VENTAS - PROCESO DE PEDIDOS Y FACTURACION

PROCESO PEDIDO-FACTURACION

1.- Pedido del cliente

- El cliente realiza un pedido el cual lo envía a uno de los agentes en Estados Unidos.

- Existen algunos clientes los cuales envían directamente el pedido a Guillermo.

2.- Procesamiento y envío de pedido

- Los agentes de Estados Unidos se encargan de procesar los pedidos, y de realizar el envío del pedido a Guillermo.

- Los pedidos se envían tal cual los hace llegar el cliente, solamente se escanean y se envían a Guillermo por correo electrónico.

3.- Asignación de pedido (Transferencia)

- Antes de realizar un Release o Shippment Instruction se asigna el pedido si este no tiene aún un pedido asignado, y se realizan transferencias.

- Se pueden realizar transferencias en 2 de los siguientes casos:

Si no se sabe dónde terminara el producto, ya que el cliente no tiene especificada una ubicación de entrega, se envía el producto a un almacén, para después hacer la transferencia al almacén destino.

Si el cliente por alguna razón no quiere el producto y este a su vez es vendido a otro cliente.

4.- Release / Shipping Instruction

- Release: Se realiza cuando el cliente recoge el producto en almacén.

- Se envía por correo electrónico un Release a un almacén en Estados Unidos con la información del producto y la cantidad a liberar.

- Shipping Instruction: Se realiza cuando se tiene que realizar un movimiento de producto de un almacén a otro para llegar al cliente (Se realiza una transferencia).

5.- Procesamiento y envío de transferencia o Bill of Lading

- El almacén en Estados Unidos procesa el Release recibido o Shipping Instruction y realiza la liberación del producto para el cliente.

- Se envía por correo electrónico a Guillermo un formato (Bill of Lading) con toda la información perteneciente a la liberación del producto.

6.- Comprobación de Release contra Bill of Lading

- Se compara el formato (Bill of Lading) con el Release enviado por Guillermo para verificar que coinciden los productos y las cantidades liberadas.

7.- Facturación

- Si todos los datos del formato (Bill of Lading) son correctos y corresponden al Release realizado, se procede a la captura de factura.

- Se factura de igual manera almacenaje en caso de contar con.

FACTORES DE TIEMPO

- Comunicación con clientes.

- Cuestiones Operativas

o Se le da prioridad a las cuestiones operativas antes que a la facturación.

o Realización de Embarques

o Verificación de las especificaciones del cliente.

o Verificar que no rechacen un pedido.

- Contacto con agentes (USA).

- Envío de Bill of Lading.

o Podrían no enviar el Bill of Lading, por lo que hay que comunicarse con el contacto para que lo verifiquen y reenvíen.

- Entrega de Producto

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