Fondos Acumulados
Enviado por 1019024975 • 9 de Febrero de 2013 • 670 Palabras (3 Páginas) • 1.116 Visitas
Se entiende por Organización Documental al conjunto de procesos técnicos y administrativos orientados a facilitar la consulta y recuperación de la información. Incluye diferentes etapas como son la identificación, la clasificación y depuración, la ordenación y la descripción.
Como la aplicaríamos la organización documental a los fondos acumulados:
La labor de organización de los fondos acumulados requiere por lo menos de tres momentos: el establecimiento del nivel de organización de la documentación y la reconstrucción de la historia institucional, la elaboración de un Plan Archivístico Integral y la ejecución de dicho plan enmarcado en las normas y principios archivísticos.
El establecimiento del nivel de organización se logra mediante la elaboración de un diagnóstico, para lo cual se dispone de un formato que permite la recolección progresiva de datos sobre la administración, estado de conservación y nivel de organización de la documentación. El conocimiento previo de estos aspectos facilita la labor de organización tanto en la etapa de planificación del trabajo como en la etapa de ejecución del mismo.
El formato de diagnóstico que se ha implementado para la organización de los fondos acumulados tiene preguntas afines con aquel que se presenta en la reciente publicación del Archivo General de la Nación: “Pautas para diagnóstico integral de archivos” (JAIMES, GARCÍA, 2003). Esta etapa corresponde a una labor previa al establecimiento del nivel de organización documental.
d- Diagnostico este establece el nivel de organización documental (explique que dice el AGN con respecto a este: El establecimiento del nivel de organización documental está relacionado con la aplicación de los formatos del diagnóstico integral propuesto por el Archivo General de la Nación que “contempla aspectos administrativos, de infraestructura, del entorno físico en el cual está la documentación y de su organización” y cuyas bondades son reconocidas en los diferentes ámbitos de la administración, la planeación, la gestión documental, servicios de archivos y muy especialmente como “herramienta para evaluar las diferentes variables que inciden en la preservación” y en la “formulación de programas de conservación preventiva”.(JAIMES, GARCÍA: 2003: 7).
El diagnóstico integral involucra aspectos generales del archivo de la entidad tales como el nombre del archivo, su ubicación Manual de Organización de Fondos Acumulados geográfica, fecha de creación, ubicación en la estructura organizacional; datos sobre la planta física donde funciona el archivo: áreas de depósito dentro y fuera del edificio, condiciones ambientales, tipos y materiales, el mobiliario; estado de conservación de la documentación: tipos de deterioro; almacenamiento: unidades de conservación (carpetas, A-Z, legajos, tomos libros, paquetes, costales, entre otros); estado o nivel
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