ESBOZO BREVE Y CLARO SOBRE LAS CUATRO FUNCIONES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA

FACULTAD NACIONAL DE SALUD PÚBLICA

“HECTOR ABAD GÓMEZ”

F:   045

PROCESO ADMINISTRATIVO

POR:  Luis Alberto Gutiérrez Mejía.

Medellín

2010

“EL PROCESO ADMINISTRATIVO”

ESBOZO BREVE Y CLARO SOBRE LAS CUATRO FUNCIONES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

–     PLANEACIÓN

–     ORGANIZACIÓN

–     DIRECCIÓN  

•    CONTROL

Por:  Luis Alberto Gutiérrez

Medellín

julio de 2010

NATURALEZA DE LA PLANEACIÓN

Es evidente que la planeación es un proceso de toma de decisiones pero es también claro que la toma de decisiones no siempre equivale a planear,.  La planeación es peculiar en tres sentidos:

1. Planear es algo que hacemos antes de efectuar una acción; a sea, es una toma de decisión anticipada.  Es un proceso de decidir lo que váa hacerse; cómo se va a realizar antes de que necesite actuar.  Si las decisiones operativas pudieran tomarse rapidamente sin menoscabar la eficiencia, la planeación no sería necesaria.

1. La planeación es necesaria cuando el hecho futuro que deamos implica un conjunto de decisiones interdependientes; esto es, un sistema de decisiones .  Ejemplo:  la casa.

      Los sistemas que requieran planeación se caracterizan porque:

1. Son demasiado grandes como para manejar todas las decisiones al mismo tiempo.  De ahí que la planeación debe dividirse en etapas a desarrollar en secuencia por algún organismo que toma decisones ó simultáneamente por varios organismos.  La planeación debe planearse.

1. El conjunto de decisiones necesarias no puede subdividirse en subconjuntos independientes; esto es, que las decisiones anteriores deben revisarse a la luz de las que se adopten posteriormente.  Esta es la razón para planear antes de actuar.

Estas dos características explican por qué la planeación no es un acto, sino un proceso  sin punto final, que abarca o enfoca un a”solución” pero nunca la alcanza en definitiva, primero por que el número de revisiones posibles a las primeras decisiones es ilimitado y segundo porquer tanto el sistema que está planeando como el medio donde operará son cambiantes.

1. la planeación es unproceso que dirige hacia la producción de uno o más estados futuros deseados y que no es probable que ocurran a menos que se haga algo para lograrlo.  Así, la planeación trata de evitar los errores, reducir los fracasos y aprovechar las oportunidades.

Planear implica innovar la dministración.  Planear es básicamente elegir.  La planeación presupone la existencia de alternativas.  Laplaneación es decidir por adelantado qué hacer, cómo y cúando hacerlo y quién lo hará.  Planear es cubrir la brecha entre el presente y el futuro.

IMPORTANCIA Y NECESIDAD DE LA PLANEACIÓN

Nunca se hará el suficiente énfasis en la gran importancia de la planeación en las organizaciones.  El uso de la planeación permite alcanzar el desarrollo y el éxito.  El dsconocimiento de ella puede originar errores que llevan al fracaso total.  En conjunto, e individualmente, en cada una de las áreas de operacjón de la empresa, es imprescindible planear.  A través del proceso de dar respuesta a ciertas preguntas claves podemos ir deduciendo la necesidad de la planeación: ¿Cuál será la demanda futura de nuestros productos? Si un administrador, en cualquier tipo de empresa se hace este tipo de pregunta, dependiendo de la respuesta que encuentre, tendrá que entrar a pensar inmediatamente en planear sus ventas, inventarios, producción y financiación.

Hay ciertos puntos vitales que deben ser objeto de contante examen por parte de los directivos en cualquier empresa.  La técnica de hacerse preguntas obliga a pensar en el futuro y en consecuencia a utilizar la planeación.

¿Cuál será el compromiso o el comportamiento de las ventas si elevamos los precios?

Antes de hacer algún movimiento en precios, esta pregunta nos ayudará a pensar en las consecuencias de esta decisión, nos indicirá a pensar en la competencia y en la forma como reaccionará.  ¿ se disminuirá la demanda de nuestros productos hasta el punto que haga peligrar nuestra ublicación en el mercado? Al planear, los administradores contrarestan la incertidumbre, hasta el punto de casi anticiparse a los hechos. La incertidumbre con la que se planea es inversmente proporcional al tiempo.

¿Nuestra capacidad de producción actual es suficiente para satisfacer una nueva demanda?

¿Qué costo nos ocasionará el nuevo contrato?

¿Qué cantidad de personal y de materia serán necesarios para adelantar un nuevo compromiso?

¿Si será posible cumplir con una nueva demanda sin afectar la existente?

El no prever estos distintos factores con suficientes anticipación puede producir la quiebra de un negocio que pueda ser rentable.

Una de las más grandes equivocaciones y más frecuentes consiste en suponer que los conceptos de administración sólo son aplicbles en organizaciones de tipo industrial y comercial.  Por el contrario, en las empresas de servicios y cooperativas es igualmente importante aplicar estos principios.  Hay quienes aseguran que la crisis hospitalaria se debe más a una mala administración reflejada en un despilfarro de recursos que a una insuficiencia de los mismos.

En un hospital hay que prever el número de consultas a realizar en un tiempo determinado, el número de pacientes egresados, el índice de permanencia  etc.

Como quiera que sea, la importancia de la planeación estriba en cuatro metas básicas:

1. Reducir la incertidumbre y el cambio:  La incertidumbre futura y el cambio hacen de la planeación una necesidad; ahora bien, suponiendo que el futuro es bastante cierto, no obstante ello, se requirirá planeación, en primer lugar, porque eso implica tomar un decisión, elegir y en segundo lugar, porque después de decidir el curso a seguir hay que formular los planes para cada parte de la organización, de tal manera que apunten todos hacia el logro del objetivo general.

La dificultad para detectar tendencias dificulta la planeación.

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1. Fijar la atención en los objetivos: El acto de planear atrae la tención sobre los objetivos, debido a que la planeación está dirigida hacia el logro de dichos objetivos, los planes globales bien considerados unifican las actividades interdepartamentales.

1. Proporcionar una operación económica:  la planeación minimiza los costos debido a que busca eficiencia en las operaciones y la consistencia; coordina y dirige esfuerzos, ver por ejemplo un departamento de planeación

1. Facilitar el control: los planes son patrones de medición, son modelos de evaluación del control. Sólo en la medida en que los resultados codrrespondan a los planes, tendremos un aidea sobre la eficiencia de la operación.

ETAPAS DE LA PLANEACIÓN

Identificar la oportunidad: Si bien es cierto no es parte del proceso por cuanto precede a la planeación, también es cierto que este es el punto de partida de ella.  Ver la oprtunidad es preveer su futuro mejor y esto implica planear.

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