CLASES

1. CONCEPTO

El acta es un documento que contiene el testimonio de las acciones más importantes que han acontecido en la realización de determinados actos administrativos, por ejemplo, de lo que ha pasado en una sesión o en una visita de inspección.

El acta es un documento probatorio de hechos que han sucedido en la realidad y que sirven de base o sustento para nuevas acciones como puede ser para la expedición de resoluciones, envio de circulares, oficios, etc.

Las actas constituyen instrumentos públicos cuyos contenidos deben tenerse por verdaderos, mientras no se pruebe lo contrario.

Se redactan por propia iniciativa o en cumplimiento de disposiciones establecidas. Se usan tanto en la administración pública como privada.

2. CLASES

Distinguimos dos clases de actas:

2.1 ACTA DE TRABAJO

Conocemos con este nombre a las diferentes actas que se elaboran con el fin de dejar constancia de actos o hechos de interés, ocurridos en el cumplimiento de nuestras obligaciones cotidianas en nuestro centro laboral.

Las actas de trabajo se redactan en el mismo lugar y en la misma fecha y hora de los acontecimientos. Son elaboradas por el secretario o por quien hace sus veces, en presencia de la autoridad que preside el acto y con la intervención de personas interesadas. Los que intervienen pueden sugerir a la autoridad la adición, supresión o rectificación de alguna incidencia que consideren pertinente

2.1.1 SOLICITUD DE COPIAS DE ACTAS DE TRABAJO

Los servidores que han intervenido en los actos que constan en las actas de trabajo, pueden solicitar copia simple de las mismas; de igual manera, quienes prueben tener legitimo interés, podrán solicitar copia certificada de tales actas.

2.1.2 IMPUGNACION DE ACTAS DE TRABAJO

En los casos permitidos por la ley, las partes interesadas que hubiesen intervenido en una diligencia (por ejemplo, en una visita de inspección efectuada por un funcionario del Ministerio de Trabajo), y que no estuvieran de acuerdo con los hechos registrados en el acta, podrán presentar recursos de impugnación contra ella, en el plazo establecido. Pero solo podrán impugnarla si hubiesen dejado constancia en el acta de su disconformidad. De ser declarado fundado el recurso, se anulara lo actuado y se dispondrá una segunda y ultima diligencia, conservando validez plena de los puntos no observados del acta. En caso contrario, de ser declarado infundado el recurso de impugnación, la autoridad respectiva aplicara una multa al impugnador.

2.1.3 PARTES

a) El acta de trabajo presenta las siguientes partes obligatorias:

1. Titulo (Tipifica el acta).

2. texto.

3. Firma y posfirma de los que intervienen en el hecho que consta en el acta.

4. “con copia”.

5. pie de página.

b) y las siguientes complementarias:

o Membrete

o Código

o Anexo

2.1.4 REDACCION DEL TEXTO

El texto del acta de trabajo tiene tres secciones:

a) Introducción, que señala el lugar, la fecha y la hora de la elaboración del acta; Identifica a las personas que intervienen y especifica la actividad o el hecho que motiva el acta. La fecha y la hora se pueden escribir con números y/o letras.

b) Exposición, que menciona los acontecimientos más importantes que han sucedido o solo se refiere a los resultados de la acción ejecutada. Aquí también se puede dejar constancia de alguna observación, punto de vista u opinión que podría formular alguien que está interviniendo y lo ha solicitado.

c) Formula de aceptación, que expresa la conformidad de los que intervienen con el contenido del acta. Su empleo no es obligatorio.

En esta parte o en la “introducción” se deja constancia del número de copias con el que se suscribe el original del documento.

2.2 ACTA DE SESION

Es un documento en el que consta el testimonio de los hechos más importantes que han sucedido en la sesión de un órgano deliberante.

Se denomina “sesión” a la reunión formal de un grupo de personas, que se convoca o cita, instala y funciona teniendo en cuenta determinadas leyes, estatus o normas establecidas en cada entidad sea pública o privada. Y se conoce como "órgano deliberante" a aquel grupo de personas que tiene la potestad legal de reunirse, deliberar y tomar acuerdos sobre asuntos relacionados con sus atribuciones o funciones.

Los órganos deliberantes facultados por la ley para celebrar sesiones, en primer lugar, los órganos de gobierno de las instituciones como la Asamblea Universitaria, el Consejo Universitario y los consejos de facultad en las universidades; la Junta General de Accionistas y el Directorio en las empresas de sociedad anónima; la junta General de Socios en las empresas de sociedad comercial o industrial de responsabilidad limitada; la Asamblea General y el Consejo Directivo, en el caso de asociaciones; el Concejo Municipal en las municipalidades distritales y provinciales; la Asamblea General y la junta Directiva en el caso de los sindicatos, etc. En segundo lugar, pueden reunirse en sesión los órganos consultivos y de apoyo u otros legalmente autorizados por las normas internas de las entidades, como los departamentos académicos en las universidades y las comisiones de trabajo que se constituyen, con carácter permanente o eventual, para tratar asuntos de interés institucional.

Las sesiones de los órganos de gobierno deben constar en libros de actas legalizados conforme a ley. En las instituciones públicas, sus libros de actas son legalizados por el notario público o el juez, según corresponda. Las hojas de los libros de actas que se deterioran o malogran no se arrancan ni destruyen, solamente se anulan. Las actas de las sesiones

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