Auditoria Bimbo

INTRODUCCIÓN

El siguiente documento contiene información de mucha importancia concerniente a una Auditoria Administrativa realizada en la Facultad de Estudios Superiores Cuautitlán campo 4 – UNAM, en el mes de Noviembre de 2009, con el propósito general de identificar los principales problemas en el área de “Crédito y Cobranzas (Cuentas por cobrar)” de la Empresa Bimbo, S.A. de C.V., de forma tal que se presenta una evaluación y se determinan las áreas de mejora. Debido al gran impacto que representa el área de “Crédito y Cobranzas”, que depende en gran medida de la atención a los clientes, es necesario auditar dicha área, puesto que no es sano para la organización que continúe operando bajo esta problemática (se explicara más adelante); es por ello que la licenciatura en Administración se ha encargado de la planeación, organización e implementación de un programa de acción que permita identificar y resolver diversos conflictos derivados del mal funcionamiento del área, evaluando diversos aspectos de la misma como manuales de procedimiento, manuales de organización, capacitación para las funciones del área, funciones y obligaciones, horarios, trato a clientes, etc. A continuación se localiza la información relacionada a este caso particular, donde se abordan temas como el grado de aplicación del proceso administrativo, la metodología utilizada para llevar a cabo esta auditoría, los diversos instrumentos aplicados, las conclusiones obtenidas y las recomendaciones proporcionadas por el A continuación encontrará información relacionada al grado de aplicación del proceso administrativo en el área, donde se explica ampliamente la metodología que se utilizó para llevar a cabo la auditoria, los instrumentos utilizados, los resultados obtenidos y las recomendaciones gestionadas por la unidad auditora.

Este conjunto de actividades surge como un proyecto escolar con la necesidad de realizar una auditoría en el Sector Privado de la materia de Auditoria Administrativa, impartida en la Facultad de Estudios Superiores Cuautitlán para la Licenciatura en Administración.

Por medio de las observaciones realizadas en las visitas, el equipo auditor determina hacer la auditoria en el área de Notas al Crédito de la empresa Bimbo, S.A. de C.V. ya que al cuestionarnos sobre la existencia de esta área, la deficiente organización de la misma vista durante nuestra visita, nos fue de gran importancia saber que sucede dentro de esta área.

La elaboración de este proyecto se realiza en los meses de Octubre y Noviembre del 2009 con la finalidad de que la empresa Bimbo, S.A. de C.V. tenga conocimiento de los puntos de mejora encontrados dentro del área de Notas al Crédito y se eliminen las fallas encontradas en ésta, de modo tal que el presente documentos y sus consecuentes observaciones y recomendaciones puedan ayudar a hacer eficiente la situación administrativa del área.

JUSTIFICACIÓN

CRÉDITO Y COBRANZAS (CUENTAS POR COBRAR)

Definir las responsabilidades de las áreas (Ventas, Logística, Crédito y Cobranzas, Contraloría Comercial, Administración de Agencias, Despacho y Jurídico), relacionadas con la solicitud y otorgamiento de crédito, que permitan optimizar el manejo, administración y recuperación de la cartera de clientes a crédito.

Alcance.

Las presentes políticas aplican para los Canales de Venta y Distribución: Grandes Clientes Autoservicios Conveniencia Clubes de Precios Exportaciones Mayoreo Institucionales. Tomando en consideración las características particulares de cada uno de ellos.

Funciones.

Tiene establecidas como políticas las siguientes funciones: 1. Promover la venta de los productos mediante el otorgamiento de crédito a los clientes que así lo soliciten a través de su canal de ventas. 2. Avalar el otorgamiento de crédito con una investigación crediticia realizada a través de: Sociedades de información crediticia, Asociaciones de empresas del mismo giro (ANEC), instituciones bancarias y otras fuentes que se puedan consultar. 3. Evaluar y otorgar crédito objetivamente y con bases sólidas con el fin de minimizar el riesgo crediticio y pérdidas por cuentas incobrables. 4. Recuperar oportunamente la cartera, actuando con firmeza y respeto al cliente. 5. Procesar las órdenes compra de los clientes, con el fin de agilizar el proceso de venta.

Promover relaciones comerciales duraderas, a través de actitudes positivas con los clientes. 7. Fomentar una comunicación abierta y constante con el Área de Ventas respecto al estado de la cartera de clientes a crédito, con el fin de reaccionar oportunamente ante circunstancias que pudieran afectar el flujo de mercancías o la recuperación del crédito.

Responsabilidad.

Es responsabilidad de cada uno de los jefes de los departamentos involucrados en el proceso de otorgamiento de crédito, Ventas y Crédito y Cobranza, que se cumpla con las políticas aplicables a cada canal de Distribución, para la buena Administración de la Cartera de clientes.

PLANEACIÓN

Para poder llevar a cabo una adecuada planeación de la auditoria, la primera acción que se llevó a cabo fue tener una entrevista con el GERENTE DE CRÉDITO Y COBRANZA, Lic. Guillermo López Larios, quien aprobó nuestra solicitud y nos puso en manos del Jefe de Crédito y Cobranza, Jesús Jaime Hernández, quien nos apoyó y facilitó el acceso a la información que se pudiera requerir para efecto de realizar eficazmente la auditoria.

Objetivo

Evaluar los procesos y procedimientos que se llevan a cabo en el área de Crédito y Cobranzas (Cuentas por cobrar), por medio de la detección de problemas, irregularidades, desviaciones o anomalías que afectan el funcionamiento de la misma.

Factores

La auditoría se concentró en los siguientes puntos para evaluarla a partir del proceso administrativo: PLANEACIÓN Misión Visión Objetivos Metas Estrategias Políticas Procedimientos Programas Enfoques Niveles

ORGANIZACIÓN Estructura Organizacional División y Distribución de funciones Cultura Organizacional Recursos Humanos Cambio Organizacional

DIRECCIÓN Liderazgo Comunicación Motivación CONTROL

Para efecto de obtener la información requerida, utilizamos fuentes tanto internas como externas, incluyendo en las primeras los niveles de organización y los sistemas de información, y en las segundas las redes de información electrónicas.

INVESTIGACIÓN PRELIMINAR

Para comenzar la investigación, consultamos el área de Crédito y Cobranzas, de la cual obtuvimos las principales funciones que debe desempeñar, obteniendo la siguiente información: 1. Promover la venta de los productos mediante el

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