Trabajo Practico

Trabajo Práctico n°1

Inserción de los Sistemas Administrativos en las organizaciones

1.1 Aspectos generales

Debido a los grandes cambios tanto económicos como culturales, sociales y políticos generados por la INDUSTRIALIZACIÓN y el proceso de GLOBALIZACIÓN, las organizaciones han cambiado enormemente ya sea adaptándose ó adecuándose. Un buen ejemplo son aquellas organizaciones que crecieron en desmedida y por lo tanto sus operaciones internas se volvieron más complejas. He aquí el motivo de estudio de los SISTEMAS ADMINISTRATIVOS.

El éxito de una organización depende de cómo maneje los siguientes factores:

ELECCIÓN DEL PRODUCTO: tiene que tener en cuenta, a la hora de elegir parámetros tales como escasez, demanda, etc.

El MERCADO: se refiere a que la organización está ó estará inserta en un determinado mercado, de ahí la validez de su estudio.

TECNOLOGÍA: es un conjunto de recursos muy importantes ya que significan en gran medida, eficacia y eficiencia a la hora de realizar tareas tanto operacionales como de dirección.

ESTRUCTURA FINANCIERA: la organización posee capitales, los cuales debe proteger y multiplicar, como así también estar al tanto de cómo y donde buscar nuevos capitales.

DIRECCIÓN ACTIVA Y DINÁMICA: la dirección, se pretende, debe responder de manera locuaz y pragmática.

POR ÚLTIMO, SE NECESITA DE UN SISTEMA ADMINISTRATIVO QUE COORDINE Y REGULE TODAS ESTAS OPERACIONES.

A la hora de administrar, la dirección se encuentra con dos problemas claves:

Uno de ESPECIALIZACIÓN, referido a que le prestan más atención o importancia a ciertos departamentos ó áreas de la organización, dejando de lado, en cierta forma, al sistema administrativo.

COMPLEJIDAD, hace hincapié en la importancia de la creatividad en el momento de diseñar o resolver algún problema. Por lo tanto, como el sistema administrativo de una organización es un conjunto de operaciones iterativas y algo tediosas, también se le resta importancia.

1.2 Elementos que integran los SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

Conjunto de elementos y equipos ubicados en los niveles medio e inferior. Se ocupan de captar, guardar, procesar ó transmitir información.

Un conjunto de soportes en donde se documentan decisiones específicas, se transmiten, conservan y registran. Pueden ser formularios, registros, páginas web, etc.

Una red de canales por donde fluye la información. Esta red está previamente definida y diseñada.

1.3 Atributos de los SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

Que se ejecuten en el momento en que se precisen, que sean oportunos.

Insuman la menor cantidad de recursos, que sean económicos.

Se desarrollen dentro de un alto grado de seguridad, que sean confiables, sino no sirven.

Produzcan la información necesaria, que sean eficaces.

2. Funciones del SISTEMA ADMINISTRATIVO

Se realizan rutinariamente en casos individuales las políticas dictadas por la alta dirección.

Es eficiente cuando:

Los actos y procesos son realizados en término.

El costo es acorde a la naturaleza de la tarea y debe dejar margen de ganancia.

Los actos se desarrollen con alto grado de seguridad.

Provea un cuadro informativo.

3. Características y problemas que afectan a los SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

Debido al gigantismo actual de ciertas organizaciones se elevan los costos de administración y se reduce la velocidad.

Características:

Repetición de las tareas sin aporte positivo. La solución es una visión de conjunto del sistema.

Cada individuo intenta formarse su propio entorno.

Es difícil medir las tareas administrativas en el tiempo. Supone detectar tareas rutinarias y eventuales.

La automatización de tareas es avanzada en ciertos sectores de la industria pero no en administración de organizaciones. Se debe a lo difícil de la tarea de recopilar datos.

La respuesta de la organización para modificar un sistema administrativo no es inmediata.

Supone esfuerzo intelectual y paciencia.

. El ANÁLISIS de SISTEMAS y los SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

Ante la problemática planteada surge el ANÁLISIS de SISTEMAS que supone revisión permanente de los SISTEMAS ADMINISTRATIVOS para prevenir las distorsiones. Es una función permanente, especializada, conoce cuáles son los métodos más eficaces y no está comprometida con los intereses sectoriales. Puede ser agente de cambio debido a su especialización y conocimiento de métodos ya que puede adoptar nuevas tecnologías para la automatización de las tareas administrativas.

Supone:

Una actitud permanente de ANÁLISIS.

Inconformismo frente a resultados obtenidos.

Tesón para formular propuestas de cambio.

Depende de:

La elección del responsable a cargo y...

El apoyo de la dirección a la misma.

Para controlar el crecimiento burocrático:

Crear un área en dicha ESTRUCTURA que asuma esa función.

Que el responsable tenga un perfil adecuado al cargo.

Determinación clara de objetivos y planes.

Medición de la actividad por resultados.

Que la dirección apoye los programas en marcha.

5. Capítulos del ANÁLISIS de SISTEMAS

Supone una coordinación de tiempo y tecnología, para ello:

Formación de un equipo, asignando roles y tareas.

Asignación de bienes a responsables idóneos.

La actividad debe ser eficaz y eficiente, con esto se pretende que se haga de la mejor forma posible y más económica.

El organigrama es el modelo gráfico de la asignación de responsabilidades y funciones y el manual de procedimiento el elemento escrito que la formaliza. La ESTRUCTURA, es el conjunto de personas que, tiene un diseño previo para cumplir objetivos eficazmente.

Definida la ESTRUCTURA puede ocurrir:

Que las formas de trabajo se realicen eficientemente o no.

Que las formas de trabajo aseguren el PATRIMONIO o no.

Que las formas de trabajo sean diferentes entre sectores.

Todo esto dificultaría la coordinación y el funcionamiento. Ante la interrogante de ¿cómo y cuándo realizar las tareas? Surge EL ESTUDIO DE MÉTODOS Y TIEMPOS:

Son circuitos ó rutinas que transportan información. El canal variará depende de la situación.

La división de funciones es una creación intelectual.

Capítulos de la teoría de la organización

Énfasis

Unidad de ANÁLISIS

Herramientas

Escritos

Gráficos

ESTRUCTURA

Qué y quién

Departamento

Manual de la organización

Organigrama

SISTEMAS

Cómo y cuando

...