Ejercicio de aula para identificación de errores

Especificación del cargo: SECRETARIA EJECUTIVA DE DIRECCIÓN DE PERSONAL

FUNCIÓN BASICA

Responsable de la asistencia ejecutiva del Director de Personal para el mejor desempeño de las funciones de éste. Actuará en numerosas ocasiones por delegación del Director para la resolución de incidencias o realización de gestiones, concretas una veces e indeterminadas otras, con amplio margen de iniciativa y confianza, relativas al área de las funciones de aquél, sirviendo igualmente como engarce y centralizadora de información del Departamento o empelados.

Su misión principal es la de ser soporte y ayudante ejecutiva del Director de Personal, facilitándole con hábil planificación de sus tareas y simplificación de éstas, una mejor realización de las de aquél.

Función de igual trascendencia es la asistencia a los restantes servicios del Departamento de Personal, distintos Departamentos de la Organización y demás empleados, así como a las visitas y relaciones exteriores, resolviendo sus peticiones, demandas de información u otras posibles incidencias –comprendidas en su cometido o por delegación del Director de Personal- tratando de conseguir la satisfacción interna o personas y organismos externos.

DEBERES ESPECÍFICOS

Secretaria.

Realizar las funciones inherentes a tal puesto, descritas genéricamente en el apartado “Función básica!” y que pueden concretarse en las siguientes: Programación y recordatorio anticipado de tareas concretas a realizar por su superior; reunión de datos, tramitación de éstos y elaboración de informes verbales o escritos para su subsiguiente estudio y decisión por su superior; redacción o mecanografiado de cartas, informes, avisos y otra documentación; administración del archivo central de correspondencia; tramitación de visitas y llamadas telefónicas; concierto de entrevistas y atención de visitas, centralización de información o dispersión de ésta a todos los ámbitos de la Empresa, según indicaciones del Director de Personal.

Tales trabajos exigen una colaboración eficiente y estrecha con el Director de Personal, al cual debe auxiliar y asistir, descargándole de tareas de detalle y de fácil o sencilla ejecución y facilitándole la rápida resolución de tareas más complejas.

1. Relaciones y contactos

• Contactos con los empleados para atender a al explicación o resolución en su caso de incidencias sobre sueldos, reclamaciones, política de personal, normas, etc., o bien concretar si exceden de su competencia y atribuciones, la subsiguiente entrevista con su superior
• Contactos con los Jefes de Departamento y Servicios, auxiliándoles e informándoles sobre datos o cualquier tipo de consultas relativas al Departamento de Personal.
• Contactos con Proveedores u otros visitantes, atendiéndoles directamente, resolviendo esta gestión personalmente, o bien trasladándolas al Director de Personal con sus observaciones.
• Otras relaciones exteriores para la realización de gestiones diversas por encargo o delegación de su superior antes organismos, empresas o particulares.

DEPENDENCIA JERÁRQUICA

Relaciones

Dependerá directamente del Director de Personal, quien dirigirá su actuación.

Mantendrá una colaboración eficiente y contactos satisfactorios a todo nivel de la estructura, facilitando la información que cualquier departamento precise, respetando siempre la discreción y confidencialidad que le sean exigidas.

Colaborará y tendrá contactos correctos, proporcionando y recogiendo datos y el auxilio necesario de las distintas secciones del Departamento, cooperando igualmente en el buen resultado de toda la Dirección de Personal en conjunto.

Deberá mantener unas excelentes relaciones con todos los empleados de la Organización y personas exteriores, actuando siempre con la habilidad, corrección y buen trato que deben caracterizar esta función.

Su labor de engarce, centralización y distribución de la información le exige el conocimiento de todas las políticas y programas de Personal, salvo aquellas reservadas a la exclusiva competencia de la Dirección de Personal, así como de la legislación laboral, Reglamentación de la actividad, Reglamento de Régimen Interior, Convenio Colectivo y cualquier otra clase de disposiciones legales que afecten de manera directa al personal, el cual le será transmitido por Superior mediante la documentación oportuna.