GUÍA PARA EVALUACIONES TÉCNICAS EN CONTRATOS

GUÍA PARA EVALUACIONES TÉCNICAS

EN CONTRATOS

1. OBJETO

La presente guía busca establecer lineamientos claves que permitan al Cliente (departamento responsable de administrar un contrato) valorar numéricamente las capacidades de los oferentes dentro de un proceso de contratación y así determinar si cumplen o no los requisitos técnicos mínimos para ejecutar determinado contrato.

El resultado de una evaluación técnica se basará en la información que le dio origen, y que se encuentra dentro de la oferta técnica de los proponentes. Es deber del Evaluador solicitar aclaraciones, a través de la Gerencia de M&S, cuando haya lugar a estas.

1. DEFINICIONES

1. EVALUACIÓN TÉCNICA:

Verificación analítica que permite validar el cumplimiento (expresado en %) de las ofertas técnicas recibidas por cada oferente con respecto a las normas, estándares o especificaciones previamente establecidas para un contrato. Inicia una vez se tengan disponibles los datos de la(s) oferta(s) técnica(s) y su marco de referencia para calificación será la Matriz de “Criterios de Evaluación Técnica” definidos al inicio del proceso en el Plan de Evaluación. La evaluación Técnica, luego de un análisis razonado, dará como resultado una calificación técnica expresada en números (o porcentaje de satisfacción respecto a la oferta) que será enviada al Analista de Contratos/Compras.

1. ACLARACIÓN:

Información adicional solicitada al contratista que haga explique con mayor nivel de detalle la información presentada o que complemente la oferta presentada.

1. SHORT LIST O LISTA CORTA:

La lista corta de oferentes será un listado de máximo 3 oferentes cuyas ofertas económicas se ajustan de mejor manera al presupuesto de control definido para el contrato en desarrollo. Esta lista se obtendrá luego de finalizada la primera ronda de evaluación técnica y con base en: i) La información técnica entregada originalmente en el proceso y ii) Un primer análisis económico realizado por el Analista de Contratos.

Para definir la lista corta o Short List se recomienda evaluar las ofertas originales y máximo una ronda de aclaraciones.

Tomando los resultados de estas primeras evaluaciones, el Analista de Contratos será responsable de informar los oferentes de la Lista Corta a los departamentos responsables de las Evaluaciones de IO y Técnica. (Ver: GU-MAT-003).

1. ALCANCE

Aplica para procesos competitivos de contratos/compras donde existe algún grado de especialidad o profesionalismo necesarios para el cumplimiento del Contrato/Compra y se requiera algún Assessment o Validación que ofrezca una indicación de si los oferentes podrían o no cumplir los Objetivos del Contrato/Compra. Es responsabilidad del departamento Cliente analizar si su contrato/compra y según sus características en relación con dimensión, complejidad, impacto social/medio ambiente/otros, etc., requiere adelantar evaluación Técnica a las Ofertas

Ejemplos de casos en que se requiere o no evaluación técnica:

SI requiere Evaluación Técnica: Contrato para monitorear calidad de aire  y emitir alertas tempranas según condiciones de velocidad de viento y emisión de polvo, Contrato de Obras

No requiere Evaluación Técnica: Contrato para envío de mensajería de Cerrejón Bogotá – La Mina (Servientrega, Envía, etc.).

1. PROCEDIMIENTO PASO A PASO PARA LA EVALUACIÓN TÉCNICA:

1. Responsabilidades del Dpto. Cliente

1. Definir la necesidad de una evaluación técnica para su proceso de contratos/compras.
2. Entregar al dpto. de Materiales & Servicios los “Criterios de Evaluación Técnica” y el documento de “Información Técnica de Oferentes” en la solicitud BPM generada para su contrato/compra. Estos documentos deben guardar coherencia entre ellos, de manera tal que los oferentes conozcan explícitamente lo que se les evaluará, facilitando la presentación de toda la documentación requerida según los criterios técnicos establecidos.

Los “Criterios de Evaluación Técnica” tendrá, entre otros, lo siguiente: i) Una valoración numérica de cada aspecto a ser evaluado, ii) Calificación mínima global de una oferta para ser considerada APTA y iii) Aspectos considerados NO DISCRECIONALES dentro de las ofertas. Los Aspectos NO DISCRECIONALES son aquellos puntos clave dentro de la oferta que de no cumplirse, vuelve inviable una oferta sin importar que el oferente cumpla o no con la calificación mínima en su evaluación técnica.

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