LIBROS AUXILIARES

8-. LIBROS AUXILIARES

Los libros descritos anteriormente son libros principales y obligatorios pero tienen el inconveniente de que su información es sintética o resumida pues se afectan las cuentas mayores y se omiten las cuentas auxiliares y se requiere conocer en forma detallada el movimiento de estas cuentas. Para cumplir con esta necesidad de información a nivel analítico se utilizan los libros auxiliares. Estos libros registran detalladamente la información registrada en los libros Diario Multicolumnar y Mayor y Balance. Además de presentar la información en forma detallada, estos libros tienen una función de control de los libros principales, pues debe existir una perfecta correspondencia entre unos y otros, ya que los registros provienen de una misma fuente: el comprobante de contabilidad.

9-. BASES PARA LAS SUBDIVISIONES DEL DIARIO PRINCIPAL EN DIARIOS AUXILIARES

Tal como hemos podido ver, el principio por el cual se rige la subdivisión del Diario Principal en Diarios Auxiliares descansa en la relativafrecuencia con que ocurran operaciones de una misma naturaleza. El empleo de Diarios Auxiliares en cada caso depende de lafrecuencia con que determinado tipo de operaciones se presente. Si son frecuentes, por ejemplo, las ventas a crédito, como efectivamente lo pudimos comprobar, será conveniente abrir un Diario Auxiliar de Ventas a Crédito. Si se libran rara vez efectos a pagar, no se hallaría ninguna ventaja en mantener un Diario Auxiliar de este tipo.

Analizando las operaciones de nuestro ejemplo, pudimos ver que las de más frecuencia fueron las que seguidamente citamos:

1) Entradas y salidas de caja, para las cuales se utilizará el Diario auxiliar de caja.

2) Compras a crédito, para las cuales se utilizará el Diario de Compras a crédito.

3) Ventas a crédito, para las cuales se utilizará el Diario de Ventas a crédito.

10-. VENTAJAS DE LOS DIARIOS AUXILIARES:

La utilización de diarios auxiliares presenta las siguientes ventajas:

1) Reduce el espacio necesario para el registro de cada operación, pues como bien pudo verse el anotar las operaciones por orden cronológico en el diario Principal, es necesario escribir una explicación completa de cada asiento; en consecuencia, cuando las operaciones se clasifican y todas las de una misma naturaleza se anotan en un libro separado, es posible evitar la repetición de muchos detalles que son iguales en cada caso, de manera que el registro puede hacerse mucho más breve eliminando así gran parte del trabajo necesario para asentar en el Diario Principal los nombres de las mismas cuentas cada vez, los mismos conceptos y otros.

2) Facilita la división del trabajo, muy necesaria por cierto en la mediana y gran empresa. Si las operaciones se registran en diferentes libros, puede dedicarse un empleado al registro de ventas a crédito solamente; otro al de compras a crédito, otro al de entradas y salidas de caja etc.

3) Reduce en gran proporción los pases a las cuentas del Mayor. Por ejemplo, en vez de pasar partida al haber de la cuenta de ventas, se hace un pase por el total, al final de cada mes.

11-. EL DIARIO AUXILIAR DE CAJA

Registra los cobros y los pagos que efectúan a la cuenta caja. Aunque en algunas empresas el volumen de operaciones de efectivo hace necesario utilizar registros separados para los cobros y los pagos, en este tema sólo se explica el libro de uso más sencillo, en el cual los cobros y los pagos se anotan en las del lado derecho. De las primeras se dice que son el lado de las entradas, de las segundas que son el lado de las salidas.

Las entradas pueden provenir de:

a. Ventas al contado

b. Cobro a los clientes

c. Préstamos obtenidos

d. Documentos negociables, pagarés y otros

Las salidas pueden deberse a:

a. Compras al contado.

b. Pago a los proveedores.

c. Pago de préstamos obtenidos.

d. Cancelación de documentos negociables aceptados.

e. Pago de los gastos de administración y ventas.

El rayado del Diario Auxiliar de Caja contiene generalmente en cada uno de sus lados los siguientes datos básicos:

a. Fecha

b. Cuenta abonada cargada para las salidas

c. Explicación

d. Referencia

e. Importe.

12-. FORMA DE OPERAR EL DIARIO AUXILIAR DE CAJA:

Una de las formas de mejorar los controles sobre el efectivo es separar las funciones recepción y desembolso. Este se puede manejar con un libro para controlar las entradas y las salidas, si partimos de la premisa que todo el efectivo percibido por caja deberá depositarse en los bancos, pareciera que el libro de ingresos es el más importante, puesto que todos los egresos se pagan por intermedio de loscheques emitidos por la empresa. De alguna forma tenemos que controlar los cheques que se entregan para el pago de los egresos.

En las empresas grandes el departamento de tesorería se encarga de emitir los cheques y controlar los saldos de las cuentas corrientes bancarias, pero en las compañías pequeñas es el departamento de contabilidad es responsable y diario de egreso le presta una gran ayuda.

Es el resumen de operaciones que el cajero en vía diariamente con el departamento de contabilidad para su registro en el diario general, la realizamos en base a un ejercicio de práctica basada en las operaciones de tres días.

Día 20/01/06 ejemplo.

a. Cheque Nº 5 de Banesco por Bs. 100.000 para la creación del fondo de caja chica.

b. Ventas de contado según la factura Nº 432 por Bs. 10.000.000 cancelada con cheque Nº 233 a cargo del Banco Provincial.

c. Pagado por caja chica Bs. 200.000 para reparaciones de una maquina de la compañía.

Este registro de las operaciones realizadas de acuerdo con el ejercicio anterior se ha preparado un libro para las entradas y otro para las salidas, solamente a titulo orientativo, en el mercadeo encontramos libros de diferentes rayadas y formas. Por ejemplo.

En un solo libro existen rayado para el control de entrada – salida, etc. Con relación al libro de control de gastos pagados por caja chica pueden hacerlo empleando por uno de tres columnas: entrada, salida y saldo.

El cajero prepara diariamente una relación detallada de ingresos que enviará al departamento de contabilidad, la cual nos servirá para chequear una parte de los registros en los mayores auxiliares.

Se registran las cuentas y efectos por cobrar y pagar. El contador, en base a esas relaciones, prepara los resúmenes correspondientes para registrar el diario general, las operaciones realizadas por el cajero.

Con relación a caja chica, estas cuentas se recargarán únicamente al crearse el fondo, las reposiciones

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