Éxito Y Fracasos De Los Sistemas

Éxito y fracaso de los sistemas - Implantación

El Fracaso de los Sistemas de Información.

La falla de sistemas: es un sistema de información que no opera como se esperaba, o no está en operación en un tiempo especificado o no puede ser utilizado de la manera esperada. Los usuarios necesitan desarrollar procedimientos manuales en paralelo para hacer que los sistemas trabajen adecuadamente (ej. Continuar manteniendo todos los datos en forma manual a pesar de la presencia de un sistema automatizado).

En algunos sitemas casi todos los informes preparados para la administración prácticamente nunca son leídos. Se consideran como inútiles y llenos de cifras sin consecuencias para la toma o análisis de decisiones.

Otros sistemas automatizados permanecen intactos, ya sea porque son demasiado difíciles de utilizar o porque sus datos no son de confianza.

También otros sistemas fracasan a causa de retrasos en el procesamiento, costo de operación excesivos o problemas de producción crónicos (ej. Un sistema se cae constantemente).

Area de problemas en los sistemas de infamación

Las principales áreas de problemas son:

• Diseño : El diseño real de un sistema falla al no captar los requerimientos esenciales del negocio. La información puede no ser proporcionada lo suficientemente rápida para ser útil, también puede venir en un formato imposible de digerir y usar, o puede representar los elementos equivocados de datos. Un sistema puede ser diseñado con una interfase (parte del sistema con la que interactúa el usuario) pobre. Un sistema de información será juzgado como un fracaso si su diseño no es compatible con la estructura, cultura y metas de la institución.

• Datos Los datos en el sistema tienen un alto grado de imprecisión. La información en ciertos campos puede ser errónea o ambigua. Puede no estar bien fragmentada para los fines del negocio.

• Costo. El costo para implementarlos y operarlos en su fase de producción queda muy por encima del presupuesto. Los gastos excesivos no se pueden justificar por el valor aportado por el sistema de información.

• Operaciones El sistema no opera bien. La información no se la proporciona en tiempo oportuno y de manera eficiente ya que las operaciones de computadora que manejan el procesamiento de la información se caen. Las operaciones que abortan con mucha frecuencia llevan reprocesos excesivos y programas con retraso.

Medida del éxito de un sistema: ¿Cómo se podrá saber si un sistema tiene éxito o no?

La percepción y uso de los sistemas pueden quedar condicionados por variables personales y situacionales. Sin embargo, los investigadores de SIA han buscado un conjunto formal de parámetros del éxito del sistema.

• Nivel elevado del uso del sistema

• Satisfacción de los usuarios con el sistema. Criticas, opiniones.

• Actitudes favorables de los usuarios hacia los sistemas de información y el personal de sistemas.

• Grado en el que el sistema cumple con las metas establecidas.

• Recuperación financiera para la institución, disminuyendo costos o incrementando beneficios.

Causas de éxito y el fracaso de los sistemas de Información.

Un sistema de información transforma la manera que un individuo y los grupos interactúan, cambia la manera como la información se define, como se accesa.

El concepto de la implantación

Implantación: todas las actividades institucionales que trabajan hacia la adopción, administración y rutinización de una innovación.

Se cree que las instituciones deben escoger actores con características sociales apropiadas y desarrollar sistemáticamente papeles o roles institucionales, como “campeones de productos” con el objeto de que las innovaciones sean exitosas.

Dentro del contexto de la implantación, el analista es un agente de cambio. El analista no solo desarrolla soluciones técnicas sino redefine las configuraciones, interacciones, actividades de los puestos y las relaciones de poder de diversos grupos institucionales. El analista es el catalizador de todo proceso de cambio y es el responsable de asegurar que los cambios creados por un nuevo sistema sean aceptados por todas las parte involucradas.

Causas del éxito y fracaso en la implantación

No existe una explicacion única del fracaso y el éxito de los sistemas. Sin embargo el resultado de la implantación puede quedar determinado por los siguientes factores en el proceso de implantación:

• Involucramiento e influencia del usuario: si los usuarios están fuertemente involucrados en el diseño del sistema, tiene mas posibilidad de moldear el sistema de acuerdo a sus prioridades y requerimientos. Es muy posible que actúen positivamente hacia el sistema porque han sido participantes activos en el proceso de cambio. La incorporación de la experiencia y el conocimiento del usuario conduce a mejores soluciones.

• La brecha de comunicación entre diseñadores y usuarios: los usuarios y los especialistas en sistemas de información suelen tener formaciones académicas, intereses y prioridades diferentes. Esto se conoce como brecha de comunicaciones entre diseñadores y usuarios. Por un lado, los especialistas tienen una orientación técnica, buscan soluciones técnicas y sofisticadas. Por otra parte, los usuarios prefieren sistemas que se orienten a la solución de los problemas del negocio o que faciliten tareas. Los problemas de comunicación entre ambos son una de las principales razones por las que los requerimientos de los usuarios no quedan incorporados en los sistemas de información y en general son sacados del proceso de implantación.

• Apoyo de la administración: si la misma apoya, asegura que un proyecto de sistemas recibirá los fondos y los recursos suficientes para tener éxito.

• Nivel de complejidad y riesgo: mientras más grande sea un proyecto (por el gasto que implica, por el tamaño del equipo de implantación, por el tiempo asignado y el nro. De unidades afectadas) mayor será el riesgo. Otro factor de riesgo es la experiencia de la empresa con proyectos de diversas dimensiones.

Algunos proyectos son mucho más estructurados que otros. Sus requerimientos son claros, de manera que los resultados pueden definirse mas fácilmente. Estos proyectos tienen un riesgo menor que aquellos cuyos requerimientos no están mas que relativamente definidos, son cambiantes.

El riesgo será mayor si el equipo del proyecto y el personal de sistemas carecen de conocimientos técnicos

• Administración del proceso de implantación: el desarrollo de un nuevo sistema debe ser cuidadosamente administrado y coordinado. Cada proyecto implica investigación y desarrollo.

• Ignorancia

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