Normatividad

TALLER

ACUERDO 060

(30 de octubre de 2001)

APRENDICES:

EDNA MAGALY MEDINA MENDEZ

ANGELA DAYANI PARRA PARRA

CAROL ALEJANDRA CARDENAS ROJAS

INSTRUCTORA:

MAGNOLIA QUINTERO

CENTRO DE COMERCIO Y SERVICIOS

SENA

REGIONAL TOLIMA

2014

TECNOLOGO EN GESTION DOCUMENTAL

APRENDICES:

EDNA MAGALY MEDINA MENDEZ

ANGELA DAYANI PARRA PARRA

CAROL ALEJANDRA CARDENAS ROJAS

INSTRUCTORA:

MAGNOLIA QUINTERO

CENTRO DE COMERCIO Y SERVICIOS

SENA

REGIONAL TOLIMA

2014

TALLER

CONSULTAR:

1. Como se debe elaborar la codificación de las dependencias

2. Defina que es la estructura orgánica de una empresa

3. Que comprende un manual de correspondencia

4. Que muebles y elementos se requieren para la recepción y envió de documentos

5. Escriba el paso a paso del proceso de recepción de los documentos

6. Definir que es PGD

7. Realizar un resumen del acuerdo 060

8.

RESPUESTAS

1. Se ha establecido la asignación de un código a los documentos para su identificación y control, esta codificación está relacionada con el macro proceso al cual soporta el documento y a la dependencia que lo elabora.

La estructura general de la codificación consta de 14 caracteres alfanuméricos asignados de la siguiente manera:

- El primer carácter es de tipo alfabético y corresponde a la identificación del

tipo de documento así:

M: Manual

P: Proceso

Pr: Procedimiento

I: Instructivo

C: Caracterización

E: Especificación

F: Formatos

2. Es la forma en que se organizan las actividades de una empresa, específica la división, agrupación y coordinación de sus actividades, relaciones entre los gerentes y los empleados, y de cada uno entre sí, la estructura organizativa de la empresa está formada por:

• El conjunto de elementos (cargos y responsabilidades) que la integran.

• Las funciones que tienen asignadas cada uno de los cargos.

• Las relaciones jerárquicas y funcionales existentes entre los distintos elementos (cargos).

Los principios que guían el diseño de la estructura de la organización son: Principio de autoridad y jerarquía: se fundamenta en la existencia en la empresa diferentes niveles de autoridad, ordenados en jerarquías según el grado de responsabilidad y control. Ejemplo: el director general ejerce la autoridad principal y de él se desprenden los jefes de área (jefe de finanzas, mercadeo, producción

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