Administración: ciencia, teoría y práctica

Administración: ciencia,  teoría y práctica

Una de las actividades humanas más importantes es administrar, todos(as) lo hacemos en determinados momentos, la diferencia está en que unos(as) lo hacemos científicamente y otros(as) empíricamente. En vez de improvisar que es lo que usualmente se hace de manera empírica cuando no existe en la persona el conocimiento científico, lo hace por tradición, intuición, atinado sentido común o suerte y cuyo resultado es la ineficiencia, riesgo y errores. Sin tener metas definidas. Por ejemplo, con los conocimientos de administración que Usted obtendrá, le será más fácil poder administrar su tiempo, su dinero, su espacio, etc.

Desde tiempos inmemoriales hasta el presente, las personas individuales se han tenido que unir con otros para cumplir ciertos propósitos. Las uniones pueden ser simples como una familia, o un grupo que sale de pesca o va al cine, pasando por uniones sucesivamente más complejas como una tribu, una aldea, una ciudad, una nacionalidad, una etnia, una raza, un estado, hasta la unión más grande; la humanidad. Las personas no existen solas, ni son independientes y autosuficientes. Pertenecen o están integrados a una familia, un grupo poblacional, una religión, una agrupación política, un sector económico, un nivel educativo, un grupo de salud, un grupo productivo, un grupo de poder, etc.

Desde el momento en que las personas empezaron a formar grupos con el objetivo de lograr metas que les era de difícil cumplimiento en forma individual, la administración empezó a ocupar un lugar primordial y esencial con el fin de asegurar la coordinación de los esfuerzos individuales. 

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El objetivo de la teoría de la administración es: proveer los conocimientos necesarios para que las personas puedan prepararse intelectualmente, desarrollar habilidades necesarias y desempeñarse eficientemente en el logro de los fines que se le han encomendado.

¿Quiénes son los encargados de poner en marcha la administración?

 Pues los gerentes, administradores o profesionales.

Una de las funciones de todo administrador es guiar las organizaciones hacia el logro de las metas. La organización cuando se crea es para algún propósito u objetivo, y son los administradores los responsables de combinar y usar los recursos con que cuenta esa organización para lograr sus propósitos.  

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Para poder entender y comprender qué es la administración, trataremos de ver algunos conceptos de varios estudiosos de la materia. Debe tener en cuenta que la administración se aplica en todos los niveles y tipos de organización, sin excepción alguna. Veamos algunas de estas definiciones:

• Según el libro de Koontz: es el proceso mediante el cual se diseña y mantiene un ambiente en el que individuos, que trabajan en grupos, cumplen metas específicas de manera eficaz.
  
  Otra definición del mismo autor nos dice que es el “Establecimiento de un medio ambiente efectivo para las personas que operan en grupos organizacionales formales”. En esta definición involucra qué es el medio ambiente mismo que desde todo punto de vista es de vital importancia pues es donde se desenvuelven las personas; luego la define de la siguiente manera: “Dirección de un organismo social y su efectividad en alcanzar objetivos, fundada en la habilidad de conducir a sus integrantes”. En esta definición nos encontramos con dos elementos sin los cuales no podemos hablar de administración, las personas y los objetivos.
• George R. Terry. La define así: “La administración consiste en lograr un objetivo predeterminado mediante el esfuerzo ajeno”. Esta definición involucra de lleno a la administración, y con mucha lógica podemos decir que todos los resultados en cualquier organización se logran por medio de la administración.
• Stephen P. Robbins y Mary Coulter nos dan una explicación más completa, diciendo que: “La administración consiste en coordinar las actividades de trabajo de modo que se realicen de manera eficiente y eficaz con otras personas y a través de ellas”.

Aquí nos encontramos otros elementos como la coordinación, eficiencia y eficaz, los gerentes son los que deben coordinar el trabajo de los demás de manera eficiente y eficaz. Qué significa la palabra eficiente: pues la capacidad de obtener los mayores resultados con la mínima inversión “hacer bien las cosas”.

La palabra eficacia significa: Completar las actividades para conseguir las metas de la organización; “hacer las cosas correctas”. En cambio Massie y Douglas dicen que, “Es el proceso a través del cual un grupo dirige las acciones de otros hacia metas comunes”.

Sin más preámbulos, damos por iniciada esta temática y les animo a desarrollar las lecturas del capítulo 1 del Libro de Koontz que presentamos en la bibliografía para esta unidad.

Administración y sociedad

Como un preámbulo al estudio de esta unidad dos, y de acuerdo a sus previos conocimientos se habrá dado cuenta que un administrador eficaz debe tratar tanto con el medio ambiente interno como con el medio ambiente externo; es por ello que debe considerar las necesidades y deseos de los miembros de la sociedad fuera de la organización, esto quiere decir que estará atento a las nuevas tendencias tecnológicas, políticas, económicas y sociales. Que pueden ser causa del éxito o fracaso de la organización.

La organización y su ambiente externo

Entornos organizacionales, cuando analizamos la organización como un sistema abierto entendemos que ésta se relaciona con su entorno cuando hace uso de insumos y distribuye productos.

El administrador eficaz, por tener que tratar con el medio ambiente externo debe identificar, evaluar y reaccionar a las fuerzas externas de la empresa, ya que pueden afectar todas las operaciones inherentes a ella, pues operan en una sociedad plural, donde existen grupos organizados con diferentes intereses; que son elementos de acción directa, tales como las condiciones económicas; de hecho toda empresa requiere de capital, maquinaria, edificios, inventarios de bienes, equipo de oficina, herramientas, etc. que puede ser aportado por la misma organización o por proveedores.

No debemos olvidar otro insumo muy importante como la fuerza de trabajo, debe estar disponible, ser de calidad y el precio que se debe pagar por ella.

Los niveles de precios es muy importante tomarlos en cuenta, que es afectado cuando los precios se incrementan, cuando la inflación sube, es decir, que todo lo relativo a los insumos se ve afectado por los cambios. Un ejemplo lo miramos en nuestro medio cuando el combustible sube.

Podríamos enumerar muchos más elementos que intervienen de forma directa en el desarrollo de una empresa. Para poder entender qué es el medio ambiente interno y externo, veamos su significado:

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