad, sencillez, brevedad y cuantas otras son comunes en cualquier tipo de correspondencia escrita.

Una comunicación circular no debe hacer pensar que esté privada de personalidad y de humanidad. Sea cual fuere el medio mecánico que se utilice para su confección, debe de ser cuidada, procurando que su apariencia se asemeje al máximo a una carta original, a una carta no hecha “en serie”, lo que siempre será motivo de halago para el que lo recibe.

3. Modelo:

4. Elementos a considerar.

 Utilice papel en el que figure el membrete de la empresa u organismo que la expide.

 Recuerde la fecha (mes y año)

 Evite dirigirse a la “masa” para la que ha sido preparada

 Dé la sensación de que se dirige a “cada una de las personas que lean la circular”.

 Use párrafos cortos y expresiones ordenadas.

 Esfuércese por una presentación agradable.

 Concluya con saludos y gracias por la atención prestada.

 Use firma manuscrita si quiere que conste la autenticidad de la comunicación.

2.3. Acta

1. Concepto es un documento en el que se asientan los acuerdos tomados en una reunión y, en forma resumida, las deliberaciones acontecidas en la misma. Normalmente se escriben directamente en un libro que se llama "Libro de actas". Los requisitos que se exigen para levantar actas están regulados por el Código de Comercio y también

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