Índice de actuación general

Introducción

Una planificación no se plantea así como así de la noche a la mañana. La realización de la misma se trata de un trabajo diario, continuo, elaborado y programado en el tiempo. Todo y cada uno de los aspectos deberán ser previstos y con una previa respuesta preparada. Se trata además de conocer y preparar el amplio abanico de acciones previas al evento, las producidas durante el evento y las que serán posteriores al mismo evento. Será una puesta en práctica lo que a continuación exponga, desde el dato más insignificante hasta aspecto claves para el eficaz desarrollo, todo ha de quedar claro y cerrado, entendible y asumible por todos los colaboradores, monitores, etc… En este modelo no daré nombres en cuanto a responsables físicos, sino cargos y los precios serán orientativos. A continuación se propondrá el índice de cada uno de los puntos a seguir y el desarrollo de los mismos. No debemos olvidar que los presupuestos suelen ser orientativos para servirnos de referencia simplemente.

Índice de actuación general

1. Elección de los responsables

Este apartado deberá estar prácticamente definido y claro previo a la elaboración del proyecto para que exista como tal, si no todos los ámbitos, al menos la mayoría deberán ser conocidos ya. De todos modos en caso de no ser así deberá establecerse cuanto antes.

2. El proyecto y el lugar de realización

2.1. Definición del proyecto

La localidad de Valdepeñas de Jaén será la sede encargada de llevar a cabo la realización del "Trofeo Ciudad de Valdepeñas de Fútbol Sala", con el objeto de fomentar el deporte, más concretamente el fútbol y captar la atención de aficionados y socios que la entidad colaboradora, el Valdepeñas C.F., pretende para poder aumentar el número de aficionados y jugadores a la plantilla.

Es un proyecto ambicioso porque nunca antes se había pretendido llevar a cabo de una forma tan estructurada y planificada como en este caso.

2.2. Características de la localidad y Entorno

Valdepeñas de Jaén es una localidad que cuenta con un número de habitantes que ronda los cinco mil, se encuentra inmerso en la Sierra Sur de Jaén, rodeado de montañas, en la que cabe destacar "La Pandera" como cordillera más elevada y sus abundantes manantiales de agua.

Valdepeñas se encuentra enclavada en la Sierra Sur como hemos dicho anteriormente. Con una altitud de 960 metros sobre el nivel del mar, lo que le permite disfrutar de un clima típico de sierra, con unos inviernos fríos, entre 1 y 2 grados de mínima y unos veranos agradables, de 30 a 35 grados de máxima.

La población se encuentra rodeada por la Pandera (1872 m), la Montesina (1380 m), la Morenilla (1368 m), Pico de Cornicabra (1604 m) y el Morrón de la Solana (1667 m). la bordean el río Vadillo y el Ranera, que en sus afueras se juntan formando el río Susana, y que va finalmente al Guadajoz, en la provincia de Córdoba.

Valdepeñas de Jaén tiene una extensión de 18146 Has., siendo el segundo de la Sierra Sur, sólo superado por Alcalá la Real.

El terreno que predomina es de topografía movida, característico de las Sierras Subbéticas, pertenecientes en su mayoría a la era secundaria, con abundancia de yesos, calizas y margas.

Sus tierras tienen dos alineaciones diferentes, al norte la Sierra de la Pandera y en dirección suroeste-nordeste la Sierra de Alta Coloma, que se adentra hacia el Noalejo y la provincia de Granada.

El principal inconveniente de esta localidad son sus vías de acceso, aunque afortunadamente se está trabajando duro en la actualidad para lograr una buena carretera.

Localidad de Valdepeñas de Jaén

Este es el mapa de acceso para poder llegar a la localidad de Valdepeñas de Jaén, bien desde Jaén, Córdoba o Granada.

Dejemos ya a un lado la información inicial del proyecto y vayamos a explicar área por área las funciones específicas de cada una de ellas y cómo lo llevan a cabo.

3. El director ejecutivo

Es el máximo dirigente y responsable del evento, será la persona de referencia por excelencia, puesto que de ella dependen el resto de áreas.

Su principal función será la de saber qué es todo lo que ocurre y/o pueda suceder a lo antes, durante y después del evento deportivo.

Convocará reuniones con cada una de las áreas, así como con la secretaría general, etc… Por otra parte, será la persona encargada de revisar todos los presupuestos presentados por cada una de las áreas, que posteriormente deberemos presentar a un comité organizador que evaluará los presupuestos y nos concederá la viabilidad o no del evento.

En el supuesto caso de que el evento sea viable, deberá elaborar un programa que explique la realización del "Primer Trofeo Ciudad de Valdepeñas de Fútbol Sala".

A priori parece ser un puesto relativamente fácil, pero en realidad es el que mayor dificultad y responsabilidad conlleva, ya que cualquier error que se produzca en alguna de las áreas deberá rendir cuentas el director ejecutivo.

El director ejecutivo, como previamente hemos explicado realizará un cronograma en el que exponga todas las reuniones a llevar a cabo con los distintos puesto o áreas a sí como con la secretaría general. Podríamos aprovechar las fechas de reuniones de la secretaría general para establecerla el mismo día que esta, aunque una horas después o incluso a la misma hora que esta.

Las reuniones se podrían hacer dentro del salón de actos de la Casa de la Cultura de Valdepeñas de Jaén, en caso de poder disponer de esta, si no fuera posible la reunión se llevaría a cabo en el salón de actos del I.E.S. Sierra Sur o en alguno de los dos colegios, Santiago Apóstol y San Juan.

Este sería el cronograma de reuniones del director ejecutivo:

28 Junio. Reunión general, designación de los responsables de cada área y sus funciones.

4 Julio. Reunión con el Responsable del Área de Protocolo y Promoción para la aprobación del presupuesto.

5 Julio. Reunión con el Responsable del Área de Logística para la aprobación del presupuesto.

6 Julio. Reunión con los Responsables de las Áreas de Seguridad y Sanidad para concretar las contrataciones y aprobar los presupuestos.

7 Julio. Reunión con el Responsable

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