VALORACION

2 . 1 . Conceptos

Tradicionalmente, la valoración de los documentos se ha contemplado como

una respuesta a la producción excesiva de documentos que las organizaciones

han ido generando (y acumulando) en el d e s a r r o l l o de sus actividades.

Esta selección de documentos ha sido concebida como una función genuinamente

archivística, con su propia metodología y casi autónoma con relación

a otros ámbitos de la archivística como pueden ser la descripción o i d e n t i f i cación

de documentos. Aún hoy en día son contados los archivos que a p l i can

sistemática y regularmente la valoración de documentos a sus fondos;

así, lo más común es aplicarla cuando, por ejemplo, ya no se dispone de más

espacio en los depósitos documentales o bien cuando se debe realizar una

transferencia a un servicio de custodia externo. Esta lógica está siendo superada

basándose en la integración de la valoración documental como uno de

los elementos determinantes de los sistemas de gestión de documentos. En

este capítulo intentaremos hacer una primera referencia a los conceptos clave

de la valoración documental, enlazándola con el d e s a r r o l l o de sistemas de

gestión de documentos c i n c i d i e n d o en el papel de inductora del c a m b i o que

está jugando la documentación electrónica.

Aunque parezca una obviedad, debemos definir desde el p r i n c i p i o el objeto

central de la valoración; tal o b j e t o son los documentos entendidos como

«la información creada o recibida, conservada como información y prueba,

por una organización o un i n d i v i d u o en el desarrollo de sus actividades o en

v i r t u d de sus obligaciones legales.3 La misma norma I SO 15489 establece que

1 Ver apartado 3.15 de la norma U N E - I S O 15-4S9-1:200l. Información y documentación. Gestión

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