Fondos Acumulados

FONDOS ACUMULADOS

Definición. Los fondos acumulados son documentos reunidos por una entidad en el transcurso de su vida institucional sin un criterio archivístico determinado de organización y de conservación.

Los fondos acumulados son producto de la carencia de política archivística del Estado, del desgreño administrativo y de los cambios constantes de la administración; estos últimos se reflejan en la liquidación, fusión y privatización de entidades así como también en las restructuraciones que suprimen o adicionan funciones al interior de una entidad. Esto conlleva a que la institución concentre en sus depósitos documentación producida por la o las entidades que la precedieron o de las cuales ha asumido algunas funciones.

De acuerdo con los criterios establecidos por el Archivo General de la Nación (AGN), el fondo acumulado esta conformado por la documentación generada por una entidad desde su inicio hasta su última restructuración, considerando las entidades que la precedieron o se fusionaron a la actual. Del mismo modo, mediante el Acuerdo 039 de 2002, el AGN denomina técnicamente el fondo acumulado como el conjunto de la documentación producida antes de la aprobación y aplicación de la Tablas de Retención Documental (TRD) en los Archivos de Gestión, la cual será sometida a un proceso de organización y su resultado será la Tabla de Valoración Documental (TVD).

En el proceso de organización del fondo acumulado es muy importante respetar el origen o procedencia y el orden natural u original de los documentos que componen dicho fondo. Esta tarea permite conocer la información que produjo la entidad en cada etapa de su vida institucional.

• Primera etapa: Análisis situacional del fondo documental acumulado En esta etapa inicial del proceso se levantará el diagnóstico del FDA para determinar el estado actual de la organización de la documentación, sus características físicas de conservación y el volumen documental.

• Segunda etapa: Compilación de la información institucional Para alcanzar esta etapa se recurrirá:

- Identificación y análisis de los actos administrativos sobre la creación y evolución orgánico –funcional de la Entidad.

- Análisis de la evolución del organigrama institucional.

- Identificación de manuales de funciones y procedimientos.

- Identificación de la reglamentación interna de la entidad, referente a la

Gestión documental y a la administración de archivos institucionales.

- Conocer la reglamentación específica que aplica al cumplimiento de las

Funciones específica de la Entidad, tanto retrospectivamente como actual o

Vigente.

- Identificación y análisis de los libros de registro y control de documentos.

- Conocimiento de las investigaciones e informes de la subdirección científica

• Tercera etapa: Inventario Documental Se debe levantar un inventario en su estado natural del fondo documental Acumulado. El inventario debe recoger información sobre asuntos, dependencias, Autores, fechas de producción de los documentos, tipos de unidades de conservación, soportes de almacenamiento, volúmenes de documentos entre otros. Realizar el inventario de los libros, material audiovisual, material fílmico, fotografías, planos y publicaciones periódicas que se encuentran en el archivo.

• Cuarta etapa: Valoración Documental

Considerando que el proceso de Valoración Documental es uno de los más Representativos dentro de la organización archivística, se adelantará la evaluación de la información documental a partir del análisis de los valores primarios y secundarios de los documentos, basándose para ello en los criterios de valoración. Se hará la propuesta de lo que se debe conservar, estableciendo cuanto es de conservación permanente y cuanto se debe eliminar.

• Quinta etapa: Preparación Física de la Documentación

Una vez valorada la documentación y aprobada por el respectivo Comité de

Archivo de la entidad, se procederá a la preparación física de la documentación, previendo el cumplimiento de los siguientes procesos:

Procedimientos

Eliminación del polvo y suciedad superficial mediante la utilización de técnicas manuales teniendo el cuidado necesario para no deteriorar los soportes documentales y mantener la integridad de la información. Retirar los elementos metálicos y adhesivos presentes, tales como: ganchos, clips, cintas entre otros, teniendo el cuidado necesario de no rasgar la documentación o levantar la información contenida en dichos soportes.

Separar los materiales o elementos que no constituyen documentos de archivo

Tales como: plegables, recortes de prensa, revistas, invitaciones entre otros.

Identificar el material que se encuentre afectado por factores de deterioro

Ambiental, bióticos y antropogénicos, con el propósito de aislarlos del acervo

Documental y someterlos al tratamiento respectivo señalado para tales efectos por el Laboratorio de Restauración del Archivo General de la Nación.

• Sexta etapa. Clasificación Física de la Documentación

Elaborar el Cuadro de Clasificación Documental, someterlo a consideración del

Comité de Archivo de la entidad y una vez aprobado se aplicará en la organización del fondo documental acumulado.

Como parte constitutiva de este proceso archivístico se tendrá especial cuidado y respeto por las piezas documentales conformadas como producto del trámite

Normal dentro de cada una de las unidades documentales (carpetas, expedientes), respondiendo de esta manera al principio de orden natural que se utiliza en la practica archivística universal.

• Séptima etapa: Selección y Eliminación Documental

Una vez elaborada y aprobada la tabla de valoración, se realizará la selección

Documental de aquellas unidades de conservación que hayan perdido sus valores primarios y que no desarrollen valores secundarios, registrando cada una de ellas en un formato de inventario para eliminación, el cual con tendrá como mínimo la siguiente información:

- Denominación de la unidad de conservación

- Fechas extremas

- Número de folios

- Observaciones o notas

- Firma del responsable de la selección documental

- Visto bueno del funcionario responsable de la entidad.

Culminado el proceso descrito anteriormente se llevará a cabo la eliminación física de la documentación, para ello se seguirán los procedimientos y técnicas

Establecidas por el Archivo General de la Nación.

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