Archivistica TRDTipos De Fondos Acumulados, TVD, Normatividad Archivistica
Enviado por carmateusg • 28 de Julio de 2011 • 9.303 Palabras (38 Páginas) • 2.589 Visitas
Tablas de Retención Documental (TRD), Tipos de fondos archivísticos, Fondos acumulados, marco legal, y Normativos, Tablas de Valoración Documental(TVD), conceptos, marco Normativo, Transferencias Documentales, Clases, Normatividad, Políticas administrativas e Institucionales en las fases del Archivo.
Instructor: Rubén Darío Yaima Gómez
Bogotá, D.C.
Centro de Gestión Administrativa
Servicio Nacional de Aprendizaje Sena
Junio, 2011
INTRODUCCIÓN
Los archivos son la memoria viva e institucional, no son masas documentales, son la Ley de lo que se puede decir, por tanto deben ser verdaderos centros de información que deben estar al servicio de los ciudadanos y de la administración para hacer efectivos y proteger los derechos ciudadanos.
El archivo es donde reposa la memoria institucional plasmada en documentos de vital importancia y altísimo valor para su gestión y para la historia. El archivo realiza las directrices para organizar, clasificar, administrar y custodiar la documentación institucional; contribuyendo en la gestión y sostenibilidad de la misma como quiera que constituye un elemento esencial en la toma de decisiones que permiten mantener la construcción de la memoria histórica institucional y por ende de una institución, el Estado o cualquier entidad.
Durante mucho tiempo la falta de una política archivística coherente por parte del Estado dio origen a problemas estructurales en los archivos, que se reflejan básicamente en la falta de control y regulación de procesos archivísticos sobre producción, recepción, distribución, consulta y conservación documental.
Por estas circunstancias los archivos se fueron convirtiendo en verdaderos depósitos de información en donde se arruman grandes cantidades de documentos sin ningún criterio archivístico de organización y conservación, creando los denominados Fondos Acumulados.
Esta situación de desorden, ha conducido a la eliminación indiscriminada, sustracción o deterioro de documentos por las inadecuadas condiciones de conservación y seguridad, y definitivamente han propiciado el detrimento del patrimonio histórico de la Nación y la obstrucción del derecho a la información que tienen los ciudadanos.
Por cuanto el Archivo General de la Nación mediante la Ley 594/2000 “Ley general de archivos’. Artículo 20. Las entidades públicas que se supriman o se fusionen deberán entregar sus archivos a las entidades que asuman sus funciones o al ministerio o entidad a la cual hayan estado adscritas o vinculadas. Parágrafo. Las entidades públicas que se privaticen deberán transferir su documentación histórica al ministerio o entidad territorial a la cual hayan estado vinculadas”. Acuerdo 02/2004 “Por el cual se establecen los lineamientos básicos para la organización de fondos acumulados.
Los documentos sin criterios adecuados de organización, conservación o consulta, ocasionan el fenómeno que hoy se denomina como Archivos Acumulados; Estos se definen como “documentos reunidos por una entidad en el transcurso de su vida institucional sin un criterio archivístico determinado de organización y de conservación (Fondos acumulados).
I. TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
DEFINICIÓN E IMPORTANCIA
Las Tablas de Retención documental son un listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
Son un instrumento que facilita la organización y la conservación de los documentos generados, recibidos y tramitados por el Instituto, a través de criterios técnicos. La TRD es el instrumento archivístico que permite la normalización de la gestión documental, la racionalización de la producción documental y la institucionalización del ciclo vital de los documentos en los archivos de gestión, central e histórico.
Importancia de las TRD
La Administración se verá beneficiada con la elaboración de las Tablas de Retención ya que éstas:
Facilitan el manejo de la información.
Contribuyen a la racionalización de la producción documental.
Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente.
Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ella estipulados.
Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter permanente.
Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo.
Sirven de apoyo para la racionalización de los procesos administrativos.
Desde el punto de vista del trabajo archivístico las Tablas de Retención Documental son fundamentales porque:
Permiten el manejo integral de los documentos.
Facilitan la organización de los documentos a partir del concepto de Archivo Total.
Ayudan a controlar la producción y trámite documental.
Identifican y reflejan las funciones institucionales.
Integran los procesos archivísticos para el manejo racional de los documentos.
Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo a la gestión administrativa y que por su carácter pueden eliminarse en el archivo de gestión
Cuadro comparativo para las Administración y la Archivística:
Desde el punto de vista administrativo y para la archivistita permiten también ser una herramienta de control y de descripción archivistita, pues permite tener un inventario y una descripción de los documentos
Para la Administración
Para la Archivística
Facilitan el manejo de la información.
Contribuyen a la racionalización de la producción documental.
Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente.
Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ella estipulados.
Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter permanente.
Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo.
Apoyo para la racionalización de los procesos administrativos.
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