ORGANIZACIÓN DEL FONDO ACUMULADO

TEMA:

ORGANIZACIÓN DEL FONDO ACUMULADO ___________ DE LA UNIVERSIDAD PEDAGOGICA Y TECOLOGICA DE COLOMBIA , AÑOS

PROBLEMA

La universidad pedagógica y Tecnológica de Colombia cuenta con fondos documentales acumulados que contienen documentos producidos en la gestión administrativa en cumplimiento de la misión institucional, desde su creación y sus distintos cambios de razón social.

En la medida en que la universidad pedagógica y tecnológica de Colombia crece, va aumentando la producción documental, generando fondos acumulados, que no cuentan con ningún criterio de organización, por lo cual la universidad ha dispuesto que se deben aplicar las normas propuestas por el AGN pero que en realidad aun no se cumplen. por el contrario hay una ausencia de una política responsable para la gestión documental, y esto se convierte en una problemática que afecta la institución.

De acuerdo a lo anterior se hace necesaria la organización de dicho fondo para la difusión de la información al servicio de la investigación social y de la sociedad en general

OBEJETIVOS

GENERAL

Organizar el fondo acumulado____________ ubicado en la universidad pedagógica y tecnológica de Colombia para garantizar su conservación, preservación y consulta.

ESPECIFICOS

• Realizar el diagnóstico del estado actual del fondo acumulado ________

• Clasificar y disponer la información encontrada en el fondo acumulado

• Ordenar la documentación

• Facilitar el acceso a la información encontrada en el fondo acumulado.

• Elaborar tablas de valoración

JUSTIFICACION

La universidad pedagógica y tecnológica de Colombia al ser una institución de orden académico debe garantizar una eficiente prestación de sus servicios y esto se logra a través de la adecuada organización de su documentación. En este sentido se hace necesario analizar y organizar los fondos documentales de la entidad a través de la aplicación de procesos archivísticos con el fin de facilitar el acceso a la información.

A pesar de que la universidad cuenta con programas académicos en archivística hay una ausencia de una política responsable para la gestión documental, y esto se convierte en una problemática que afecta la institución.

Por lo tanto es necesario organizar el fondo documental acumulado De la UPTC, para garantizar la correcta conservación y organización de los documentos aplicando los principios archivísticos generando una eficaz clasificación de la información y facilitar su consulta.

Por qué

Para qué

Cómo

MARCO TEORICO

http://saber.ucv.ve/jspui/bitstream/123456789/1574/1/Tesis%20definitiva.pdf

2.3 Bases teóricas

2.3.1 Archivos

Existe la creencia de cuando hablamos de un archivo, se piensa que es un

depósito colmado de papeles sin valor y atiborrados de suciedad, los cuales con el

paso del tiempo serán desechados. Se considera difícil la recuperación de alguna

documentación en archivos que se pueden presentar en estas condiciones, de allí

radica la importancia de los sistemas de archivo dentro de las organizaciones.

La mayoría de las instituciones no le otorgan mayor importancia a los

archivos y los mantienen como simples depósitos repletos de papeles, esto se debe

en gran parte al desconocimiento en materia de archivos, pero por la importancia

que ha venido cobrando esta área de trabajo, la archivología está llamando la

atención de las instituciones y sus integrantes ya que están tomando conciencia de

los fondos documentales que conservan y procesan las unidades, puesto que estas

sirven de apoyo para la toma de decisiones y que a largo plazo formaran parte de la

memoria histórica de la organización.

Son estas las razones por las que el profesional de la archivología debe crear,

establecer, administrar y consolidar los sistemas de archivos dentro de las

instituciones que no poseen cultura de archivos y ofrecer accesibilidad a la

documentación haciendo uso de modernas herramientas que permitan la obtención

de la data de manera eficiente y eficaz.

Los archivos permiten la organización y clasificación de los fondos

documentales gracias a su carácter dinámico el cual brinda la información de

manera oportuna a los usuarios. Es tan importante el valor que poseen los archivos

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que son considerados la memoria y testimonio de las instituciones, los cuales

permiten dar respuestas a cualquier tipo de solicitud a la unidad donde se encuentre

adscrito.

Según la Ley General de Archivos de la República de Colombia un archivo

es “uno o más conjuntos de documentos sea cual sea su fecha, su forma y soporte

material acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o

privada en el transcurso de su gestión, conservados, respetando aquel orden para

servir como testimonio o información para la persona o institución que los produce,

para los ciudadanos o para servir de fuente de historia”12

Por otra parte, Antonio Ruiz lo define como “Conjunto de documentos, sea

cual sea su fecha, su forma y el soporte material, producidos o recibidos por

cualquier persona, física o moral, o por cualquier organismo público o privado en

el ejercicio de una actividad, conservados por sus creadores o sucesores para su

propias necesidades o transmitidos a instituciones de archivo”13

Los archivos cumplen con cuatro funciones fundamentales para el correcto

funcionamiento y fluidez de la información, primeramente se encargan de mantener

ordenada la serie o conjuntos de documentos, también se encargan de preservar y

cuidar los documentos que son resultados de la gestión institucional. Además, los

archivos permiten ser fuente de investigación, ya que a través de ellos se conserva la

memoria histórica por ende sirven de testimonio. Por último ofrecen el servicio que

permite garantizar el acceso a la información de las personas interesadas en la

investigación.

12 Ley General de Archivos de la República de Colombia. Ley Nª 594.

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