Libros Auxiliares

Tema IV

Libros Auxiliares de Contabilidad

Necesidad de Dividir los libros Principales de Contabilidad

La necesidad de dividir los libros principales de la contabilad viene dada por el hecho de que si todas las transacciones tuviesen q ser registradas una por una directamente en el diario general, nos encontraríamos con el grave problema de que solo una persona podría estar trabajando en un momento dado porque, mientras esa personas esta haciendo los asientos en el diario, otra persona no podría estar pasando al mayor ya que el diario lo tendría ocupado el primero. De esta forma, el trabajo seria muy lento y, con frecuencia, se encontraria atrasado.

Para evitar esta dificultad es por lo que, en la mayoría de las empresas, además del diario y el mayor general, se utilizan simultáneamente diarios y mayores auxiliares.

Diarios Auxiliares

En aquellas empresas donde se realizan muchas operaciones repetitivas, se utilizan diarios auxiliares para registrarlas y, luego, el resumen de ellas, es lo que se registras en el diario principal. La empresa podrá llevar aquellos diarios auxiliares que considere necesarios.

Estructura y uso

Su estructura requiere operaciones relacionadas con ciertas actividades que se realizan al interior de la empresa.

Dichas actividades ocurren por espacios determinados de tiempo o se realizan en forma continua.

En los diarios auxiliares normalmente su diseño va a estar dado por el nivel de control e información que se requiere obtener al procesar la información contable respectiva.

Estarán divididos en columnas cada una de ellas identificaran por ejemplo, el movimiento u operación, las cantidades ya sea si se trata de debitos o créditos y cualquier otra información que sea necesaria para obtener la mayor cantidad de información sobre el hecho económico ocurrido.

Documentos Mercantiles que sustentan sus registros

• Factura

• Cheque

• Letra de Cambio

• Pagare

• Giros

Mayores Auxiliares

Los mayores auxiliares son los registros en donde se realiza en analisis o detalle de las cuentas colectivas. El analisis que se realiza de las cuentas colectivas es para conocer en forma detallada los movimientos que integran una cuenta mayor.

Estructura

Las columnas del mayor auxiliar son:

• Fecha

• Concepto

• Importe

• Debe

• Haber

Usos según la Necesidad

Una ventaja de utilizar un mayor auxiliar incluye la información detallada mantenida en el mayor auxiliar. Cada vendedor que figura en el libro mayor de cuentas por pagar se incluye información detallada de las transacciones. El balance incluye cada factura, la fecha de recepción, la cantidad de dólares y cada pago enviado por correo al vendedor.

Otra ventaja de utilizar un mayor auxiliar gira en torno al nivel de control de una empresa tiene con la información financiera contenida en el libro auxiliar. Un libro mayor de cuentas por cobrar le permite al gerente de crédito y las cuentas por cobrar del personal para el control de los saldos actuales de cada cliente.

Limitar el acceso a las cuentas de los empleados seleccionados proporciona otra ventaja de usar mayores auxiliares.

Relación con el Mayor principal

Un libro mayor contiene los saldos de todas las cuentas que la empresa utiliza para el registro financiero y constituye el punto central para el reporte de transacciones financieras. Los mayores auxiliares contienen información detallada de las cuentas seleccionadas. El saldo de cada libro auxiliar debe ser igual

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